「ひかりサロンてトテ恵庭」の導入事例

スタッフの希望を叶えつつ、管理業務は効率化したい

北海道・新千歳空港から車で約30分の場所に位置する、恵庭市にある『ひかりサロンてトテ恵庭（運営：株式会社てトテ・ルネッサンス）』で、『ショッピングリハビリ®※』というサービスを提供しています。買い物を通して高齢者の介護予防と社会参加を支援する、新しい形の介護サービスです。具体的には、施設内での運動に加えて、施設の隣にあるショッピングセンターで『楽々カート®』という歩行器を使い、外出が困難な高齢者のお買い物のお手伝いをしています。

当施設ではスタッフの働きやすさを重視しており、勤務希望に合わせて自由に働ける環境を提供しています。それぞれのスタッフが「午前だけ」「午後だけ」など、「いつ働きたいのか」という希望を申請し、これを元にシフトを組んでサービスを運用しています。おかげでシニア層を中心に採用ができ、無理なく働き続けてもらえています。十分にスタッフ数を確保できており、開設当初と比べると利用者も増えましたが、問題なく対応できています。現在、午前と午後に各1回ずつ行う『ショッピングリハビリ®』のサービスは、パートを含む8人のスタッフに支えられています。

シフト管理サービス『Airシフト』を導入したのは開業から1年ほど経った頃です。私は利用者の自宅から施設までの送迎を担当していますが、シフト管理や勤怠管理などの管理業務全般も担っています。スタッフが増えたこと、また、私自身が地域の社会福祉協議会など複数の役職を務めていることから、できる限り管理業務は効率化したいと考えていました。

シフト組をサポートする機能が充実、スタッフも嬉しい

シフト作成に必要な情報が見やすく表示され、作業しやすくなるのも『Airシフト』のいいところです。当施設の職員は長年介護現場で働いたベテランが多く、中には年金を受給しながら働く方もいるため、税金の控除を考慮したシフト組が必要です。その点、『Airシフト』ではスタッフの概算人件費が可視化されており、スタッフ毎の上限を考慮しながらシフト組ができるため便利です。

スタッフ側でも年度末の確定申告を意識してシフト希望を出すのですが、『シフトボード』の給与計算機能により、翌月の給料を予測できるのが助けになっているようです。スタッフの多くが「数字がひとめでわかるようになってありがたい」と口にします。

タイムカード機能も積極的に活用しています。画面で出退勤のボタンを押すだけのシンプルな機能で、職員も戸惑うことなく使えています。おかげで私が送迎などで施設にいないときも、しっかりと記録を取ることができています。

今後、さらに職員が増えた場合、人数の過不足の確認が大変になると思います。その際は、時間帯毎に必要人数を設定する機能も積極的に使いたいです。介護施設では人員配置基準もあるので、必要な人員が足りているかひとめでわかるのは、私自身とても安心です。

最終的に『Airシフト』に決めた理由の一つが、手頃な利用料です。介護向けシステムには膨大な導入コストがかかるシステムもありますが、『Airシフト』は初期コストが不要。初月と翌月に無料体験ができ、毎月の料金もリーズナブルだったので、気軽に始めることができました。