「御浜町デイサービスセンター」の導入事例

スタッフの希望に沿った柔軟な勤務体系をカンタンに実現。シフト管理が2~3時間ででき月3日ほどの残業がゼロに

私は御浜町福祉健康センター内にある御浜町デイサービスセンターの生活相談員として仕事をしています。2023年8月からシフト作成を担当することになったのをきっかけに、『Airシフト』を取り入れました。

当施設では、スタッフの希望を必ず叶える柔軟な勤務体系で運営しています。以前は施設に置いている1枚の紙に各スタッフが希望シフトを記入していました。週1回のみ勤務するパートスタッフもいるため、施設に来て書き込むやり方だと希望シフトが集まりきるのが遅れがちになっていました。また、記入してもらった希望は、Excelに転記してシフト表を作成していたのですが、転記作業やミスのチェックなどですごく時間がかかっており、毎月3日間ほどは残業していました。

『Airシフト』を使うと、スタッフはスマホアプリの『シフトボード』からいつでもどこでも希望シフトを提出できますし、自動の提出リマインドがあるのでこちらから促さなくても期日通りに希望シフトが集まるようになりました。また、希望シフトはシフト管理画面に自動で反映されるため、転記作業がなくなりました。今では希望が集まった翌日の午前中2、3時間でシフト作成が終わるようになったので、毎月23日までに希望を提出してもらい、25日に確定したシフトをスタッフに共有するという運用がスムーズに回っています。もうシフト作成のために残業することはありませんので、組織としても私としても大変助かっています。

希望に沿ったシフト管理は収集や転記が大変ですが『Airシフト』のおかげでこれらの工数を大きく削減できています。スタッフが働きやすい環境をカンタンに実現できているといえます。

介護施設では法律で定められた人員配置基準がありますし、介護職員やドライバーが不足すると運営がままならなくなります。スタッフが足りているかには非常に気を使う部分なので、『Airシフト』を使って人数の過不足を集計し、自分と上司でダブルチェックするようにしています。希望を叶えながらミスなくシフト管理をするのは大変なのですが、しっかりと運用できています。

シフト管理者もスタッフもすぐに使いこなせた

『Airシフト』を選んだのは、当施設の芝年雄事務局長です。複数のシフト作成ソフトを比較検討した結果、低価格であったことと操作がしやすそうだったことから『Airシフト』を導入することになりました。私自身、すぐに使えるようになりましたし、現場にもスムーズに取り入れることができました。

導入当初には抵抗感を覚えるスタッフもいました。ただ、『シフトボード』の操作はとてもシンプルなのでシニアのスタッフも含め使いこなせそうだと感じました。実際、使い方をレクチャーし、適宜質問対応を行った結果、2カ月後にはスタッフ全員が問題なく使えるようになりました。