予約システム導入前・比較検討時に知っておきたい「選び方のポイント」と「注意点」

予約システムで予約の受付・変更・キャンセルを一元管理することで、予約業務にかけていた手間を軽減することができます。

例えば、電話で予約を受け付けている場合、電話の応対で業務を中断しなければならず生産性が下がってしまいます。さらに、電話受付で聞き間違いなどのミスがあると、ダブルブッキングなどのトラブルとなってしまうリスクもあります。

また、予約忘れや無断キャンセル防止のために前日などにお客様に電話やメールでリマインドの連絡をしている場合、必要以上に手間がかかってしまいます。予約システムを導入し予約確認のリマインドを自動化することで、この作業時間を削減することができます。

このように、予約受付から予約のリマインドまで予約システムで自動化することで作業時間を削減でき、スタッフは本来提供すべきサービスに集中して取り組むことができるようになります。

ネット予約であれば営業時間内だけでなく24時間予約を受け付けられるため、予約数・売上の向上が期待できます。

具体的には、スタッフが接客中で電話が取れない、営業時間外などの理由での予約の取りこぼしを防止できます。また、「予約をしたい」と思い立ったその瞬間に、予約の空き状況の確認や予約ができるため、お客様の利便性も向上します。

お客様が予約しやすい環境を整えることで、予約数の増加につながるでしょう。

多くの予約システムは予約の受付だけでなく、予約情報の履歴をダウンロードできる機能があります。

この機能を活用して、過去の予約情報をもとに混みあう曜日や時間といった予約の傾向や、過去の予約履歴といった顧客情報を分析することで、店舗運営や集客、来店促進における次の打ち手が見えてきます。

予約システムを導入する前に、導入後のオペレーションを事前に考えておくことはとても重要です。

「誰がいつどのように予約確認するのか」「何分前まで予約を受け付けるか」「店頭や電話で受けた予約はどのタイミングでシステムに登録するか」など予約にまつわるルールを先に決めておきましょう。予約システムの多くは、いつでも予約設定を変更することができるので、結果を見ながら適宜調整していくのがよいでしょう。

また、システムの運用方法や操作方法は、スタッフ用のマニュアルに落とし込み、スタッフが迷わないように準備をしておきましょう。

お客様の利便性があがる反面、予約の変更・キャンセルが手軽にできることは店舗にとっては懸念のひとつです。

お客様側でのキャンセル受付のタイミングを早めに設定する、予約のリマインドメールの文面で工夫する、などキャンセルに備えた対策を考えておきましょう。