「BUCKLE COFFEE」の導入事例

時間ごとに業務内容を振り分けたシフト組みでスタッフの習熟度が見える

焙煎所を併設するショップのため、スタッフはサービス業と製造業を同時に担っている。さらにEC販売に関する業務の他に、コーヒーセミナーや飲食店スタッフへのトレーニングなども行っており、1店舗内でさまざまな業務が同時に走っている形だ。

こうした多岐にわたる業務をフレキシブルに管理し、より細かなシフト作成ができるようにと、2021年6月よりリクルートが提供するシフト管理サービス『Airシフト』を導入した。

「オープン時はスタッフも少なく、スタッフへの業務の指示はその日の業務開始時に口頭で行い、シフト作成も手書きでまかなえていましたが、業務が複雑化し、パート・アルバイトが4人に増えたことでシフト管理をシステム化しようと考えました。当初は別のシフト管理システムを半年ほど使っていました。特に大きな不満があったわけではないのですが、複雑化する業務を時間帯で分けてシフトを作成したいと思うようになったのです」（石山氏）

現在の在籍スタッフ数は社員2人、パート・アルバイト4人。例えば店内業務は、レジ打ちやコーヒー抽出など、製造業務は焙煎豆に混入している欠点豆や異物を取り除く「ハンドピッキング」や、EC注文商品のパッケージング・配送管理などさまざまある。そうした業務を例えば、「『開店から12時まではコーヒー抽出』『15時から閉店まではEC業務』といった具合にシフト組みをしたいと考えています。現在、店内の業務についてはレジ、バリスタ、バリスタ２といったポジションごとで管理しています。『Airシフト』を使って、それぞれの業務ごとでシフトを作成し、スタッフへの伝達はチャット機能を使ってシフト管理をしていきたいと考えています。今後、ポジションの多角化や業務内容によって作業する曜日が異なること等、マルチタスクが必要になることから、業務・時間ごとのシフト管理をしていこうと考えました」（石山氏）。このようなシフト組みをすることで、効率よくスタッフを回そうという考えだ。

時間ごとに業務分けすると、オペレーションをイメージしながらシフト作成ができる。また業務を事前に割り振りしておくことで、それぞれの業務が滞りなく遂行できたかどうかが分かり、その結果から各スタッフの習熟度も見えるようになる。

「今はコーヒーセミナーなどコロナ禍で縮小した業務もあるので、業務ごとのシフト組みは、運用していません。しかし、今後それらが戻ってくることを先読みして導入しました。システムの切り替えによるトラブルなどは特になく、スタッフには同じリクルートさんが提供するシフト管理・給与計算アプリ『シフトボード』を使うように伝えたところ『簡単に使えた』という声もあり、導入もスムーズでした」と石山氏は話す。