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マイナンバー導入で会社は何をすべき?経営者が知っておきたい注意点

Airレジマガジン編集部

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

平成28年の1月からマイナンバーの取り扱いが開始されましたが、経営者として何をしたらよいかわからないと困っていませんか?経営者がマイナンバーについて知っておきたい点をまとめました。マイナンバーの取り扱いに詳しくなって、経営者としてすべきことの責任を果たしましょう。マイナンバーの取り扱いに詳しくなれば会社のコンプライアンスの能力も高まって、税や社会保険の手続きも正しく行うことができます。

この記事の目次

マイナンバーを導入したら会社がするべきこと

マイナンバーの導入に伴い、経営者がするべきことは大まかにいうと以下の内容になります。

  • 従業員からマイナンバーの収集(アルバイト、社会保険加入者の扶養家族も必要)
  • 税の申告や社会保険の手続きの際の従業員のマイナンバーの記入
  • マイナンバーを取り扱う事務員への教育
  • マイナンバーを重要な個人の情報として扱うべきことを認識する

マイナンバーの扱いについては、総務省のガイドラインで決められています。ガイドラインでは取り扱いの規程の作成、体制の整備、運用状況の確認、方針の策定などの詳細が定められています。それでも中小事業者(従業員数が100名以下)の場合は扱う情報量が少ないことから、特例があります。要約すると以下の通りになります。

  • 個人情報の取り扱いの方法や責任者、連絡体制を明確に決めておく
  • 個人情報の取り扱いの記録を残す
  • 責任者は取り扱いの状況について定期的に点検や見直しを行う

マイナンバーを従業員から適切に収集する方法

マイナンバーを適切に従業員から収集する際にまず大切なのは、利用目的を明確にすることです。利用目的をきちんと伝えた上で、マイナンバーの提出を指示するようにしましょう。マイナンバーが確認できる書類は以下の通りです。

  • マイナンバーの個人番号カード
  • マイナンバーの通知カード+本人確認書類(免許証やパスポートなど)
  • 個人番号記載の住民票+本人確認書類

詳細については以下のリンクを参考にしてください。

総務省 マイナンバー制度

従業員に提出を拒否された場合には、税や社会保険の手続きの際にマイナンバーを記入することが法律で決められていることを伝えましょう。

マイナンバー取り扱いの注意点

マイナンバーは大切な個人情報です。取り扱い方には注意する必要があるので以下の内容を守ってください。

  • 個人情報を取り扱う機器を特定し、事務担当者を限定する
  • ウイルスソフトを更新したり、社内のセキュリティシステムを強化したりする
  • 退職者などの不要になったマイナンバーは必ず破棄して、その旨を責任者が確認する
  • 利用目的以外のマイナンバーの利用は禁止

マイナンバーの取り扱いについては罰則が設けられています。マイナンバーが記載された個人情報のファイルを他者に提供したり、第三者の不正な利益のためにマイナンバーの情報を提供したりすると罰則が適用されます。罰則は4年以下の懲役または200万円以下の罰金と定められています。

まとめ

平成28年の1月よりマイナンバーの使用が国で開始されました。経営者が知っておくべき大切な点は以下の通りです。

  • 経営者として従業員よりマイナンバーを収集する必要がある
  • 税や社会保険の届け出の際に従業員のマイナンバーを書くように決められている
  • マイナンバーは大切な個人情報なので取り扱いに注意する

マイナンバーの取り扱い方法について詳しく知れば、税や社会保険の手続きも正しく行うことができます。経営者としてマイナンバーに関する正しい知識を持つことを心掛けましょう。

※この記事は公開時点の情報を元に作成しています。

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この記事を書いた人

Airレジマガジン編集部

「0円でカンタンに使えるPOSレジアプリ『Airレジ』」のメディア「Airレジ マガジン」の編集部。お店を経営している方向けに、業務課題の解決のヒントとなるような記事を制作しています。

中野 裕哲(なかの ひろあき)氏

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

起業コンサルタント(R)、税理士、特定社労士、行政書士、CFP(R)。起業コンサルV-Spiritsグループ/税理士法人V-Spirits代表。年間約200件の起業相談を無料で受託し、起業家をまるごと支援。起業支援サイト 「DREAM GATE」で6年連続相談数日本一。「一日も早く 起業したい人が『やっておくべきこと・知っておくべきこと』」など、起業・経営関連の著書・監修書多数。http://v-spirits.com/

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