「牛たん炭焼利久 渋谷ヒカリエ店」の導入事例

シフト管理の課題解決で、店長の作業負担を軽減

同店の『Airシフト』導入は今年4月。オープン時に店長を務めた現㈱利久営業第二部部長の大槻薫氏は、導入以前の課題と導入経緯について次のように話す。「店のオープン時はアルバイト40名と社員10名の50名体制。シフトは、1日からと15日からの月2回にわけています。翌月1日〜14日分は当月25日、翌月15日〜末日分は翌月10日を期限として、シフト希望を各自メールや手書きで提出してもらっていました。しかし、バラバラに回収するので管理が難しく、中には他のスタッフに代理提出を頼んだことによる伝達ミスもありました。集めたシフト希望はパソコンの表計算ソフトに転記してシフトを作成するのですが、空いたシフト枠を埋めるために電話で追加の出勤依頼をする調整時間も含めると、シフト表完成まで5時間ほど要していました。完成したシフト表はフルカラーでプリントアウトし、スタッフそれぞれが撮影。その後も変更があるたびに更新したシフト表をプリントしていたので、紙やインクのコストもかかっていましたね」。

バラバラだった収集方法や、シフト希望を転記する手間やミス、シフト更新のたびのプリントアウトなど非効率的なシフト作成には時間、コスト、労力的に無駄が多く、作業負担は大きかったと話す。

その後、本部にて営業部勤務となった大槻氏は、各店舗の店長が抱える同様の課題解決策として、効率的なシフト管理サービスを探していたところ、知り合いから他のシフト管理サービスを紹介されたそう。「紹介されたシフト管理サービスは機能が豊富でしたが、当店にとっては不要な機能が多くありました。しかし、同時に検討していた『Airシフト』は当店が求める効率的なシフト管理サービスであり、費用もユーザー1人あたり月額110円（税込）（※）であることから、複数店舗での導入コストもふまえて『Airシフト』に決めました」。仙台での試験導入を経て徐々に導入を開始し、現在は大槻氏が担当する45店舗中、31店舗が導入を完了。「パソコンのスキルに自信のない店長でも店長同士が教え合う体制があるので、スムーズに導入できました。現場からはシフト希望の収集とシフト表の回覧が無くなり、シフト管理がとても楽になったとの声が寄せられています」。

2019年7月より同店店長を務める野崎和也氏も、『Airシフト』導入で業務負担の軽減を実感している。「導入以前の方法に比べて全ての作業がスムーズですし、スタッフが希望シフトを提出するときに使用する、スタッフ用シフト管理アプリ『シフトボード』のリマインド機能により希望回収率も上がりました。『シフトボード』を初めて使った自分も、毎回日時を入れなくても履歴から希望提出が簡単にできるなど使い勝手の良さを実感しています」。『Airシフト』導入で、店長がシフト作成に費やす時間が大幅短縮された同店では、「その分の時間を使い、現場での人手不足による課題の解決にも取り組めるようになりました」と話す。