店舗の予約システムとは？導入メリットや費用、選び方を紹介

予約システム（予約管理システム）とは？基本を解説

予約システムとは、Web上で予約受付から管理までを一元的に行うシステムです。
これにより、お客さまは24時間いつでも予約をすることができ、店舗は業務を効率化できます。

従来の予約は、電話やメール、店頭などで予約受付をし、紙の台帳で管理するのが一般的でした。しかしこの方法では、空き状況の確認や変更対応に時間がかかるほか、ダブルブッキングや予約漏れ、無断キャンセルなどのトラブルが起こりやすいという課題がありました。これらの課題を解決するのが予約システムです。

近年、予約システムの導入が進んでいる背景には、店舗の業務効率化に加え顧客利便性の向上というニーズがあります。
例えば美容室や飲食店、クリニックなどでは、人手不足が深刻な問題となるなか、電話対応や予約管理に人員を割くことが難しくなっています。また、お客さまにとっても「いつでも・どこでも」ネット予約することが当たり前となり、24時間対応できるオンライン予約は、今や店舗経営にとって欠かせない存在になっています。

なお、お客さまが予約システムを利用する際の基本的な流れは、下記のとおりです。

1. STEP1

   

   店舗ホームページにアクセス

2. STEP2

   

   日時を選択

3. STEP3

   

   必要情報を入力

4. STEP4

   

   オンライン決済を行う※対応システムの場合

5. STEP5

   

   予約を確定

6. STEP6

   

   自動通知が届く

これにより、お客さまはスムーズに予約でき、店舗側も予約管理の負担を大幅に削減できます。

予約システム（予約管理システム）の種類

予約システムにはいくつか種類があり、大きく「総合型（汎用型）」「業界業種特化型」「LINE連携型」の3種類に分類されます。それぞれの特徴をみていきましょう。

総合型（汎用型）

総合型の予約システムは、美容室、飲食店、クリニックなど多様な業種に対応できる汎用性の高さが特徴です。
予約に必要な機能が網羅されており、幅広いビジネスモデルに対応できます。次で紹介する特化型に比べると個別業種向けの細かい機能は少ないものの、その分料金プランは導入しやすい価格帯のものが多い点も特徴です。

業界業種特化型

業界業種特化型の予約システムは、それぞれの業界に特有の機能が充実している点が特徴です。
例えば、美容室なら「スタッフ指名」「メニュー別施術時間」「同時施術対応」など、宿泊施設向けでは「部屋タイプ別の在庫管理」「連泊設定」など、現場で必要な機能があらかじめ備わっています。
業種ごとに必要な設定や項目がテンプレート化されているので、設定に時間がかからない点もメリットです。

LINE連携型

LINE連携型予約システムは、お客さまが日常的に利用するLINEを通して予約から来店までを完結できる点が最大の魅力です。
予約受付からリマインド通知、予約変更・キャンセルまでをLINE上でスムーズに行えます。通知の開封率が高いため、無断キャンセルや予約忘れを防ぎやすく、顧客離れの防止にも効果的です。
また、高い開封率を活かしたメッセージ配信機能と組み合わせることで、効果的な集客やリピーター育成にもつながります。

予約システムのおもな機能

予約システムは、予約の受付だけでなく、店舗運営を効率化し、顧客体験を向上させるための様々な機能が備わっています。おもな機能は下記のとおりです。

＜予約システムのおもな機能一覧＞

機能	おもな内容
予約受付	24時間いつでもWeb上での予約受付を可能にする機能
通知・リマインド・メール配信	予約確定や前日通知などを自動で送信する機能
顧客管理	来店履歴や顧客情報を管理する機能
オンライン決済	クレジットカードなどでの事前決済に対応する機能
スケジュール管理 （カレンダー連携）	スタッフや店舗の空き状況をリアルタイムで共有する機能
外部サービス連携	Googleカレンダーなどの外部サービスと連携する機能
事前ヒアリング	予約時にフォームを設定することで、事前にお客さま情報や要望を把握する機能
キャンセル料の徴収	予約時にクレジットカード情報を入力してもらうことで直前・無断キャンセルをされてもキャンセル料を徴収できる機能
予約情報のCSVダウンロード	予約情報をCSVで出力でき、予約一覧の作成や予約情報の集計ができる機能

それぞれ詳しくみていきましょう。

予約受付

お客さまがWebサイトやアプリから24時間いつでも予約できる機能です。空き状況の確認から希望日時・メニューの選択、情報入力までをシステム上で行えるので、店舗スタッフの手間を削減しながら、機会損失を防ぐことができます。

