シフト管理システムとは。導入メリット・注意点から自店舗に合うシステムの選び方まで

シフト管理者がスタッフの希望シフトを収集する場合、チャットアプリやメールなどで期日までの提出を依頼するのが一般的です。

しかし、こうしたコミュニケーション手段は情報を自由に記載できるため、人によって書き方がまちまちになりがちです。また、日付と曜日の組み合わせが違うなどの記載ミスがあれば、再ヒアリングが必要になることもあります。

このように、シフト管理者にとってスタッフごとの希望を集約するのは手間がかかり、心理的負荷も大きい作業の一つです。その結果、スタッフの希望をシフト表に転記する途中で内容を取り違えるようなミスも発生しやすくなります。

シフト管理システムでは、こうしたコミュニケーション上の課題が発生しないように、日付と時間の選択式、○×式などの統一されたフォーマットでシフトの希望を収集できます。スタッフが申請する内容を直接システムに反映し、シフト管理者が転記する必要がないよう設計されているものもあります。

スタッフに完成したシフト表を共有した後に、家庭や学業の事情などでシフト変更を相談されることや、体調不良などで前日・当日に欠員が生じることは珍しくありません。

紙や表計算ソフトで運用している場合は、そのたびにシフト表の更新を行ったうえでスタッフへの訂正連絡が必要になり、二重に手間がかかります。また、連絡漏れ、反映漏れなどによって人員不足に陥るようなリスクも高いです。

この点、シフト管理システムの場合は、変更の相談・連絡・更新作業をシステム上で行うため、シフト表の修正がカンタンでミスも少ないのが特徴です。

シフトの調整を行うだけで、自動でシフト表に反映されるため確認しやすく、更新・共有の手間が大きく減ります。

シフト表の情報は、単に店舗のオペレーションだけでなく、給与計算や労務管理など他の業務にも必要です。

ただ、店舗の現場では当日病欠などの急な変更が発生した場合に、欠員を埋めることが最優先で、シフト表の修正はどうしても後回しになりがち。後で勤怠情報と突き合わせると数字が合わない要因になります。

シフト管理システムでは、スタッフの補充をシステム上で行い、自動反映される仕様になっているものも多く、反映漏れが起こりづらいのが利点。クラウド上に常に最新のデータがあるため、本社スタッフや社会保険労務士などの関係者にアクセス権限を付与しておけば、個別に共有する必要もなくなります。

店舗にシステム導入する際に意外と見落としがちなのが、パソコンやタブレット、通信回線などのスペックです。

店舗で利用されているデバイスやネット回線は、オフィスワークと比べると利用頻度が低いため、古い機種が現役で動いていることも多いです。何も確認せずに導入すると、システムの推奨環境から外れている場合があるため注意が必要です。

システムの推奨環境外の場合、正常に動作しなかったり、通信速度が遅く更新に時間がかかったりといった不具合が発生することも起こりかねません。

シフト管理システムを導入する際は、事前に店舗で利用しているパソコンやタブレットなどのデバイスを確認するとともに、そのシステムの推奨環境に照らし合わせて基準を満たしているかをチェックしましょう。

シフト作成のポイントは、業種や業態によって異なります。

例えば飲食店では「ホール」と「キッチン」でわけて最適な組み合わせをつくれる仕組みでなければ、ホールの人数は十分なのにキッチンの人手が足りないシフトが出来上がってしまいます。また、「社員は常に最低1人以上シフトに入れる」「○○ができるスタッフを遅番に必ず入れる」といった店舗ごとのルールもあるでしょう。

そうした業態・店舗の特性をシステムでカバーできるかは、大切なチェックポイントの一つです。まずは、自店舗でシフト作成時に重視している観点を洗い出し、それをシステムがどの程度カバーできるかを確認しましょう。

もちろん100％カバーできれば良いのですが、自店舗のために開発されたオーダーメイドのシステムでない限り現実的には難しいかもしれません。「○割以上カバーできれば、あとはシフト担当者が調整する」など合格基準を設けておくと良いでしょう。

システムによっては、特定の業種に特化して開発されたものもありますし、自店舗と同じか近い業種の店舗の導入事例もシステム選定の目安になります。

シフト管理システムで店舗運営をより良くしていくためには、シフト管理者以上にスタッフの使いやすさを追求することが大切です。

判断基準の一つは、自店舗のスタッフにどんな属性の人が多いか。学生のアルバイトか、主婦層か、はたまたシニアが多いのかによって、システムの良し悪しやツールを使いこなす難易度も変わってきます。

例えばスタッフが若者中心の店舗では、現代の若者はチャットアプリを利用してやり取りすることに慣れていることから、メールアドレスを持っていないスタッフもいるでしょう。もしシステム利用にメールアドレスが必要であれば、利用登録する際に多少手こずるかもしれません。

また、ITが苦手なスタッフの多い店舗では、スマートフォンを持っていない割合も多いかもしれません。そもそもスタッフがつまずかないようなシステムを選定することに加えて、どうしてもつまずきそうなポイントを洗い出しておき、サポートの方法を事前に決めておくと導入がスムーズです。