導入事例

「松濤インターナショナルプリスクール」の導入事例

託児所・ベビーシッター派遣松濤インターナショナルプリスクール

スタッフ数25人

有限会社ライフリトル取締役島田拓氏

当社は昭和63年にベビーシッター派遣会社としてスタートしました。現在はベビーシッター派遣業に加え、インターナショナルスクールと託児所、日本語教室も運営しています。託児所は一時的なお預かりも多く、日によって子どもの数が違うのですが、スタッフ数は1日約7～10名でシフトを組んでいます。ベビーシッター派遣は、外部スタッフと契約しています。今はコロナ禍の影響で15名程度ですが、多い時期で約40名ほどのスタッフが在籍していました。以前のシフト作成は、スタッフから個別で希望シフトを集め、来月の予約状況と照らし合わせて人員配置を決め、エクセルシートにまとめるというプロセスでシフト表を作成していました。スタッフたちの希望シフトは手書きで提出されます。書き方も各人に委ねられていたため、時間指定で書いてくる人から、「午前中」などざっくりとした感覚で書いてくる人などバラバラの状態。それらを統一し一覧表に転記することで、ようやく全体の人員分布を把握できるというのが本当に手間で、時間がかかっていたんです。長きに渡って続いていた独自のシフト作成手法でしたが、その非効率さに限界を感じたのがきっかけで、新たなツールを探し始めました。

サービスへの信頼感とシンプルでわかりやすい機能性が導入の決め手に

Airシフト導入の決め手は、ブランドへの信頼感です。他に検討していたツールは、運営会社がよくわからなかったのですが、Airシフトはリクルートが運営しており、他にも有名な「Airペイ」とか「Airレジ」も提供していることから信頼のおける企業だと思えました。機能的にもシンプルでわかりやすく、特に希望シフトのリマインド機能があったことに惹かれました。なかなか期日内に希望シフトを送ってこない人が多かったので、そこを自動的に催促してくれるだけで私の仕事が一つ減りますから。今までは15日に希望シフトを収集し、月末に決定したシフト表を共有すべきところ、間に合わずに月を跨いでしまうこともあったんです。それが今は、大幅に遅れることなく希望シフトが全員分揃うので、25日には共有できるようになり、スタッフからも好評です。

実は、Airシフト導入より先にカレンダー共有アプリを使っていた時期がありました。しかし全員分の予定表をシェアすることになるので、自分と他のスタッフの予定表とシフトの入り具合を見比べ、不満を訴えるスタッフが出てきてコミュニケーションがギクシャクしてしまったんです。当社の場合は、管理者である私とスタッフ個人がそれぞれ自分のシフトを把握できていればいいので、すべて開示されるアプリは運用が合いませんでした。また、ベビーシッター専属のスタッフは年齢層が高いこともあり「使い方がわからない」と、諦める人が続出して。「紙で提出していいですか？」なんて声もありました(笑)。その点、シフトボードはシンプルなデザインで感覚的に操作できる仕様だったので、簡単に説明した程度で70代のスタッフにも難なく使ってもらえています。

常にアップデートされるスタッフごとの最新シフト
細かな調整が必要なベビーシッター派遣で大活躍

Airシフト導入後、スタッフの希望シフトは時間で入力するよう統一され、そのまま自動で反映されるので転記する手間が省けました。また、それにより託児所では手薄になっている時間帯やスタッフ数が多すぎる時間帯が可視化され、あとはその部分を調整していくだけでシフト表が完成します。ベビーシッター派遣においては、導入前はスタッフたちから紙で集めた希望シフトをバインダーで留めていただけでエクセルなどに転記する暇もなかったんです。お客様からの依頼が前日や当日に入ることも多いので、「とにかく誰か入れる人はいないか」と、朝から晩までスタッフに電話をかけまくるのが日課になっていました。しかし、紙での管理は希望シフトの変動がアップデートされないのが課題で、空いていると思って依頼の電話をかけても「もう予定が埋まりました」と断られることも多く、ストレスに感じていたんです。空いているスタッフが見つかっても、お客様の希望時間と合わない場合は細かな調整が必要だったり、手を尽くしても対応できないときは予約をお断りせざるを得ない状況もありました。時には託児所のスタッフを派遣したり、私が出ていくこともありました。予約時間が迫る中、スタッフとお客様の希望で板挟みになりながらの調整業務は本当に精神を削られるような思いでした。しかし導入後は、常に最新情報をチェックでき、予定が空いているスタッフが一目瞭然。ピンポイントでお願いしやすいので、決定率が劇的に上がりました。

Airシフト導入後、シフト調整時間が大幅削減
不要な電話が減り、従業員満足度にもつながっています

ベビーシッター派遣など、当社のように空いた時間で働きたいというスタッフを多く抱える業態にとって、Airシフトの存在は救世主のように感じられると思います。シフト希望を管理者側から聞くのではなく、スタッフ自身で入力できるのが便利ですし、互いのストレスも軽減できます。導入後、不要な電話連絡が減ったので、ベビーシッターさんたちが一番喜んでいるんじゃないかな。今までは手あたり次第に電話をかけていましたが、Airシフトによってスタッフごとに提出された希望シフトが可視化されているので、調整を依頼するスタッフの優先順位をつけやすくなりました。だから休みの日に「今日どうですか？」という電話が少なくなったのがうれしいって、よく言われますね(笑)。また、スタッフの性格によっては、断るのが苦手な人がいるんです。電話でお願いされると断りづらくて、無理にシフトに入るのが常態化し、疲れて退職してしまう人も少なくなかった。人財の流出という面でも深刻だったんですが、今はツールによって感情を挟まず機械的に断れるから、心理的に楽ですよね。スタッフたちの満足度にもつながっていると思います。

私は事務、経理、総務の仕事を担当していますが、今まではシフト調整を1日中やっていたので他の業務に手を付けられなかったんです。導入によってシフト管理に割く時間が圧倒的に削減され、業務効率化を叶えられました。

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