サウンドフラワーの導入事例 | やりとりも作成もラクになるシフト管理サービス

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導入事例

社長 山崎 直 氏

「サウンドフラワー」の導入事例

花屋サウンドフラワー

スタッフ数6人

社長 山崎 直 氏

「試したい」と思ったらすぐに利用できる

2017年に個人事業を法人化し「合同会社サウンドフラワー」を設立。花屋とカフェバルを融合した店舗(現:京王稲城店)と、花屋店舗(平尾店)の運営をスタートしました。当時は、アルバイトを含め18人のスタッフが勤務し、店舗ごとに手書きでシフト表を作成していたので、全員のシフトを同じシステムで管理できるサービスがないか探していました。

Airシフト以外にいくつかのサービスを検討しましたが、申込みをしても実際に利用できるまで日数がかかったり、営業担当者が来訪してからと言われたり「今すぐ使ってみたい」というニーズに合わないサービスもありました。AirシフトはAirID(アカウント)や店舗情報を登録するだけで、使いたいと思った日から使うことができます。試したいと思ったらすぐに利用できたことが、Airシフトの導入を後押ししました。

1人あたり月額110円(税込)という、Airシフトに連携したスタッフ数に応じて料金が確定するシンプルな料金体系も決め手になりました。新型コロナウイルス感染症の影響でカフェバルを休業することになり、18人いたスタッフを現在の6人(社員2人、アルバイト4人)まで減らしました。思い出すだけで辛くなる決断でしたが、何人まで月5,000円という料金ではなく、人数に応じて課金される仕組みだったことはありがたかったです。

2人がかりだったシフト作成が1人で可能に

2人がかりだったシフト作成が1人で可能に

Airシフトを導入する前は、スタッフ一人一人に出勤希望日を聞く必要がありました。18人中15人が勤務していた稲城店は、僕と店長が2人がかりで毎回悩みながらシフトを組んでいました。

初めて管理者用のAirシフトを使った時、直感的に操作できたのでこれはいいと思いました。店長にも試してもらったところ「とても使いやすいです」と前向きだったので、利用開始月と翌月の無料体験期間が終了した後そのまま導入しました。シフトの提出期限がスタッフ全員に自動送信され、一人一人にシフト希望を聞く手間が省けたことは大きいです。店長1人でシフトが組めるようになり、僕は他の業務をする余裕ができました。

現在、役員2名を除くスタッフ6名(社員2名、アルバイト4名)が20代です。スマホを使いこなしている世代ですから、スタッフ用シフト管理アプリの「シフトボード」で希望シフトを提出することに全く問題はありません。仕入れをする花市場は未だに紙の伝票が多く、花屋業界はクラウドサービスの導入が遅れている業界かもしれません。僕はゲームソフトを制作していたことがあり、ITを使うことに抵抗がないので社内の情報共有などいくつかの業務はクラウドサービスを利用しています。花屋では珍しいかもしれませんが、若い世代が多いこともありAirシフトをスムーズに導入できたと思います。

繁忙期は早めの出勤依頼で人員を確保

タイムカード機能も標準装備 正確な勤怠管理と概算人件費集計も

現在、月単位でシフトを組み、アルバイトスタッフの希望シフトは確実に出勤できる「日時」と、予定があり出勤できない「休日」、出勤できるかわからない「未定日」の3パターンで提出してもらっています。このように提出してもらうことで、休みたい日に出勤を依頼することなくスムーズにシフト調整ができています。

花屋の繁忙期にあたる3月と5月の母の日、12月末は違う運用をしています。生花を扱うので前倒しの仕入れに限界があり、集中的にスタッフを配置する必要があるからです。そこで、あらかじめ対象スタッフに口頭で出勤依頼をした上で、希望シフトの提出を待たずに勤務して欲しい日を管理画面で選択して「勤務を確定として通知」する機能を使えば、希望提出を待たないで早い段階でシフトが組めます。例えば、12月末のシフトは希望提出を待たずに11月上旬にシフトを組んでしまいます。早めにシフトを組むことで繁忙期に確実に人員確保ができ、安心できるようになりました。

「市場」「生け込み」と店舗以外の勤務をわかりやすく設定

「市場」「生け込み」と店舗以外の勤務をわかりやすく設定

スタッフは店舗で業務をする以外に、僕と一緒に市場に行ったり、花を生ける「生け込み」をするために料亭などへ行くことがあります。そこで管理画面で、「稲城店」「平尾店」の2店舗の他に「市場」「生け込み」という“グループ設定”をして、「市場」や「店舗」などを行き来するスタッフを、2つのグループに割り当てることで、担当者をわかりやすくしています。

また「稲城店」のスタッフが「平尾店」のヘルプに入る時もあります。スタッフをメインで勤務する「稲城店」と「平尾店」の両方に割り当ててしまうと、2店舗のシフトを確認しなくてはいけませんし画面上でわかりにくくなってしまう恐れがあります。そこで“パターン設定”により店舗を色で区別してわかるようにしています。パターンは、時間別に5パターンを設定。シフト表を見た時に色の違いでどの店舗かひとめでわかり、出勤店舗を間違えるミスがおきにくいと思います。

“グループ設定”と“パターン設定”を使い分けることで、店舗のニーズに合わせて柔軟な設定ができるのはよいと思います。

スタッフの声

シフト表がアプリですぐに確認できるので、ストレスがなくなりました

シフト表がアプリですぐに確認できるので、ストレスがなくなりました

スタッフ加藤 帆南さん

2020年12月に入社し、正社員として週5日勤務しています。前職ではスマホでシフト表の写真を撮り、確認したい時にその写真を探していたので時間がかかりました。今はスタッフ用管理アプリ「シフトボード」を立ち上げるだけで最新のシフト表を確認できるのでとても便利です。休みをとらなくてはいけない予定が入ったときは、すぐにシフトボードに入力します。メモのように使えますし、休日の希望提出が確実にできるので安心ですね。

店舗情報

サウンドフラワー

東京都稲城市東長沼3107-4京王リトナード稲城2階(京王稲城店)

業種:小売/花屋
スタッフ数:6人

サウンドフラワー

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