通知・リマインド・メール配信

予約確定時や前日などに、お客さまへ自動で通知メールやSMSを送信する機能です。これにより、予約忘れや、無断キャンセルの防止に役立ちます。登録された顧客情報をもとに、お得情報などの一斉メール配信も可能です。

顧客管理

予約履歴、来店回数、顧客情報などを管理する機能です。これにより、個々のお客さまに合わせたパーソナライズされたサービス提供や、リピーター育成のためのアプローチが可能になります。

オンライン決済

予約時にクレジットカードなどで事前決済ができる機能です。これにより、レジ業務の効率化や未払いのリスク軽減が図れます。

スケジュール管理（カレンダー連携）

スタッフごとの予約状況や店舗の空き時間を管理し、お客さまがリアルタイムで確認できるようにします。カレンダーアプリなどとの連携により、お客さま自身のスケジュールと連動させることも可能で、予約忘れの防止にも役立ちます。

外部サービス連携

前述したカレンダーアプリ（Googleカレンダーなど）との連携をはじめ、各種SNS、POSシステムなど、ほかの外部サービスと連携させる機能です。これにより、予約情報が自動でカレンダーに反映されたり、SNSからスムーズな予約動線が確保されたり、顧客情報や売上データの一元管理が可能になったりと、さらなる業務効率化と顧客体験の向上を実現します。

事前ヒアリング

予約時に、お客さまに対して要望、来店目的などの質問を設定し、事前に回答してもらう機能です。これにより、来店前にお客さまのニーズや状況を把握でき、当日のスムーズな対応や、よりパーソナルなサービス提供が可能になります。顧客満足度の向上や、ミスマッチの防止にもつながります。

キャンセル料の徴収

無断キャンセルや直前キャンセルによる店舗の損失を防ぐための機能です。予約システム上でキャンセルポリシーを設定し、オンライン決済と連携することで、規定にもとづいたキャンセル料を自動で徴収できます。

予約情報のCSVダウンロード

システムに蓄積された予約情報をCSV形式などのデータファイルでダウンロードできる機能です。ダウンロードしたデータは、Excelなどで自由に加工・分析できるため、顧客リストの作成、マーケティング施策の立案、売上予測などに活用できます。データにもとづいた経営判断や戦略策定にも役立ちます。

なお『Airリザーブ』なら、ここでご紹介したような店舗運営に必要な機能の多くを幅広くカバーしています。予約受付や顧客管理はもちろん、通知やデータ分析までiPad一つでまとめて管理できるので、毎日の業務をぐっと効率化できます。

予約システムのメリット

予約システムを導入することは、店舗とお客さま、両者にとって多くの恩恵をもたらします。具体的にどのようなメリットがあるのかをみていきましょう。

店舗側のメリット

店舗側のメリットは、おもに下記の4点です。

業務効率化

予約システムを導入することで、予約の抜け漏れやダブルブッキングを防ぐことができます。
また、電話対応の負担が減るため、スタッフが接客や施術などの本来の業務に集中できる環境を整えられます。

さらに、予約時に事前質問フォームを設定しておくことで、来店前にお客さまの希望や目的を把握でき、当日のヒアリングや説明の手間が軽減します。予約に関するトラブルを防ぎながらサービス品質を高めることで、顧客満足度の向上にもつながります。

売上向上・機会損失の防止

予約システムは24時間365日、インターネットを通じて予約を受け付けることができます。そのため、営業時間外や電話対応が難しい時間帯でもお客さまが自由に予約でき、予約の取りこぼしを防いで売上向上につなげられます。
また、予約状況がリアルタイムで可視化されるため、空き時間を有効活用し、機会損失を最小限に抑えることができます。

無断キャンセルの抑止

予約システムに搭載されている自動リマインダー機能により、予約日の前日などにお客さまへ確認の通知を自動送信できます。これにより、お客さまの予約忘れを防ぎ、無断キャンセルの発生を大幅に減少させることが可能です。
さらに、事前にキャンセルポリシーを提示し、オンライン決済と連携してキャンセル料を徴収できる仕組みを導入すれば、無断キャンセルの抑止効果をさらに高めることができます。

集客の精度を高める

予約システムには、顧客情報が蓄積されています。来店履歴・予約経路・施術内容などをシステム上で一元管理できるようになるので、お客さま一人ひとりにあわせた販促施策を実施できるようになります。これは店舗の販促・リピート対策に非常に効果的です。

