ヒューマンエラーを防ぐには、スケジュールの一元管理がキモでした。

ネットの大学®managara様の導入事例-(2)
「Airリザーブ」ならメール等でのやりとりで起きるミスを防ぐことができます。

当社と提携する新潟産業大学の通信制課程として「ネットの大学®managara」を2021年4月に開学することとなり、約1年前から3000本超のオンライン授業の収録を進めることになりました。スタジオは東京と新潟の2ヶ所。カメラや照明等をセットする撮影チームと、授業の講師を手配する当社は別会社となるため、スケジュールをどのように管理していくか頭を悩ませました。当初はひとつのエクセルを双方で上書きしながら調整していくことを想定していましたが、人に頼る管理ではヒューマンエラーが起こることを避けられません。確実に一元管理できる方法はないか。そこで予約システムの活用を思いつきました。実現したかったことは、カレンダーを一本化してスケジュールの進捗状況を色分けで確認していくこと。たとえば講師側が収録希望の日程を埋めていき、撮影チームの手配が済んだら色を変える。同じ画面で進捗を確認することで、連絡のやりとりで起こり得るミスを防ごうと思いました。

私たちが望んでいた利用方法を理解した上で、最適な提案をしていただけました。

ネットの大学®managara様の導入事例-(3)
東京と新潟、2つのスタジオの撮影スケジュールが一元管理できて役立ちました。

東京と新潟の2つの拠点を管理するときに、当初はそれぞれ別アカウントで運用していくことを考えていました。しかし、各アカウントの管理画面を行き来することになり、管理が難しくなることに気がつきました。「Airリザーブ」の担当者へ運用方法について相談をしたところ、1アカウントで複数拠点を管理する方法を提案されました。同じスタッフが東京でも新潟でも収録を行うため、一元管理することは理に適っています。実際、ひとつの画面で両拠点を見比べながらスケジュールを管理できることは非常に便利でした。「Airリザーブ」を有効に活用し、3000本超という膨大な数のスケジュール調整を、1年間ほとんど問題なくやり切ることができました。私たちが望んでいた利用方法を理解した上で、それに適したプランと方法を提案いただいたことに感謝しています。新しいシステムを導入するときには、こうしたサポート体制があることも重要だと思います。

変更履歴もすべて残っているので、進捗状況を確実に把握できました。

ネットの大学®managara様の導入事例-(4)
関係者全員が共有し、常に参照する正しいスケジュールとして機能しました。

「Airリザーブ」を使ううえで工夫したことは、常にここにある情報が正しいと関係者に周知したこと。スケジュールを入力できる管理者を限定したこと。基本的には1カ月前に予定を確定させるようにしたこと。こうした運用ルールをあらかじめ決めたことも成功のポイントです。たとえばメールや電話でのやりとりは、予定の変更時など申し送りのトラブルが起きがちです。でも操作履歴がすべて残っている「Airリザーブ」があることで、食い違いがあるときも、何が正しい情報なのか精査することができる。また社外にいるときや、移動中など、どこにいてもスケジュールを確認できることもとても助かりました。まずは1年間、便利に使うことができました。さらによい活用方法を考えながら、今後も「Airリザーブ」を存分に使っていきたいと思っています。