「イデックスリテール」の導入事例

スタッフも自分も負担減。シフト作成の時間が2時間から30分に短縮

株式会社イデックスリテール福岡（以下、イデックスリテール福岡）は、福岡県と佐賀県に52店舗のサービスステーション（以下、SS）を展開。そのうちの1店舗であるイデックスリテール比恵SSは、社員4人とアルバイト26人が在籍し、給油や洗車の他、タイヤ交換やパンク修理、車検整備などを行っている。

イデックスリテール福岡が、展開している店舗を対象に業務軽減に関するアンケート調査を実施したところ、シフト作成にかなりの時間を費やしていることが判明したそう。早速、シフト作成を簡素化するために、スタッフ数が多い店舗から『Airシフト』を導入することになり、イデックスリテール比恵SSは2023年3月から使用を開始。店長の大野さんは、『Airシフト』を導入する前のシフト作成について、「時間がかかる大変な作業でした」と話す。

「アルバイト25人のシフトを作成しています。『Airシフト』を導入する前は、毎月20日頃に翌月の希望シフトを書く用紙を店舗に準備して、アルバイトがその用紙を取りに来て、記入後店舗に提出するというシフト収集をしていました」（大野さん）

アルバイトは大学生や専門学校生が多く、試験期間になると1〜2週間ほど店舗に来られないこともあるそう。希望シフトの用紙を回収できない時は、大野さんがアルバイトに電話をかけて希望シフトを確認。全員の希望シフトが集まるのが月末になってしまうこともあった。

「集まった希望日時を1枚の紙に手書きでまとめて、それをパソコンの表計算ソフトに入力していました。そこまで作業をしてやっとシフト調整にとりかかることができます。昼は2〜3人、夜は3〜4人のアルバイトが入るように人数を調整。希望シフトの転記からシフト作成まで2時間かかっていました」（大野さん）

完成したシフト表は印刷して店舗に貼り出し、アルバイトは自分の勤務日を店舗のシフト表で確認したり、電話で聞いたりしていたとのこと。

「シフトを作成するための、希望シフトの収集やとりまとめに時間がかかっていたんです。『Airシフト』は、希望シフトがシフト表に自動で反映されるので、転記する手間がなくなりました。また、希望シフトの提出締切りが自動で通知されるので、私が催促しなくても忘れずに提出してくれるようになり、とても楽になりました。アルバイトもいちいち店舗に来ることなく、シフト提出や出勤日の確認がスタッフ用シフト管理アプリ『シフトボード』からできるので負担が減ったと思います」（大野さん）

『Airシフト』を導入することで、シフト作成の時間が2時間から30分に短縮し、空いた時間を、法人顧客の訪問などに充てることができるようになったと話す。

近隣店舗のシフトの状況を確認して人員調整ができないか検討

『Airシフト』には、同じAirIDで管理されている他店舗の確定シフトを、自店舗のシフト管理画面で表示する機能がある。大野さんは店舗の人員がどうしても足りない時、近隣店舗のシフトを確認してスタッフの配置人数が多そうな店舗にヘルプの依頼をすることがあるのだとか。

「近隣店舗のシフトを見ることができるのは便利ですね。今後社内で、エリアごとにスタッフが行き来できる仕組みを構築して店舗間で支え合うことができたら、人員不足の解消につながると期待しています」（大野さん）

シフト作成にとどまらず、複数店舗で『Airシフト』を導入することによる人員調整に期待を寄せる。