「パティスリーピオン」の導入事例

半日ほどかかっていたシフト作成が1〜2時間に短縮

現在の従業員数は洋菓子店とカフェの2店舗で、社員6人、パート・アルバイト（以下、PA）20人。ケーキや焼き菓子の製造は社員4人で回し、PAが店頭販売を担当、平日は2～3人、週末は3〜4人で対応する。

「これまでのシフト作成はスタッフ全員の希望を口頭で聞いて、それをカレンダーに書き込んだ上で、表計算ソフトで管理していました。希望を集めるのも大変ですが、何よりシフト作成に半日ほど費やしていました。毎月1回のシフト作成に加え、洋菓子店は予約の入り状況が読めないため、週次で細かい人員調整もしています。表計算ソフトでの管理だと修正にも時間がかかる上、人員の過不足が見えないままシフトを組んでいたので、人件費にもブレが生じていました」と話すのは、代表の塩坂圭氏。

想定人件費から考えたシフト組みで人件費削減が実現

「ひと月当たりのPA総労働時間の上限を設定しておけば、シフト作成時にはそちらを参考に、残り何時間を使えるのか検討することができます。そうした想定人件費をベースにしたシフト組みができるのは、非常に便利。設定した総労働時間内でシフトを考えられるので、コストの適正化にもつながります。実際に『Airシフト』を導入してから、人件費コントロールが楽になりました」と塩坂氏。

先述したように、洋菓子店は定例イベント以外の繁忙期が読みにくいため、毎週シフトの見直しを行っている。朝礼の際にシフトに関する話をし、週に1回程度の頻度でシフトの修正を行っている。細かな調整の手間について、現在シフト作成業務を担当している、スーシェフ・パティシエールの髙橋くるみ氏は、次のように話す。

「大まかなシフト組みをしているため週次の調整もスムーズで、数十分ほどで終了します。また、こまめなシフトの修正を毎週行うことで、適正な人員でシフトを組むことができるようになりました」

また『Airシフト』の機能の一つである、タイムカード・勤怠管理も活用。タブレットで出退勤の打刻ができ、押し忘れた際はアラートマークが付くため、押し忘れの予防にもつながる。またクラウドで提供されているサービスなので、展示会などで店舗出勤できない際も、スマホで出退勤の打刻が可能。「それぞれの働き方に合った勤怠管理ができる」と塩坂氏は評価する。また、勤怠管理機能で集計した勤怠データを使って、給与計算も簡単に行えるようになった。これまではタイムカードから勤怠実績を確認し給与計算を行っていたが、集計作業が自動化されることで、従来よりも2〜3時間の時間短縮につながっているという。

「シフト管理は私一人で行うのでなく、いろんな人がフォローしてくれます。みんなの意見を聞きながら、働きやすいシフト組みを心掛けています」と髙橋氏。続けて塩坂氏は「ケーキ作りはスポンジを焼く人、材料を仕込む人、組み立てる人と分業制ですが、連携プレーが重要です。シフト管理をはじめその他の事務作業でも、皆で協力しながら仕事をこなす風土が醸成されていると思いますね」と話した。