「株式会社そごう・西武 そごう広島店」の導入事例

物産展など催事ごとに数十名のアルバイトを採用。『Airシフト』の導入でシフト収集や調整の負荷が軽減し、働きやすい環境づくりに時間を使えるように

佐藤さんは、そごう広島店の人事担当として、採用や勤怠などの業務をする他、広島県の名産品を集めた売り場の企画担当も兼務しています。百貨店では年間を通じて大小さまざまな催事を開催。催事ごとに現場で働くアルバイトの採用・管理も佐藤さんが行っています。

規模や開催期間が異なる催事ごとに必要な数のアルバイトを採用していたため、『Airシフト』を導入する前は、シフト作成にとても時間がかかっていたとのこと。

「催事ごとに、催事担当者と打合せをして必要人数を明らかにしてから募集をかけます。私が担当になってすぐの頃は、アルバイト1人1人に電話をかけて勤務ができる日時を伺っていました。電話が繋がらず折り返しがあることも多く、私が離席していると電話があったことを告げるメモが机にバーっと置かれていた状態でした」

その後、メールでのやりとりに変えましたが、アルバイトの希望日時を表計算ソフトに転記するだけでも大変な作業でした。また転記時にどうしても入力ミスが発生してしまっていました。

「催事は年間を通じて開催されているので、常に人集めをしている状態です。だから自動化できるところはしたいと思っていました。希望シフトが自動的に転記され、シフト確定の連絡をスタッフに一括送信できるサービスを探す中で『Airシフト』を発見しました。他のサービスもチェックしましたが、Webサイトの説明がわかりやすく、私の中での第一候補は『Airシフト』 でした」

既に店舗でリクルートの予約管理システム『Airリザーブ』を使っていたため、百貨店の本部担当者が来社した時に『Airリザーブ』と同じ一連の業務支援サービスである『Airシフト』を催事のアルバイト採用に導入したいと相談。

「アルバイトの個人情報を扱うことから、セキュリティ面などの検証が必要でした。通常、新しいサービスの導入には時間がかかりますが、同じリクルートのサービスを使っていたので、スムーズに『Airシフト』を導入することができたと思います」

希望シフトの収集にかかっていた時間は実質「ゼロ」になり、シフト調整や共有にかかる時間も大幅に削減。人事担当として、採用や入社後のフォローに時間をとれるようになり、催事会場に出向きアルバイトとコミュニケーションもできるようになったと佐藤さんは話します。

「『Airシフト』を導入する前は、オフィスでシフト作成業務に追われることが多かったです。システムが処理できることはシステムに任せ、本来私がやらなくてはいけないスタッフの働きやすさに関わる業務ができるようになり満足です」

『シフトボード』を使うことで学生アルバイトが増加。働く人の満足感が売り場の雰囲気を明るくする

百貨店のアルバイトは経験を積んだ人が多かったですが、スタッフ用シフト管理アプリ『シフトボード』でシフトのやりとりをするようになり、大学生のアルバイトが増えたのだとか。

「『チャット機能』でスタッフに向けて催事のスケジュールを送ると、スタッフが『シフトボード』からその催事期間での出勤希望日を提出してくれます。学生さんは『1日だけ入れます』というようにスキマ感覚でアルバイトをする人が多いですね。気軽に希望提出ができるので、働きたい時に働くことができる職場として好印象です。弊社としても百貨店に馴染みが薄い世代に来ていただけるのは嬉しいです」

急にアルバイトが必要になっても『Airシフト』から出勤依頼を送ることで、すぐに人材を確保することができるようになり催事現場からも喜ばれるそうです。

「スタッフがいきいき楽しく働くことができる環境をつくるのが私の役目。現場の様子を見たり、スタッフとコミュニケーションをすることで信頼関係が生まれます。そのような雰囲気がお客様に伝わり、当店の評価にもつながるのではないでしょうか。不定期で開催される催事のスタッフ管理という他には例がない使い方かもしれませんが、『Airシフト』は私のニーズを満たしてくれる、なくてはならないサービスです」