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【マイナンバー】企業が対応すべきこととは?知っておきたいポイントまとめ

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

【マイナンバー】企業が対応すべきこととは?知っておきたいポイントまとめ

マイナンバー制度が導入されてから随分と経ちました。個人の大切な情報であり、扱いに注意が必要なマイナンバー(個人番号)について、会社が対応すべきポイントを今一度チェックして、今の自社の対応が問題ないかどうかを再確認してみましょう。

この記事の目次

会社が対応するポイント 管理編

会社が対応するポイント 管理編

マイナンバーを扱う上で最も重要なポイントは、会社がどのように管理するかということです。マイナンバーは法律上厳重に管理することが求められていますが、実務上は、次のような点に注意して管理を行いましょう。

まず、従業員のマイナンバーは社会保険や税金、災害時の情報管理のためにのみ利用できるということが法律に定められています。つまり、例えばマイナンバーを従業員の管理コードとして使用するということはNGです。また、退職者のマイナンバーについても、退職後に必要な届出が終われば、速やかにデータなどを廃棄するということが必要です。

そして、マイナンバーの具体的な管理方法も重要です。マイナンバーの管理にあたっては下記の点を守って管理するようにしましょう。

  • 個人番号の取扱責任者を定めて、その者に管理させる
  • 個人情報へアクセスできる権限を設定する
  • 個人情報を取り扱う書類やディスプレイ等を簡単にのぞき込めないように配慮する

とにかく、マイナンバーは、災害時を除けば、社会保険や税金の手続きのためにのみ使用するということをしっかりと認識しておくことが重要です。

会社が対応するポイント 収集編

会社が対応するポイント 収集編

マイナンバーは従業員のみではなく、幅広い対象者から集める必要があります。主な収集対象者としては、下記の通りです。

  • 役員や従業員
    従業員は正社員だけでなく、アルバイトやパートタイマーも含みます。特に副業の方で、月に数回しか働いていない方について注意が必要です。
  • 扶養親族
    扶養対象となっている配偶者や、子などの親族のマイナンバーも収集が必要です。年末調整や退職時に交付する源泉徴収票に記載する必要があるためです。夫婦共働きのケースなど、お互い扶養関係にない配偶者については、収集不要です。
  • 支払調書の税務署への提出対象者
    弁護士や税理士などの士業への支払いや、事務所や社宅の大家さんなど、毎年1月に税務署に支払調書を提出する相手のマイナンバーも必要です。税務署に提出する支払調書にもマイナンバーの記載が必要となるためです。(税務署への支払調書の提出対象でない個人については、マイナンバーを集める必要はありません。)

会社が対応するポイント 書類編

会社が対応するポイント 書類編

会社が各種手続きを行う上で、マイナンバーを記載すべき主な書類は下記の通りです。

1) 税務署に提出する源泉徴収票

毎年1月末までに、会社は税務署に対して法定調書合計表という書類を提出しなければなりません。この法定調書合計表には、給与額が一定以上の従業員の源泉徴収票を添付する必要があります。

この税務署に提出する源泉徴収票には、本人はもちろんのこと、配偶者控除の対象となっている配偶者や、扶養控除の対象となっている被扶養者のマイナンバーも記載しなければなりません。

注意すべきポイントは、本人に渡す源泉徴収票にはマイナンバーを記載してはいけないということです。源泉徴収票は、所得の証明として、さまざまな民間企業に提出する場面があります。そのため、マイナンバーの漏洩を防ぐために、本人に渡す源泉徴収票にはマイナンバーを記載しないのです。

2) 健康保険・厚生年金保険の各種届出書

従業員の入退社の際の、健康保険・厚生年金保険の各種届出書や、配偶者やその他の家族を健康保険の扶養に入れる届出書には、マイナンバーを記載しなければなりません。今のところ、一部基礎年金番号の記載も認められていますが、いずれはマイナンバーに一本化される可能性もあります。

3) 雇用保険の各種届出書

従業員の入退社の際の、雇用保険関係の届出書にもマイナンバーの記載が必要です。離職票の発行にあたっても、マイナンバーの記載が必要となります。雇用保険には、別途「雇用保険被保険者番号」という番号もありますが、この番号だけでなく、マイナンバーの記載も必須となっています。

まとめ

  • マイナンバーは、社会保険や税金の手続きのためにのみ使用するということをしっかりと認識する
  • マイナンバーは、従業員だけでなく、その扶養に入る被扶養者からも収集する必要がある
  • マイナンバーは、税務署に提出する源泉徴収票や、社会保険・雇用保険の各種届出書に記載が必要である

マイナンバー制度について民間企業が対応しなければならないポイントをしっかりと把握できれば、マイナンバーに関する事務をスムーズに行うことができます。

※この記事は公開時点、または更新時点の情報を元に作成しています。

この記事を書いた人

中野 裕哲(なかの ひろあき)氏

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

起業コンサルタント(R)、税理士、特定社労士、行政書士、CFP(R)。起業コンサルV-Spiritsグループ/税理士法人V-Spirits代表。年間約200件の起業相談を無料で受託し、起業家をまるごと支援。起業支援サイト 「DREAM GATE」で6年連続相談数日本一。「一日も早く 起業したい人が『やっておくべきこと・知っておくべきこと』」など、起業・経営関連の著書・監修書多数。http://v-spirits.com/

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