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マイナンバーで年末調整はどう変わる?導入時の注意点を解説

Airレジマガジン編集部

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

経営者の方の中には、マイナンバーについて概要程度しか押さえていないという方も多いことでしょう。制度が始まったことで、平成28年度分の年末調整からは経理処理の中でマイナンバーの扱いについても押さえておかなければいけなくなります。この新しい制度に関する注意点をいくつか押さえておき、円滑に経理処理を進めていけるようにしましょう。

この記事の目次

今さら聞けないマイナンバーの基礎知識

マイナンバー制度運用の開始時期や日どりについてですが、制度自体は平成28年1月からすでに始まっています。平成27年10月から個人番号に関しては通知が行われており、平成28年度分の税金関係に関する申告や経理業務は、制度を利用して行われることが決定しています。

マイナンバーは、主に社会保障関連の業務、税金に関する業務、そして災害補償に関する業務において利用されます。ここまでほとんど対策を取っていなかったという経営者の方は、まずは従業員個人が保有している番号を収集したうえで、個人番号の管理体制を確立することが急務だと言えるでしょう。年末調整業務が始まる前に、これらは済ませてしまう必要があります。

制度導入で経営者がすべきこと、制度のメリットなどについてはこちらをご覧ください。

マイナンバー導入で会社は何をすべき?経営者が知っておきたい注意点

経営者必見! 3分で理解できるマイナンバー制度のメリット・デメリット

マイナンバーと年末調整

マイナンバー導入後の年末調整業務においては、まず個人の番号を記入しなければいけない以下の書類に、必ず番号を記しておく必要があります。

  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

扶養控除に関する書類は、給与所得者以外に扶養対象の親族の個人番号ももれなく記入する必要がありますので、忘れず行いましょう。なお、住宅ローンの控除に必要な住宅借入金等特別控除申告書など、個人番号記入の必要がなくこれまでと扱いが変わらない書類もあります。

年末調整の経理処理を行う場合には、経営者は従業員の個人の番号を収集しておきます。その際には、番号を確認するだけでなく、必ず身元の確認も行いましょう。番号確認と同時に、運転免許証などのコピーを取り、「番号確認+身元確認」を行うことが管理の基本です。なお、従業員の扶養親族の個人番号確認は、扶養している従業員が実際に家族などから聞いて取得します。

加えて、個人番号取得時には、番号の利用目的について従業員に対して説明を行うことも必要です。年末調整で利用するならばその旨の説明を行っておくことも、取得の際には行わなければなりません。

マイナンバー導入時の事業者の注意点

実務上においては個人番号を正しい手段で取得し、書類にもれなく記載することで問題なく経理処理を進めていくことができますが、個人の番号を取得した時に、経営者にはその取扱いに関して以下のように注意しておかなければいけないことがあります。

  • 担当者を決定する
  • 情報漏えい対策を行う
  • 提供を求めてよい場合、悪い場合を見極める

それぞれの番号は重要な個人情報ですから、経営者であっても扱いに関して注意する必要があります。なるべくならば、店舗内でマイナンバーに関する情報を扱う担当者を決定し、その担当者が個人の番号を管理する体制を作っておくべきでしょう。もちろん、セキュリティ対策などの情報漏えいに関する対策も抜かりなく行います。

個人番号管理を含めた中小企業向けの安全管理については、こちらの記事を参照してみましょう。

マイナンバーの管理はガイドラインに沿った準備が必要です!

また、個人番号は基本的に目的のため以外に使うことが禁止されています。前述したように、現状個人番号は社会保障、税金、災害補償以外で使われることはほとんどありませんから、それ以外の目的でみだりに提供を求めてはいけません。また、提供を求める際にはその利用方法を必ず説明することも肝心です。目的以外のことに関して個人の番号を使うことはできません。

まとめ

経営者がマイナンバーを利用した年末調整に関して押さえるべきポイントは、以下の3点だと言えます。

  • マイナンバーは、現状では社会保障、税金、災害補償以外の業務ではほとんど使われない
  • 年末調整時には、個人番号を記入しなければいけない書類がある
  • 個人番号の取り扱いをする際には、情報漏えいに関する対策を行い、番号提供を求めてよい場合、悪い場合を見極める

マイナンバーは始まったばかりの制度であり、多くの経営者がその取扱いと実務に関して頭を悩ませています。まずは制度に関する基本的な事項を押さえておくことが、円滑に実務を進めていくための第一歩となるでしょう。

※この記事は公開時点の情報を元に作成しています。

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この記事を書いた人

Airレジマガジン編集部

「0円でカンタンに使えるPOSレジアプリ『Airレジ』」のメディア「Airレジ マガジン」の編集部。お店を経営している方向けに、業務課題の解決のヒントとなるような記事を制作しています。

中野 裕哲(なかの ひろあき)氏

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

起業コンサルタント(R)、税理士、特定社労士、行政書士、CFP(R)。起業コンサルV-Spiritsグループ/税理士法人V-Spirits代表。年間約200件の起業相談を無料で受託し、起業家をまるごと支援。起業支援サイト 「DREAM GATE」で6年連続相談数日本一。「一日も早く 起業したい人が『やっておくべきこと・知っておくべきこと』」など、起業・経営関連の著書・監修書多数。http://v-spirits.com/

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