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マイナンバーの管理は【ガイドライン】に沿った準備が必要です!

Airレジマガジン編集部

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

マイナンバー制度が始まり、従業員のマイナンバーの取得や利用を始めている事業者も多いのではないでしょうか?マイナンバーは政府の定めた「ガイドライン」に従って厳重に管理することが義務付けられています。しかし事業者向けガイドラインは57ページにもわたる書類で、読んで理解するのは大変です。ここでは忙しい皆さんのために、ガイドラインの要点を絞って紹介します。この記事を読んで、マイナンバー対策を進めていきましょう。

この記事の目次

マイナンバーガイドラインとは

マイナンバーガイドラインとは、正式には「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」といいます。マイナンバーがあらゆる用途に自由に使われるようになってしまうと、個人情報が特定されたり悪用されたりする恐れがあります。マイナンバーひとつで個人が特定できるため、これを「特定個人情報」といいます。このガイドラインは、そんなマイナンバーが含まれた個人情報を守るために政府の機関が作ったものです。これには大きく4つのルールが書かれています。

マイナンバー4箇条

  • 利用・取得・提供のルール
  • 保管・廃棄のルール
  • 委託のルール
  • 安全管理措置のルール

これらのルールを守らないと、情報漏えいなどのトラブルがあったときに責任を問われる可能性があります。

参考:ガイドライン資料集(http://www.ppc.go.jp/legal/policy/document/

マイナンバーの取得から利用、廃棄までのルール

マイナンバーの取得のルール

マイナンバーは、社会保障や税に関する手続の書類に記載が必要なときに限って、提供を求めることができるとされています。これは人を雇ったときや、源泉徴収票を作るときなどが該当します。必要がないときにはマイナンバーの提供を求めてはいけません。

マイナンバーを利用・提供のルール

マイナンバー法で決められたとき以外にマイナンバーを使ってはいけません。社会保障や税の手続きで税務署や保険組合に提出することなどが定められています。これ以外の場合、例えば社員番号の代わりにマイナンバーで管理するというのはNGです。

マイナンバーの保管・廃棄のルール

マイナンバーは必要なときだけ保管し、必要がなくなったら廃棄しなければいけません。例えば従業員を雇っている間は保管しますが、従業員が離職して社会保険や税金関係の手続が終わったら必ず廃棄しなければなりません。

大企業と中小企業・個人事業主で違う「安全管理措置のルール」

ガイドラインにはマイナンバーの情報を守る厳しいルールが定められていますが、その内容を中小企業や個人事業主が行うのは大変です。そこで特別に、従業員の数が100人以下の中小事業者の場合は規定や組織体制は作らなくてもよく、管理の方法も簡素なものでよいということが定められています。

マイナンバーの情報を守るルールを「安全管理措置」といい、以下の6つのルールがあります。

①基本方針の策定・②取扱規程の策定

文書で個人情報保護の方針と規定を決める

③組織的安全管理措置

担当者を決めて組織体制を作る

④人的安全管理措置

従業員に研修などの教育をする

⑤物理的安全管理措置

マイナンバーを保管する部屋には入室制限などの厳重な管理をする

⑥技術的安全管理措置

マイナンバーの情報が入ったシステムには厳重にセキュリティをかける

このようにとても実施するのが大変な内容ですが、従業員数が100人超の大企業はすべての内容を実施しなくてはなりません。一方で、中小事業者の場合は、そこまで厳重にしなくとも次のような対策をすればよいということが政府から示されています。

中小事業者が行う具体的なとは「安全管理措置」とは

マイナンバーの情報が漏れないように中小企業や個人事業主が行うべき「安全管理措置」として、政府の資料には以下のような具体的方法があると書かれています。

  • マイナンバーの取扱いを業務メモやマニュアルで明確にする
  • 担当者が変わった場合はしっかり引き継ぎをする
  • マイナンバーを取得した日、利用した日、廃棄した日を業務日誌などに記録しておく
  • 事務員などのマイナンバーを取り扱う担当者がいる場合は、経営者との間で報告・連絡・相談をきちんと行う
  • 書類や画面がのぞき見されないように壁や間仕切りで見えないように座席を工夫する
  • 棚や引き出しなど、書類を保管する場所にはかならずカギをかける
  • パソコンには必ずパスワードをかけて、最新の状態に更新したりウイルス対策ソフトを入れる

こうした物理的な対策はもちろん重要ですが、それ以上に人的なミスの方が恐ろしいかもしれません。例えばマイナンバーが書かれた書類を置き忘れたり、パソコンをつけっぱなしにして外出してしまったりという不注意は、どんなに対策をしてもありえますので、十分注意しましょう。

まとめ

以上、マイナンバーのガイドラインについて説明してきました。ポイントは以下の点です。

  • マイナンバーは決められたとき以外に取得してはいけない
  • マイナンバーは決められたとき以外に利用・提供してはいけない
  • マイナンバーは必要がなくなったら廃棄しなければいけない
  • 安全管理措置の義務は従業員が100人以上の大企業と、100人未満の中小事業者で異なる
  • マイナンバー情報が漏れないように、座席配置、カギやパスワードなどの安全管理措置を行う必要がある

57ページもある「ガイドライン」を読むのは難しいですが、ガイドラインに基づいたマイナンバーの取扱いはすべての事業者の義務となっています。この記事にあるポイントを押さえて、ガイドラインに基づいた対応を進めてみてください。

※この記事は公開時点の情報を元に作成しています。

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この記事を書いた人

Airレジマガジン編集部

「0円でカンタンに使えるPOSレジアプリ『Airレジ』」のメディア「Airレジ マガジン」の編集部。お店を経営している方向けに、業務課題の解決のヒントとなるような記事を制作しています。

中野 裕哲(なかの ひろあき)氏

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

起業コンサルタント(R)、税理士、特定社労士、行政書士、CFP(R)。起業コンサルV-Spiritsグループ/税理士法人V-Spirits代表。年間約200件の起業相談を無料で受託し、起業家をまるごと支援。起業支援サイト 「DREAM GATE」で6年連続相談数日本一。「一日も早く 起業したい人が『やっておくべきこと・知っておくべきこと』」など、起業・経営関連の著書・監修書多数。http://v-spirits.com/

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