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従業員との連絡網は必須!名簿管理とその運用ノウハウを知ってリスク回避しよう

Airレジマガジン編集部

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

従業員の管理のベースは情報管理から!あなたのお店の名簿はどのようになっていますか? ・なぜ名簿を管理する必要があるの? ・従業員の名簿として管理すべき項目は? ・連絡共有手段をどうもっていればいいの?SNSで大丈夫? 日頃の業務を円滑に行い、従業員としっかりとした意思疎通を図るためのノウハウを紹介します。

この記事の目次

従業員の名簿を整備しておく必要がある理由は?

従業員の方の名簿、と聞いてもおそらくそこまで深く考えている方は少ないでしょう。ほとんどが履歴書か、名前と電話番号と住所くらいまでで十分と思っておられると思います。
ただ、それだけでは必ずしも十分と言うことはできません。名簿の管理の肝は、「従業員とのコミュニケーションを活発化」させることと、「お店のいざというときの対応のために役立てる」というところです。
例えば誕生日を管理しておいて、その日の前後に少しでもねぎらいの言葉をかけるだけでも従業員のやる気は上がります。また、従業員の急病で代役が必要となったとき、他のスタッフの状況も把握しておけば誰に急遽出勤を頼むほうが確率が高いか判断できます。また、過去の従業員で代役になってくれないか依頼するときにも役立ちます。

従業員の名簿として管理すべき項目とやり方

名簿の項目として必要になる項目の決め手として、「従業員といかにコミュニケーションをしていくか」を考えておく必要があります。履歴書ベースだけでなく、使っているSNSのアカウントや他にはどんなことをしているかというパーソナルな部分も入れます。「アルバイト先でふざけた写真をアップして炎上」などの事件を防ぐ効果も持ちます。プラスの側面としては、先に述べた通り代役依頼の円滑化や、パーソナルな部分を知ることによりコミュニケーションの量が増えやすくなることで、従業員満足感が高まる効果があります。
方法としてはエクセルファイルで「名前、連絡先(電話、住所)、SNSアカウント、誕生日、出身地、シフト上特殊な要因(〇曜日は他の仕事があるから入れない、など)、技能上・性格上のこと(たまに忘れ物をする)」などを管理することが最低ラインです。

いざという時の連絡、情報共有のやり方

SNSを使った情報共有は、緊急連絡でも有効です。今であれば、LINEなどは携帯電話で直接連絡を取るよりも円滑ですし、多人数に同時に情報発信ができます。また発信した情報の既読の管理ができます。もしスタッフが携帯電話を紛失しても、パソコンが使える環境にあればフェイスブックのメッセージの確認は可能です。
また、LINEメッセージの既読確認だけでなく、必ずスタッフが「了解しました」「確認しました」などの返事をするように促しましょう。なにも反応がないことはスタッフ全体の士気に影響が及びます。一方通行でなく、双方向の会話をしているようにグループ内のコミュニケーションを作ることが大切です。

まとめ

大切なポイントをまとめると、

  • 従業員名簿を「無機的」に使うのではなく、「有機的」に使うという意識を持ちましょう。
  • SNSであっても、双方向対話になるよう心がけましょう。
  • 緊急連絡の手段とルートを確立しておきましょう。

結果としてお店の中に連帯感とやる気が生まれるのです。これは給料だけではなかなか上がらないものです。
最後になりましたが、退職する従業員さんには「名簿のデータは削除しないで、なにかうちでイベントや何かあるときは連絡してもいいかい?」と確認しておきましょう。トラブル誤解を防ぐことにもなります。

※この記事は公開時点の情報を元に作成しています。

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この記事を書いた人

Airレジマガジン編集部

「0円でカンタンに使えるPOSレジアプリ『Airレジ』」のメディア「Airレジ マガジン」の編集部。お店を経営している方向けに、業務課題の解決のヒントとなるような記事を制作しています。

中野 裕哲(なかの ひろあき)氏

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

起業コンサルタント(R)、税理士、特定社労士、行政書士、CFP(R)。起業コンサルV-Spiritsグループ/税理士法人V-Spirits代表。年間約200件の起業相談を無料で受託し、起業家をまるごと支援。起業支援サイト 「DREAM GATE」で6年連続相談数日本一。「一日も早く 起業したい人が『やっておくべきこと・知っておくべきこと』」など、起業・経営関連の著書・監修書多数。http://v-spirits.com/

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