お客さま側のメリット

予約システムは店舗にとって便利なだけでなく、お客さまにとっても利便性・安心感・満足度の向上につながるというメリットがあります。

好きなタイミングで予約できる

予約システム最大のメリットは、24時間365日、場所を選ばずに自分の好きなタイミングで予約できる点です。
店舗の営業時間外や移動中、深夜でもスマートフォンやパソコンから手軽に予約を完結できます。電話予約のように営業時間内に連絡する必要がなくなり、忙しい方でも自分の都合に合わせてサービスを利用できるため、お客さまの利便性を大幅に向上させます。

電話をかけるストレスがない

近年はスマートフォンの普及により、メールやLINEなどテキストでのコミュニケーションが主流になっています。そのため、電話でのやり取り自体が苦手だと感じる人も少なくありません。
さらに、電話での予約は、営業時間内に電話をかける必要があるうえ、通話中の待ち時間や混雑時はつながりにくいといったストレスが伴います。
予約システムであれば、これらの電話予約特有の煩わしさがなく、自分のペースで落ち着いて予約手続きを進められます。

リアルタイムで空き状況を確認できる

予約システムでは、店舗のリアルタイムの空き状況をカレンダー形式などで確認できます。お客さまは電話で問い合わせる手間なく、一目で希望日時の空き状況確認が可能です。
さらに、いくつかの候補日時を比較検討しながら最適な時間帯を選ぶことができるため、スムーズかつ効率的に予約を完了できます。

リマインド機能でうっかり忘れを防止できる

予約システムには、予約日時が近づくと自動でリマインドメールやメッセージが届く機能があります。これにより「うっかり予約を忘れてしまった」という事態を防ぎ、安心して当日を迎えることができます。
特に忙しい日々を送るお客さまにとって、このリマインド機能は大変喜ばれるポイントです。

予約システムのデメリット・注意点

予約システムには多くのメリットがありますが、導入前に知っておくべきデメリットや注意点も存在します。

店舗側のデメリット・注意点

導入費用や月額料金が発生したり、システム操作に慣れるまでの時間が必要になったりすることがあります。

コストがかかる

予約システムを導入する際には、初期費用や月額利用料といったコストが発生する場合があります。システムの機能やプランによって料金が異なるため、予算との兼ね合いを事前に確認することが重要です。

操作に慣れる必要がある

システムの設定や操作に慣れるまでには時間がかかることがあります。導入当初はスタッフが操作方法を覚える必要があるため、通常業務に加えて一時的に業務負担が増える可能性もあります。導入時の負担を最小限にするためにも、トライアルや無料プランの有無、手厚いサポート体制が整っているかを事前に確認しておきましょう。

お客さま側のデメリット・注意点

お客さま側にとって、予約システムは利便性が高まるため、大きなデメリットはありません。ただし、導入するシステムやお客さまの状況によっては、下記のような注意点もあります。

デジタル操作が苦手な方は負担になることもある

スマートフォンやパソコンの操作に慣れていないお客さまにとっては、予約システムの利用が難しく感じられることがあります。
入力や操作方法が分かりづらいと、予約を完了できないケースもあるため、電話予約などの代替手段も残しておくと安心です。

情報入力の手間

初めて利用する店舗の場合は、氏名や連絡先などの個人情報を入力する手間がかかります。
ただし、多くの予約システムでは、2回目以降の利用時には情報が自動入力されるなど、入力を簡略化できる仕組みが整っています。

システムが使いにくい場合、離脱の原因に

予約画面のデザインが分かりにくかったり、操作ステップが多かったりすると、お客さまが途中で予約を諦めてしまう可能性があります。
システム導入の際は、お客さまにとっても使いやすいシステムかを意識して選びましょう。

なお、『Airリザーブ』であればシンプルな画面で直感的に操作できるシステムなので、店舗の方もお客さまも初回からスムーズに使用することが可能です。

予約システムとPOSレジ連携のススメ

予約システムとPOSレジを連携させることで、顧客情報や売上管理がさらに便利になり、店舗運営がより円滑になります。

顧客情報の一元化による接客品質の向上

予約システムとPOSレジを連携することで、お客さまの予約履歴、来店頻度、購入履歴、好みなどの情報を一元的に管理できます。これにより、お客さま一人ひとりに合わせた接客や提案が可能となり、顧客満足度の向上につながります。
例えば、過去の利用にもとづいたおすすめ商品の提案や、飲食店であればアレルギー情報の共有などがスムーズに行えます。

会計業務の効率化

来店時の会計処理にPOSレジを活用することで、会計業務を効率化できます。お客さまはスムーズに会計を済ませられ、店舗側もレジ対応や締め作業の時間短縮、会計時の人的ミス削減が期待できます。特に繁忙時においては、顧客の待ち時間を短縮できるほか、店舗全体の運営がスムーズになります。なお、オンライン決済の場合は会計情報がPOSレジに引き継げないサービスもありますので、導入前にどの程度連携できるかは確認しましょう。

