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導入事例

満点道場 代表 高橋 孝一郎さん 氏

「満点道場」の導入事例

学習塾満点道場

スタッフ数13人

代表 高橋 孝一郎さん 氏

タ学生アルバイトは学業優先。急なシフト調整が負担に

学生アルバイトは学業優先。急なシフト調整が負担に

当校は2012年の設立以来、近隣の小中学校に通う生徒を対象とした地域密着型の学習塾として運営しています。単純にテストのための勉強を教えるというよりは、学ぶための心構えといったところから教えているので「道場」という体を取っています。塾の卒業生たちがアルバイトスタッフとして働いてくれているので、まさに寺子屋のようなイメージですね。現在、中学生が約70名と小学生が約30名で計100名ほどの生徒が在籍しています。授業は講師が3名体制で教えており、アルバイトスタッフはスキルや相性に合わせて役割担当を決めています。特に教えるのが得意なスタッフには別室での個別指導を、残りのスタッフにはテストの採点や授業中のサポートとして入ってもらっています。各スタッフのシフトはだいたい固定で、曜日や時間が決まっているため、今までは希望シフトをそれぞれから集めた後に私が表計算ソフトを使ってシフト表を作成し、連絡用アプリでデータを共有していました。しかし、アルバイトスタッフの大半が大学生と高校生のため学業優先です。「来週のシフトに入れなくなりました」という連絡も少なくなく、その都度、一人ひとりに連絡して代わりのスタッフを探すのが負担になっていました。

機能が多くても使い切れない。シンプルで簡単操作のAirシフトが最適でした

機能が多くても使い切れない。シンプルで簡単操作のAirシフトが最適でした

授業以外の事務作業はすべて私が一人で担っています。今までアナログでこなしていたものの、業務効率化のために経理関係は税理士の方にアウトソーシングしたり、雑務もデジタルに移行できないかと考え始めました。最初に導入した塾専用業務管理システムの中に、シフト作成機能やスタッフの勤怠管理機能も付いていたものの、授業と連動してスタッフの給与計算にカウントされる方法が大手の個別指導塾向きで当校には合わなかったんです。そのため、そのツールとは切り離したいなと思い、単体で使えるシフト作成ツールを探しました。いくつかのツールと比較検討しましたが、あまりにも多くの機能が付いていても使い切れないし、ほかのアプリと連携しすぎて煩雑になるのは避けたかったんですよね。その点、Airシフトはシンプルで操作性もスムーズだし、導入費用も安くて当校には最適だと感じました。

シフトボードでの連携により、久しぶりのスタッフにも連絡しやすい状態に 税理士に提出する資料作成時間も削減されました

シフトボードでの連携により、久しぶりのスタッフにも連絡しやすい状態に 税理士に提出する資料作成時間も削減されました

ほとんど固定シフトなので、シフト作成自体はそこまで難しくなかったのですが、給与計算が手間だったことと、税理士の方に提出する資料作成などを含めると2、3時間はかかっていたと思います。導入後は、Airシフトからアルバイトスタッフのタイムカードデータをダウンロードして、税理士さんにそのまま送るだけでよくなりました。税理士さんもAirシフトのデータの方が見やすいだろうし、お互いハッピーですよね。作業時間は、トータルでも10分程度になったので本当に助かっています。また、アルバイトスタッフとのコミュニケーションが簡略化できたことも導入してよかったポイントの一つです。シフト調整用の事務連絡なんて、本当は用件だけで充分なんですが、なんとなくそれだけじゃ冷たく感じてしまうから「お疲れ様です。急な依頼ですみませんが、今日入れますか?」といった文章を考える必要がありました。でも今は、依頼ボタンを押すだけで連絡できて、スタッフも許諾するかどうかボタンを選ぶだけで返答できる。デジタル化できたことで、管理側もスタッフ側も心理的負担がなくなったことは意外と大きいですよね。当校の場合は、試験前になると特訓授業が入ったり、春・夏・冬の特別講習には午前10時から19時まで開校しています。そのため、レギュラーで入ってくれているアルバイトスタッフだけでは足りなくなるので、しばらく学業が忙しくてシフトに入っていなかったスタッフたちにも連絡しています。久しぶりの連絡になっても、シフトボード上ではずっとつながっているので依頼しやすくてありがたいです。今までは別の連絡用アプリを睨めっこしながらシフトを埋めるのに必死だったんですが、Airシフトの中で完結できて、集まった希望シフトが自動反映されるのが便利です。

最高のコストパフォーマンスでシフト管理の簡略化に成功。心にも余裕が生まれました。

最高のコストパフォーマンスでシフト管理の簡略化に成功。心にも余裕が生まれました。

当校のような学習塾だと、デジタル化するほどの規模ではないと思ってアナログで運営しているところも多いと思います。実際、できなくはないんですが、大手塾と違ってスタッフ1人の仕事量に頼らざるを得ないんですよね。それに個人経営だと、どうしても自分の時間をそのまま子どもたちに提供する働き方になる。そこに面白さや価値があるんですが、私の場合は本業である「指導」が事務作業に圧迫されつつあり、徐々に疲弊していたのかもしれません。特に体調を崩した訳ではないんですが、あるときふと、「働きすぎじゃない?」と、我に返った瞬間がありました。そこから自分の時間を創出するため、事務作業の簡素化を目指す中で見つけたのがAirシフトだったんです。スタッフ1人につき100円で利用できるAirシフトは、小さい店舗であればあるほど助かるんじゃないでしょうか。実際、当校は月に1,000円ぐらいしかかかっていないので本当に安い。じわじわと積もり積もって時間を圧迫していたシフト業務が簡略化できたので、コスパ最高だと思いますよ。導入後は、本来の仕事である学生への指導やコミュニケーションの方に時間を使えており、心にも余裕が生まれたと感じています。

スタッフの声

自分で計算しなくても給与が自動で可視化されるのがうれしい

2020年より週に1回のペースでシフトに入っています。アルバイトをはじめるときにシフトボードの使い方を教わっただけですが、とても使いやすくてすぐに慣れました。特に、シフトが入っている日がカレンダー上に表示されてひと目で分かる点や、今までは給料見立てを手計算していたので月々の給料が可視化される点もうれしいですね。また、メッセージ機能で塾側と連絡が取りやすく、急なシフト変更をお願いしたいときも安心です。

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