自動予約受付で業務を効率化。お客様の待ち時間とスタッフの手間を軽減する方法

予約の受付・変更・キャンセルをお客様が直接行うため、スタッフが予約受付の調整を行う負荷を軽減できます。また、24時間予約ができるため、予約を最大限受け付けられるというメリットもあります。

電話や店頭で受け付けた予約をスタッフが登録する運用フローを決めておけば、予約情報をシステム上で一元管理できます。既に予約が入っている時間帯には予約ができないため、「予約のバッティング」といった人が管理する場合に起こりやすいミスの防止にも役立ちます。

何日の何時にどのお客様の予約が入っているかシステム上で見やすく管理できるため、店舗内での予約状況の共有がカンタンにできます。Googleカレンダーなどと連携して共有できる予約管理システムであれば、外出先からリアルタイムで予約状況を確認でき、臨時休業などの業務上のスケジュールと合わせて管理できます。

予約日の前日や2日前などに、自動でリマインドメールを送る機能が搭載されている予約管理システムもあります。直前にメールを送ることで、お客様の予約忘れや無断キャンセルの防止に役立ちます。メールの文面をカスタマイズできる予約管理システムであれば、来店日の持ち物や連絡事項をお知らせすることもできます。

お客様の予約情報を溜めていくことができるため、予約一覧の作成や予約情報の集計・分析がしやすくなります。予約時にサービスの提供に必要な項目や知りたいお客様情報を設定しておけば、詳細な分析も可能です。例えば、「何曜日の何時に予約が多いか」「どのような目的で通っているのか」「単価が高いのはどのような属性のお客様か」といった予約傾向を分析し、今後の経営戦略や店舗運営に活用できます。

受付・順番待ちシステムとは、店頭に待ち時間・待ち人数を表示したシステムにお客様に来店人数などの必要項目を入力してもらい、発券される番号券の順に入店を案内する仕組みです。

お客様ご自身で来店受付をしてもらうため、スタッフが対応する必要はありません。受付や待ち状況の案内のためにスタッフの手が止まることがなく、入店後のお客様へのサービスに注力できます。

紙台帳の場合、来店人数の文字が読みづらかったり、待ち組数を都度数えたりと、店舗側での待ち状況の管理にも手間がかかります。システム化することでミスが起こりにくくなり、効率化できるでしょう。

順番が近くなったら自動音声の電話やメールなどでお客様を呼び出すことができるため、スタッフの呼び出し忘れの防止になります。お客様にとっても店頭から離れて自由に待ち時間を過ごせるメリットがあり、顧客満足度の向上が期待できます。

店舗のWebサイトに受付状況を表示して、オンライン上でお客様に来店受付をしてもらえるシステムもあります。予約に近しいイメージですが、時間の確約が難しい場合や、店頭受付との兼ね合いで受付方法を一元化したい場合に便利な機能です。オンライン上で受付をしたうえで、入店できる時間に合わせてお店に向かうことができるため、来店促進の効果も期待できます。

一般的な受付・順番待ちシステムであれば受付データの集計結果を確認できるものが多いでしょう。お店が混雑する時間や曜日の傾向を見てスタッフのシフトを組むなど、店舗運営の効率化に役立てることができます。