予約システム導入にかかる費用

予約システムの導入には、初期費用や月額費用、決済手数料など様々なコストが発生します。それぞれの費用についてみていきましょう。

初期費用

予約システムの導入時に発生する費用です。
事業者によっては無料の場合もありますが、多くの場合はアカウント発行手数料、初期設定費用、導入サポート費用などを含んだ初期費用が発生します。特に機能が多い予約システムや、個別にカスタマイズが可能な場合は高額になる傾向があるため、事前に見積もりを確認しましょう。

月額費用

システムを継続して利用するために毎月発生する費用です。
利用できる機能の範囲、予約件数、登録できる顧客数、アカウント数などによってプランが分かれていることが一般的です。無料プランから大規模店舗向けの有料プランまで幅広く、店舗の規模や必要な機能に合わせて選択することが重要です。

決済手数料

予約システムと連携してオンライン決済を利用する場合に発生する手数料です。
売上金額の数%が決済代行会社に支払われることが一般的で、システム利用料とは別途かかります。キャンセル料の徴収に手数料がかかることもあるため、毎月の利用に関わるコストとして、事前に手数料率を確認しておくことが大切です。

無料プランの有無も確認しよう

多くの予約システムには、機能が限定的であったり、一部の機能のみ利用可能だったりする無料プランが用意されています。
まずは無料プランでシステムの使い勝手や自店舗に必要な機能があるかを確認し、本格導入を検討する際の判断材料にするのがおすすめです。導入後に使わない機能が多かった、という状況を避けるためにも、まずは無料プランで試してから有料プランへ移行することで、失敗のリスクを減らせます。

なお『Airリザーブ』には、月額費用・初期費用がかからない「フリープラン」が用意されています。まずはお試しで導入したい方や、ネット予約・電話予約・来店予約をまとめて管理したい方におすすめです。無料でも基本的な機能がそろっているため、初めて予約システムを導入する店舗でも安心して利用できます。

自店舗に最適な予約システムの選び方

最適な予約システムを選ぶには、業種や規模、必要な機能、使いやすさ、費用、サポート体制など総合して検討する必要があります。

業種・店舗の規模に合っているか

予約システムは、総合型、業界特化型、小規模店舗向けなど多種多様です。
例えば、美容室ならスタッフ指名予約、クリニックなら時間帯予約と問診票連携など、自店の業種特有のニーズに対応できるかを確認しましょう。また、店舗の規模に合わせて、ユーザー数や予約件数の上限なども考慮に入れる必要があります。

必要な機能が過不足なく搭載されているか

予約条件の詳細設定（メニュー別、スタッフ別など）、複数店舗を一元管理できる機能、スマートフォンやタブレットなど様々なデバイスに対応しているか、そして充実した顧客管理機能は特に便利なので、確認するようにしてください。
さらに、これらの機能が自店舗の運用にとって必要十分であるか、または過剰な機能で費用が高くなっていないかを確認しましょう。

スタッフ全員が直感的に使えるか

いくら高機能なシステムでも、スタッフが使いこなせなければ意味がありません。導入前にデモや無料トライアルを活用し、スタッフが直感的に操作できるかを確認しましょう。シンプルで分かりやすいインターフェースのシステムを選ぶことが、スムーズな導入の鍵となります。

費用対効果は見合っているか

初期費用、月額費用、決済手数料など、導入にかかる総費用と、システム導入によって得られるメリット（業務効率化、機会損失削減、売上向上など）を比較検討しましょう。コストだけでなく、どれだけ業務が改善されるか、顧客満足度が向上するかといった効果を具体的に試算し、費用対効果が見合うかを確認することが重要です。

決済方法の種類の豊富さ

現代では、決済方法も多岐に渡ります。お客さまの利便性を高めるためにも、多様な決済方法に対応しているかを確認しましょう。
クレジットカード決済はもちろん、QRコード決済や電子マネーなど、顧客が普段利用している決済手段が豊富に用意されているシステムは、お客さまの利便性の向上につながります。

サポート体制は充実しているか

システム導入後、予期せぬトラブルや不明点が生じることは少なくありません。
電話、メール、チャットなど、どのようなサポート体制が整っているか、また迅速かつ丁寧に対応してくれるかを確認しましょう。特に不慣れなスタッフが多い場合は、手厚いサポートがあるシステムを選ぶと安心です。

