SAVINI TARTUFIの導入事例 | やりとりも作成もラクになるシフト管理サービス

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導入事例

店長 越川 由実子氏

「SAVINI TARTUFI」の導入事例

トリュフ製品販売店SAVINI TARTUFI

スタッフ数5人

店長 越川 由実子 氏

通勤の電車内でもシフト提出・作成ができる

通勤の電車内でもシフト提出・作成ができる

SAVINI TARTUFI(サヴィーニ タルトゥーフィ)は100年近くの歴史を持つヨーロッパ有数のトリュフブランドで、世界で初めてトリュフ塩やオイルなどの加工品を開発しました。店舗では、トリュフ加工商品に加えて、一年のうちで特定の時期にしか味わえないフレッシュトリュフの量り売りをしています。

当店のほか、三越銀座店と伊勢丹新宿店があり3店舗でAirシフトを使い店舗ごとにシフトを作成しています。

私は、2019年に三越銀座店のスタッフとして働き始め、スタッフ用シフト管理アプリ「シフトボード」を使い希望シフトの提出をしていました。2020年に当店がオープンするタイミングで店長となり、管理者用のAirシフトを使い当店で働く5名(社員3名、アルバイト2名)のシフトを組んでいます。シフトの作成周期は1〜15日と16日〜月末までの月2回で、1日2名が早番と遅番のシフトに入るようにしています。

前職は飲食系の店舗で働いていましたが、手書きでシフト希望を書いた用紙を店長に手渡ししていました。スケジュール変更を伝えたのにシフトに反映されなかったり、ダブルブッキングや必要店員の不足などがたびたび起きていました。初めてシフトボードを使った時、わざわざ店舗に行かなくてもいつでもどこからでもシフト提出ができる上、シフトの変更や確認が自分のスマホでできるのでとても便利だと思いました。

シフトの作成や調整は店舗にあるiPadを使う他、通勤の電車内でスマホを使ってすることもあります。帰宅時に「この日はシフトに入れません」とスタッフからメッセージを受け取ると、すぐに調整することができるので変更を忘れてしまうこともないですし、「帰宅してやらねば」と持ち越すストレスがありません。紙でシフトを作成していたら電車の中で広げることはできないので、場所を選ばずシフト作成ができるメリットは大きいですね。

はずせない予定を確実にシフトに反映できる

はずせない予定を確実にシフトに反映できる

シフトボードでシフトを提出していた時、便利だと思ったのが対象期間を選んで数ヶ月先のシフトを提出できることです。前職で提出できるシフトは次の期間だけでしたが、シフトボードは数ヶ月先の予定も入力でき「こんなに先のシフト提出もできるのか!」と驚きました。

シフトを作成する立場になり、どうしてもスタッフの希望を優先してシフトを組んでしまうので、店舗の衛生点検や店舗会議など外せない予定を忘れてしまい、後から調整ということがありました。そこで何ヶ月も前からわかっている予定は、日時がはっきりした時点でAirシフトに入力しています。スタッフから「結婚式に参加するので休みます」と3ヶ月先の休暇申請があっても、すぐに入力できるので確実です。このようにすることで、後からスケジュールを思い出して修正することがなくなりました。

店舗ごとの早番・遅番などシフトパターン設定をフル活用

店舗ごとの早番・遅番などシフトパターン設定をフル活用

月に何回か、社員は他店舗のヘルプに入ります。3店舗とも、各店舗が入っている百貨店の営業時間に準じるので、それぞれ勤務時間が異なります。

例えば、当店は営業が19時半までなので遅番は20時までですが、銀座店は20時まで営業しているので、遅番は20時半までとなります。Airシフトは早番・遅番のように、あらかじめ決めた時間の枠を使ったシフトパターンを登録できるので、最大設定(10パターン)全てを利用しています。店舗ごとの勤務時間が色分けされて表示されるので、どの店舗かがひとめでわかり便利です。

店舗が開店しているのに社員がいないということはあってはならないこと。Airシフトで設定したパターンはスタッフにも連携されるので、色で「どの店舗のヘルプか」がパッとわかり、間違いが起きにくいと思います。出勤時間を間違えるのは本人のミスですが、できるだけ間違いが起きない対策をすることは必要だと思っています。

早番を希望するスタッフが多いと、遅番に変更してもらうなどの調整をしていますが、早番から遅番に時間を入力し直す必要はなく、遅番パターンを選択するだけなので簡単ですね。

他店舗のシフトが画面上でリアルタイムにわかる

他店舗のシフトが画面上でリアルタイムにわかる

Airシフトは複数店舗の管理ができるので、当店のiPad画面からワンタッチで他店のシフトを確認することができます。営業時間内に電話をかけてシフトについて聞いて接客の邪魔になってしまうことは避けたいので、いつでも最新のシフトを確認できるのは助かります。

スタッフの声

いつでも入れる日も、この時間しか入れないという日も簡単にシフト希望を出せる

2020年8月から、社員として週5日勤務しています。前職のシフト提出は口頭で伝える方法で、シフトボードを使うのは初めてでしたが、最初に操作方法を教えてもらっただけで問題なく使えています。早番・遅番のパターンが設定されていて、希望するシフトのパターンを選択するだけで良いので簡単です。早番でも遅番でも大丈夫な日は、店長が調整しやすいようにシフトボードの「終日」を選択して提出しています。月に2回、シフト希望を提出するので、あっという間に次のシフトの提出日になります。そろそろシフト希望を提出しないといけないと思っていても忘れてしまう時がありますが、前日に提出期限のリマインド通知があるので確実にシフト提出ができています。

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