導入事例
「株式会社For needs」の導入事例
総合アウトソーシング事業株式会社For needs
スタッフ数180人
サービス開発本部 福澤 陽平 氏
「業務の効率化」「多様な勤務体系に備える」という経営課題の解決に向けて『Airシフト』を導入
弊社は「オフィスワーク事業」「物流・工事事業」「総合人材紹介（人材派遣・紹介）」「コールセンター事業」をメインとする総合アウトソーシング事業を手掛けています。主な作業はスタッフが行い、各チームの上長がそのシフト管理を行うような業務形態となっています。私はオフィスワーク事業を担当しており、業務の自動化を進めていました。それが業績の向上につながったため、2023年1月に、私を責任者とする全社の業務効率化を担う部署を立ち上げ、会社全体で業務の自動化や効率化を図る方針となりました。
弊社の代表と話す中で、2つの経営課題が見つかりました。まず、部署の責任者が業務に追われ業務を効率化するための時間的余裕がないことです。2つ目は、より優れた人材を確保するために、フルタイム勤務に縛らず、多様な勤務体系を視野に入れた体制を作っておきたいということです。
業務の効率化は部署ごとに異なるアプローチが必要ですが、シフト管理は全ての部署で共通した業務であり、なおかつ毎月行っています。そこで、まずはシフト管理の自動化と効率化に着手することで、全部署のシフト管理者の作業時間を一気に軽減できると考えました。また、今後多様な勤務体系に柔軟に対応するためにもシフト管理サービスの導入が必要であると思い適切なサービスを探す中で、『Airシフト』が目にとまりました。
導入にあたり、Webサイトで3〜4社のシフト管理サービスを検討したところ、『Airシフト』はUI（ユーザーインターフェイス）が圧倒的に優れ、利便性があるという点がわかりました。導入にあたりどのくらい費用がかかるかも気にしていましたが、スタッフ1人あたり月額110円というリーズナブルな料金設定であったため、役員会議で導入の承認を得る際に費用で難色を示されることはありませんでした。
「希望シフトがシフト表に自動反映する」というだけで作業時間の短縮が明らか
導入を検討する役員会議で、『Airシフト』のデモ動画を見てもらいました。役員は現場でシフト管理を経験していた者が多く、シフト収集や転記作業の大変さを身をもって理解しています。スタッフから提出された希望シフトが、シフト表に自動的に転記されるという説明だけで、『Airシフト』の有用性を納得してもらえた様子でした。
『Airシフト』導入前は、出勤希望日を紙に書いて提出してもらいシフト作成者がシフト表に転記をしたり、スプレッドシートを作成してスタッフが個別に勤務日を入力したりしていました。スタッフを派遣している部署は派遣先からメールでシフトを回収する必要があり、シフト収集だけでも大変そうでした。部署によってシフト収集と転記にかかる作業時間は異なりますが、転記作業だけでもだいたい2〜3時間は費やしていたのではないでしょうか。それが『Airシフト』を導入し、転記作業は「0（ゼロ）」になりました。
2022年12月、『Airシフト』を全社4事業部10部門で導入。3ヶ月が経過した時点でアンケート調査をしました。
シフト管理者から「転記作業がなくなり時間を捻出できるようになった」という声があがったのはこちらの期待通りでした。スタッフと電話やチャットアプリでシフトのやり取りをしていた社員からは「『チャット機能』によりコミュニケーションがしやすくなった」という声が。シフト表を紙に印刷して配布していた部署からは「シフトの共有が楽になり、変更があってもすぐにシフト表に反映できて助かる」など、概ね高評価でした。
毎月、シフト作成をする担当者やシフトを提出するスタッフの負担を少しでも軽減したいと思っていたので、『Airシフト』を導入して満足です。全社10部門で導入するにあたり、スタッフ用シフト管理アプリの『シフトボード』が累計ダウンロード数約900万（2022年11月末時点）と広く利用されていることも、『Airシフト』を展開する自信となりました。すでに過去に利用した経験のあるスタッフもいましたし、新規に採用したスタッフが『シフトボード』を利用したことがある可能性もあるので、シフト提出に対するハードルを感じなくて済みます。
『Airシフト』の機能を部署ごとにカスタマイズすることでさらなる効率化ができる
今後シフト管理者には、もっと『Airシフト』の便利な機能を活用して欲しいと思っています。出勤する曜日や時間帯が決まっているスタッフに対しては、「固定シフト」を設定したり、「シフトパターン機能」でシフトパターンを設定することで、さらなる効率化が期待できます。
業務改善を推進する過程で、内容によって時間がかかることがあります。しかし、シフト管理は全社で一気に改善ができ、関わるスタッフ全員の負荷を軽減することが可能です。顧客対応を最優先する中で、なかなか業務の効率化をすすめる余裕がないのが現状ですが明らかに作業時間が短縮できる『Airシフト』を導入して間違いはありませんでした。
スタッフの声
シフトがスマホのカレンダーに自動的に反映されるのが便利です
社員竹内 蓮実さん
コールセンター事業に所属し、週5日間勤務しています。コールセンターは週末も含め365日対応しているので、5パターンのシフト制になっています。スタッフ用シフト管理アプリの『シフトボード』を使ったことはありませんでしたが、戸惑うことなく簡単に操作をすることができました。『シフトボード』を利用する前は、シフトが確定したらスマホのカレンダーにスケジュールを入力していました。例えば「9時～17時」とシフトごとの時間を入力する必要があり大変でした。『シフトボード』は「カレンダーの設定」からスマホ本体のカレンダーと同期することで、スマホのカレンダーにシフトが自動的に反映されるので本当に楽です。また、シフトの変更があったときには『シフトボード』に即時反映されるので、最新のシフトをいつでも自分のスマホから確認できるのもいいですね。
企業情報
株式会社For needs
東京都江戸川区一之江2-10-3
業種：サービス／総合アウトソーシング事業
スタッフ数：180人
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