勤怠管理とは？守るべき注意点や管理方法＆勤怠管理システムの選び方を解説

勤怠管理とは、スタッフが「いつ」「どのくらい」働いたのかを把握するもので、法律によって雇用主に義務付けられている行為です。

時給で働くパート・アルバイトの給与や、社員の残業代などを正確に算出するためにも必要ですが、勤怠管理が求められているのはそれだけが理由ではありません。雇用主は、スタッフが心身を害することなく健康に働き続けるための安全配慮義務を負っています。

スタッフの健康状態を測るためには、スタッフ一人ひとりの正確な労働時間を把握することが欠かせません。なぜなら、労働時間が一定の基準を超えると心身の健康を害するリスクが高くなるからです。

そのため、雇用主は労働時間を把握するとともに、「労働時間が基準を超えないように配慮する」、「残業（特に深夜残業）が多い時はシフトを調整する」、といった打ち手を講じる必要もあります。

日々の勤怠において管理するべき時間は、「労働時間」と「休憩時間」「残業時間（および深夜残業時間）」です。

始業時刻と終業時刻、休憩開始時刻と休憩終了時刻の4つを記録することで、1日の労働時間と休憩時間が算出でき、残業時間（および深夜残業時間）も割り出すことが可能になります。

勤怠管理は、原則的に雇用しているすべてのスタッフが対象です。企業規模や、スタッフの雇用形態、役職は関係ありません。

勤怠管理は、上述したように日々の「始業時刻」「終業時刻」「休憩開始時刻」「休憩終了時刻」の履歴を取りながら、下記のような項目をチェックする必要があります。

一つ目は労働時間です。過剰な時間外労働や深夜労働が発生していないかを確認しましょう。

二つ目は休日取得です。休日日数や取得タイミングが適切かを確認しましょう。

店舗では、ピークタイムを避けて交代で休憩を取っている場合が多いため、「その日たまたま忙しくて休憩が取れず、ラスト1時間を休憩扱いにして退勤した（勤怠上は17時～18時休憩で18時終業）」といった処理をしようとするケースが散見されます。

しかし、これは実質的に労働時間を短縮する行為で、雇用主は休憩を与えたことになりません。労働基準法で、雇用主は労働時間が6時間を超える場合は所定の時間以上の休憩を与えることが義務付けられているため、注意が必要です。

例えば1日7時間×週6日働いた場合。1日ごとの労働時間は8時間以内のため、超過勤務は発生しないと捉えているオーナーや店長は意外と多いのではないでしょうか。

しかし、週の労働時間は40時間と定められているため、この場合は7時間×6日＝42時間となり、超過2時間分は1.25倍の割増賃金を支払う必要があります。

スタッフが使いやすく、管理監督者側も日々の運用がしやすいことは、システム選定において大きなポイントです。打刻までに何度も手順が必要なシステムだと、それなりに教育の手間もかかりますので、スタッフのITリテラシーも踏まえて選定しましょう。

また、勤怠管理で手間がかかることの一つは、打刻漏れ（打刻忘れ）や打刻ミスが起きた場合の修正対応です。ミスが起きにくいか、修正の手順がわかりやすいかもチェックポイントです。

勤怠情報は他の労務業務にも活用されるデータです。そのため、給与計算ソフトとデータ連携できると便利です。
すでに給与計算ソフトを活用している場合は、連携できるかを確認してみましょう。ブランドと開発会社が異なるシステム同士でも連携できる場合があります。もし給与計算ソフトもあわせて導入する場合は、同じブランド・開発会社であればデータ連携を前提に開発されていることが多いので、相性がよいでしょう。

勤怠管理システムの多くはクラウドサービスであり、利用料はシステムにより異なります。

1スタッフあたり月数百円程度のサービスで、スタッフ数（アカウント数）に応じたコストが発生する仕組みが一般的です。例えばスタッフ10名前後の飲食店なら、月々の利用料は数千円程度となる場合が多いでしょう。

コストが見合うかを考える際は、勤怠管理をアナログな方法で実施した場合に発生する工数との兼ね合いで検討しましょう。店長やオーナーなど勤怠管理を行う人の手間をどれくらい減らしてくれるかが判断のポイントです。

勤務時間などの勤怠情報は、店舗のオペレーションや人員配置を検討するときにも活用できるデータです。そのため、勤怠管理をするためだけでなく集めた情報を二次利用できると便利です。

例えばデータを表計算ソフトに取り込めるcsv形式などでダウンロードできる機能があれば、経営状況の分析に活かすことができます。分析に慣れていない方でも、簡単な操作でグラフや表にしてくれるといったデータ分析機能を有する勤怠管理システムもあります。選ぶ際の参考にしましょう。

近年、国をあげての働き方改革への取り組みが進んでおり、年5日以上の有給休暇取得義務化など、法改正がたびたび行われています。古い基準で管理を行っていると、気づかないまま法令違反ということにもなりかねません。

システムの提供元が法改正にあわせて定期的にアップデートやメンテナンスを行ってくれるクラウドサービスを選ぶことで、法令順守の一助となるでしょう。

雇用主は正確な勤怠管理を行わないと、さまざまな観点で事業運営に支障をきたします。また、客観的方法による労働時間の把握が義務化されているため、違反が発覚した場合、罰則が科される可能性があります。働かせすぎなどによってスタッフの健康を害すると、休職・離職につながってしまうこともあるでしょう。

また、勤怠情報は給与計算のもととなるデータなので、管理がずさんだと、スタッフの認識と支払われる給与の間に差が生じる可能性が高まります。給与が正しく支払われないことはスタッフとの信頼関係を大きく損ねてしまいます。給与の間違いは一度起きてしまうと確認・修正などの対応に大きく時間を取られるため、正しい勤怠管理が必要です。

勤怠管理は人件費を正しく把握するための意味合いもあります。店舗経営における三大支出は、「原価」、「家賃」、「人件費」と言われており、人件費の管理があいまいだと、適切な予算管理ができず商品・サービスの適正な値付けもできません。自店舗の戦略・方針を考える上でも勤怠情報は大切な情報だと言えるでしょう。