予約システムの導入事例

ここでは予約システムの例として、『Airリザーブ』を導入して業務改善に成功した事例をご紹介します。

美容

ホワイティー 小郡サロン

予約管理の業務負担を減らし顧客満足度の向上に成功。『Airリザーブ』のおかげでビジネスが軌道に乗りました

美容

atural hair Ribra

完全予約制・完全貸切の美容室を一人で運営するそんな夢も『Airリザーブ』となら叶えることができました

フィットネス

スペラサン・パーソナルトレーニング

業務負担が減ったにもかかわらず、予約の最大化を効率的にできています

予約システムの導入手順

予約システムの導入手順はサービスによって異なりますが、ここでは『Airリザーブ』のようなWebサービス型のシステムを例に、一般的な5つのステップを紹介します。

STEP1.比較検討・導入相談

まず自店舗の課題を整理し、必要な機能を洗い出し、各社のサービスを比較検討します。候補のサービスが絞れたら、実際に希望の機能が使えるか導入相談してみるのも良いでしょう。

STEP2.周辺機器の用意

導入する予約管理システムに使うiPadやPCなどの機器を用意します。この時、会計や売上管理も効率化できるPOSレジの同時導入もおすすめです。例えば『Airレジ』と『Airリザーブ』のように連携できるシステムなら、予約から会計まで一括管理でき、業務効率が上がります。

STEP3.アカウント作成

周辺機器が用意できたらアカウントを作成します。『Airリザーブ』の場合、メールアドレスを登録して無料のAirIDを作成、または既存IDでログインすればすぐに利用開始できます。

STEP4.初期設定

予約に必要なメニューや料金などを設定します。ネット予約受付ページを公開し、お客さまから予約を受け付ける準備をしましょう。

STEP5.予約受付の開始

予約受付ページのURLは、自店のホームページやSNSのプロフィール欄などにも設置し、予約導線を確保し、受付を開始しましょう。

【無料ではじめる】AirIDひとつで使える予約システム『Airリザーブ』

『Airリザーブ』は毎日の業務がカンタンになる予約システムです。

月額費用0円から利用可能

『Airリザーブ』は、無料で使えるフリープランから、機能が充実した大企業向けの有料プランなど複数のプランがあります。有料プランは予約件数に左右されない定額制を採用しているため、予約数が多い店舗ほど、従量課金制のサービスに比べて月額コストを抑えられる可能性があります。フリープランでも予約管理、顧客管理、予約確認メール配信といった基本的な機能を利用できます。さらに、業界最安水準の手数料で利用できるオンライン決済機能も搭載しているので、まずはお試しでの利用からはじめてみるのも良いでしょう。

• ベーシックプラン以上では設定動画を提供しており、電話、メールでのお問い合わせに対応しています。必要に応じてオンラインサポートもいたします。
• ※1 自由受付タイプのみご利用いただけます。
• ※2 スタンダードプランでは、メールアドレスの抽出はできません。

シンプルで誰でもカンタンに利用できる

『Airリザーブ』はシンプルで直感的に操作できるので、誰でもカンタンに使えます。
困ったことがあれば、メールやお電話によるお問い合わせのほか、初期設定動画やオンラインサポートなど、安心してお使いいただける体制が整っています。

プランによってご利用いただけるサポートが異なります。詳細はお問い合わせください。

『Airレジ』などと連携すれば店舗業務が効率化

サービス利用開始時に発行したAirIDひとつで、レジ・会計・決済・販促・順番待ち管理、さらに経営改善まで複数のサービスを使える「Air ビジネスツールズ」と連携できます。
他サービスと顧客情報を一元管理できることで、顧客情報の集約にかけていた手間と時間を削減できます。『Airリザーブ』とあわせて、これらの「Air ビジネスツールズ」の導入を同時に検討されている方は、お気軽に導入相談窓口までお問い合わせください。

予約システムに関するよくある質問（FAQ）

予約システム導入を検討する際によくある疑問をまとめました。
導入前の不安解消にお役立てください。

まとめ

1. 予約システムを導入することで、予約受付の自動化や顧客情報の一元管理など、店舗運営の効率化が期待できる
2. 予約システムとPOSレジを連携させることで、顧客情報が管理しやすくなり、経営全体の最適化が可能になる
3. 自店舗の規模や目的に合わせて、機能・使いやすさ・費用を比較し、無料プランやトライアルで実際の操作感を確かめることが大切

予約システムの導入は、単なる予約受付の自動化に留まらず、サービス品質向上、売上増加、そして店舗の持続的な成長の実現にもつながります。まずは無料トライアルやデモを試して、自店舗に合った予約システムを見つけましょう。