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マイナンバーの管理・収集・必要書類…事業主の確認事項まとめ

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

マイナンバーの管理・収集・必要書類…事業主の確認事項まとめ

2016年1月に利用が始まった個人番号、いわゆるマイナンバー制度。導入から随分時間が経過し、事業主にとっても、従業員などのマイナンバーが必要な場面が増えてきたのではないでしょうか。今回は、事業主にとって、マイナンバーを扱う上でのポイントをまとめてみました。

この記事の目次

マイナンバーの管理について

マイナンバーの管理について

マイナンバーは重要な個人情報です。マイナンバーを管理する事業主にも、それなりの管理体制が必要です。従業員100名を超えるような大きな企業では、マイナンバーの取扱規程を整備したり、保管にあたっても厳重な管理が求められていたりします。

しかし、従業員100名未満の小規模な事業者においては、そこまで厳重な管理方法は求められておらず、ある程度要件が緩和されています。例えば、マイナンバーの記載された書類については、鍵付きのキャビネットなどに保管するといったことや、PDFなどの電子ファイルで保管する場合にはパスワードをかけた上で保管するといったことです。

従業員のマイナンバーは社会保険や税金、災害時の情報管理のためにのみ利用できるということが法律に定められています。つまり、例えばマイナンバーを従業員の管理コードとして使用するということはNGです。また、退職者のマイナンバーについても、退職後に必要な届出が終われば、速やかにデータなどを廃棄するということが必要です。

 

マイナンバーの管理について、詳細はこちらをご覧ください。

マイナンバーの収集について

マイナンバーの収集について

事業者が扱う税金や社会保険などの書類を見てみると、さまざまな箇所に従業員のマイナンバーを記載する欄があるのがわかります。

マイナンバーを収集するには、その使用目的(例えば、「健康保険・厚生年金保険の加入手続きのため。」など)を収集の対象となる人に対して通知しなければなりません。マイナンバーの提供については従業員の義務であるため、同意まで得る必要はありません。

マイナンバーを収集する対象となるのは、下記にあたる人です。

従業員(アルバイトなどを含む)

社会保険や雇用保険の加入手続きや、税務署に提出する源泉徴収票や、市区町村への給与支払報告書に記入するために使用します。

扶養親族

社会保険の扶養に入れる手続きや、税務署に提出する源泉徴収票に記入するために収集します。扶養に入らない家族については集める必要がないので、収集してはいけません。

支払調書の発行対象者

税務署に支払調書を提出しなければならない人については、外部の人であってもマイナンバーを収集しなければなりません。弁護士や税理士などの士業への支払いや、事務所や社宅の大家さんなど、毎年1月に支払調書を発行する相手のマイナンバーも必要です。支払調書を税務署に提出する必要がない人については、収集の必要はありません。

 

マイナンバーの収集について、詳細はこちらをご覧ください。

マイナンバーの記載書類について

マイナンバーの記載書類について

国税庁ホームページ「[手続名]給与所得者の扶養控除等の(異動)申告」の「令和2年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」より一部抜粋、追記。

マイナンバーを収集するのは、書類に記入するためです。それ以外の目的での収集はもちろん認められません。そのため、まずはマイナンバーを記入すべき書類を知っておくことが必要です。マイナンバーを記入すべき主な書類は下記の通りです。

  • 健康保険・厚生年金保険の各種届け出書類
  • 雇用保険の各種届け出書類
  • 扶養控除申告書などの年末調整書類
  • 源泉徴収票や支払調書などの税務署提出書類
  • 自治体に提出する給与支払報告書

各種書類には、マイナンバー記載欄があります。間違いないようにマイナンバーを記載して届出を行いましょう。

 

マイナンバーの記載書類について、詳細はこちらをご覧ください。

まとめ

  • 従業員100名未満の事業者については、マイナンバーの管理について、要件が緩和されている
  • マイナンバーの収集の際には、何のために収集するのかということを対象となる個人に通知する必要がある
  • マイナンバーを収集するためには、まずどのような書類にマイナンバーを記載する必要があるのかということを把握しておく必要がある

マイナンバーは重要な個人情報です。事業者は収集の義務とともに適切に管理する必要があります。どのような書類にマイナンバーが記載されているのかということをしっかりと把握して、適切に管理を行いましょう。

※この記事は公開時点の情報を元に作成しています。

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この記事を書いた人

中野 裕哲(なかの ひろあき)氏

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

起業コンサルタント(R)、税理士、特定社労士、行政書士、CFP(R)。起業コンサルV-Spiritsグループ/税理士法人V-Spirits代表。年間約200件の起業相談を無料で受託し、起業家をまるごと支援。起業支援サイト 「DREAM GATE」で6年連続相談数日本一。「一日も早く 起業したい人が『やっておくべきこと・知っておくべきこと』」など、起業・経営関連の著書・監修書多数。http://v-spirits.com/

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