効率的なシフト表の作成・管理方法は？テンプレート種類別の特徴＆シフト表の作り方

スタッフ一人一人の勤務時間および勤務時間帯を図に表す形式になっているタイムシフト表では、時間別の人員配置が適切かをチェックできます。

例えば、その日に必要なスタッフ数を十分に確保できていたとしても、交代で休憩を取るタイミングや早番・遅番の入れ替わりタイミングを間違えると手薄な時間帯が発生し、サービス品質の低下や、売上機会の損失につながります。タイムシフト表は、そうしたリスクを押さえるために効果的です。

タイムシフト表は、一目でその日の店舗の動きを把握することに向いています。また、単純に時間帯別の人員数を確認できるだけでなく、役割ごとに色分けをすればスタッフの業務分担の抜け漏れを確認するのにも役立ちます。「テラス席にスタッフを配置できているか」「○○ができるスタッフが最低1人は全時間帯にいるか」といった運営上重要な観点を視覚的に確認できます。

基本的に1日1ページのため、営業日数分の作成が必要です。また、タイムシフト表は1日の店舗全体の動きを把握することには向いていますが、スタッフごとの勤務状況を把握するには他のページと切り替えながら確認する必要があります。

・同時間帯にある程度のスタッフ数が必要で、役割が複数に分かれている店舗
・1日を通して営業しており、スタッフの出勤・休憩・退勤時間がバラバラな店舗
・スタッフの希望にあわせて勤務時間や時間帯を柔軟に対応したい店舗

タイムシフト表を簡略化して、1週間または2週間単位で一覧化したものが週間シフト表です。特徴は曜日別の比較がしやすいこと。例えば、平日と土日祝日で集客数が大きく変動する店舗では、日によって必要な人員数も大きく変わります。そうした変化も加味しながらシフトを作成・管理しやすい形式になっています。

前後の日程の勤怠状況が見えるため、「連勤させすぎていないか」「適切なインターバルが取れているか（遅番の翌日に早番といった組み合わせが多すぎないか）」などの、労務管理観点をチェックすることに向いています。スタッフに負担をかけすぎることがないように、労働基準法で定められている範囲内で適切に休日を取ってもらうためにも、1週間単位でシフトを俯瞰してみることが重要です。また、週の労働時間が計算しやすいため、パート・アルバイトスタッフの「週何時間働きたいか」といった希望にも応えやすくなります。

1週間を一覧化している表のため、細かいことは記載しづらい仕様です。1日の詳細なシフトの流れを把握したい場合は、タイムシフト表を別途作成した方が良いでしょう。

・働いているスタッフが比較的少数の店舗
・フルタイムで働く人が中心で、働き方のバリエーションが少ない店舗
・ランチタイムの後に一斉に休憩を取る飲食店など、人の入れ替わりが複雑でない店舗

週間シフト表を更に簡略化し、1カ月のシフト状況を一枚で表したものが月間シフト表です。タイムシフト表や週間シフト表のようにビジュアルでシフトを表現することが難しいため、記号などを活用して運用されることが多いです。

月間の総労働時間、休日日数が集計しやすく、労務管理観点をチェックするのに向いています。また、パート・アルバイトスタッフから希望シフトを収集するのにも適しており、このフォーマットに則ってそれぞれの希望を申請してもらうと全員の希望が一目でわかるため、その後のシフト作成もしやすくなります。完成したシフトの共有連絡も、月間シフト表であれば一枚で済みます。

個別のシフトを確認することは月間シフト表で十分可能ですが、スタッフ同士の重なりや抜け漏れの確認はしづらい仕様です。また、勤務時間を記号などで表現するため、その記号の意味を理解していないと内容を把握するために少し時間が取られます。

・10人～20人を超えるスタッフが働いている大規模店舗
・シフトのパターンが数パターンしかない店舗（早番・遅番のみ、など）

シフト表は、上記の代表的な3つを中心に複数のバリエーションが存在します。それぞれにメリット・デメリットがあるため、実際の店舗運営においては複数のシフト表を併用していることが多いです。

例えば、希望シフトの収集や決定したシフトを連絡する段階では月間シフト表を使い、毎日の動き方を確認するときにはタイムシフト表を用いるなど、それぞれの店舗の特徴にあわせて、使いやすいものを選びましょう。

シフト表を作成・管理する方法は主に2つあります。

表計算ソフトを用いてシフト表を作成できます。テンプレートを無料配布しているWebサイトもありますので、「できるだけ費用をかけずにシフト作成にチャレンジしたい」という場合は、表計算ソフトを活用するのも一案です。

注意点は、比較的手間がかかること。スタッフの希望シフトを表に転記したり、複数のシフト表を作成するために情報を移し替えたりと、時間のかかる作業もあります。関数やマクロを組めば効率化できますが、それなりの知識が必要です。

パソコンを使って本格的なシフト表の作成や管理をしようと検討しているのであれば、シフト管理システムを導入するのもおすすめです。

シフト管理システムとは、シフトにまつわるさまざまな業務を支援してくれるツールのことで、パソコンはもちろん、タブレットやスマートフォンでも操作が可能なシステムも多数あります。

1スタッフあたり月数百円程度のランニングコストで利用できるため、シフト業務が効率化されることを踏まえれば、店舗の規模に関わらず導入の意義はあるでしょう。

シフト管理システムは、スタッフが直接システムに希望を入力できるものが多いです。

そのため、1人ずつ送られてくるチャットアプリやメールの内容を読み取ってシフト表に転記していくような作業が必要ありません。手間がなくなるのはもちろん、伝え間違いや書き間違いが起こりにくいです。

近年、飲食業やサービス・接客業は多くの外国人スタッフによっても支えられています。重要な戦力ではあるものの、日本語レベルは人によってさまざまで、業務の手順を教えるのに苦労することもあります。シフトの希望をチャットアプリやメールなどでやり取りするときに、ミスコミュニケーションが発生するリスクもあるでしょう。

シフト管理システムでは、システム上の入力フォーマットに則って「○×」をつけたり希望時間を選択したりする仕組みが多く、言葉の壁があっても利用しやすいのが利点です。

自力でゼロからシフトを組もうとすると、「店舗運営に必要な人数が配置されているか」「スタッフへ適切に休憩や休日を与えられているか」「スタッフの希望をできるだけ叶えられているか」など、いくつもの条件を照らし合わせながらパズルのように組み合わせていく必要があります。

その点シフト管理システムでは、スタッフの希望や指定した条件にあわせて、ある程度最適な組み合わせを提案してくれる機能を搭載しているものもあり、完成までの時間を大幅に短縮できます。

その他、ガイドに従って情報を入力していくだけで、労働時間や休日日数を自動計算してくれるなど、表計算ソフトでは手計算や関数を使うような集計作業を自動化することができます。

シフト管理システムは、簡単なボタン操作で日次、週次、個人別……といったさまざまな切り口でシフトを確認できる機能を搭載しているものがあります。そのため、複数のシフト表を併用する際も、都度新しく表を作り直す必要はありません。

表計算ソフトや紙のシフト表であれば、PDFや画像データにして全員に送付する作業や、バックオフィスに掲示するといった作業が必要です。また、変更が発生した場合は、都度訂正版に差し替える必要があります。

シフト管理システムの場合、スタッフはシステム上で最新のシフトを閲覧することが可能です。システム管理者は変更連絡を行うだけでよく、都度データを取り出して配付する手間はかかりません。

シフトの連絡、作成、共有、変更、管理といったあらゆる業務を一貫してシステム上で行うため、データの取り違えや転記ミスの抑制に効果的です。

また、常に最新の情報を全員が見られるため、変更に気づかず出勤日や時間を間違えるといったすれ違いも防げます。

店舗を問わず同じシステム上でシフトのデータを管理するため、情報共有がスムーズに行えます。他店舗からスタッフのヘルプをお願いしたい場合のやり取りや、応援スタッフの労務管理にも役立ちます。

シフト管理システムでは、データをクラウド上に保存する仕組みが多いため、権限を持っている人であればどこからでもアクセスできます。「本社スタッフに都度シフト表を出力して提出する」といった作業が必要なく、業務報告の負荷をひとつ軽減できます。

シフト管理システムは、正確かつ透明性の高いやり取りができるため、スタッフの勤務実態を証明するデータとしても優れています。

労働時間を正しく管理することは、店舗の規模や業態に関わらず、すべての組織において法的に求められています。特に時給で働くスタッフは、自分の労働時間が正しく給与に反映されているかを気にします。全員が気持ちよく働ける環境を整えることにも、シフト管理システムが役に立つでしょう。

また、コロナ禍に政府や自治体から休業手当を受け取るためにはシフトが減ったことを証明する書類が必要でした。こうした万が一の事態に備えておくという観点でも、正しくデータを残せる仕組みを導入しておくことは大切です。