「つむぎや」の導入事例

表計算ソフトによるシフト管理で人員の過不足が発生 原因はスタッフとのコミュニケーション不足

粉問屋を母体に、カフェを併設した本店と大宮店の運営を行うつむぎや・土田物産株式会社。取締役副社長の土田康太氏は4代目であり、祖父の時代より小麦粉を使った商品の取り扱いを開始、うどんやカレーなどは取引先のメーカーによるOEMでの商品化を行っている。一方で土田氏が中心となって開発した「ふぃなんしぇ」などの一部菓子類は自社工場で製造。若年層から年配、家族連れまで幅広いお客に親しまれている。

本店は社員2人、パート4人が、大宮店はアルバイト12人が在籍。本店は常時3人体制で、販売管理や一部EC業務、カフェでのサービスなどを担っている。

「本店のシフト管理は表計算ソフトで作ったカレンダーに、休みの希望を記入する方式を採っていました。勤務時間は午前、午後、通しの3パターンだけだったので、あとはコミュニケーションを取りながら適宜シフトを調整していました。私も常に現場にいたので、スタッフとのやりとりもスムーズでした。それが不便だと感じたことは一度もなく、こうしたアナログなやり方が普通なのだろうと思っていました」と土田氏。

勤務時間の変更にも柔軟に対応 シフト作成の手間が減り 時間の有効活用が可能に

大宮店での運用を経て、約1年後には本店でも『Airシフト』を導入。以前は2週間ごとに休み希望を提出してもらっていたが、現在は希望する出勤時間を提出してもらっているという。

「『Airシフト』を使えば、午前、午後、通しという大まかな勤務時間でなく、柔軟な勤務時間に対応できます。例えば、本店勤務のパートさんは30代〜50代の主婦ですので、『PTAがあるので30分出勤を遅らせたい』といった希望にも対応できると思ったのです。細かい出勤時間を選べるようになれば、家庭の事情に配慮したシフト組みができますし、より働きやすい環境をつくれると考えています」と土田氏は言う。

また、土田氏自身の働く環境についても『Airシフト』の導入で改善されたという。これまで3～4時間要していたシフト作成が、『Airシフト』により30分で完了するようになり、移動中や隙間時間を使ってシフト作成ができるようになり、時間の有効活用ができるようになったためだ。

スタッフは『シフトボード』経由で希望を提出。提出日が近づくと自動でリマインドが送られるため、提出のし忘れを防止し、シフト希望が確実に集まる点もメリットだ。さらに、『シフトボード』内のチャット機能を使うとシフト調整依頼の連絡もできるので、今後は活用することも考えているが、今は本店では日報や連絡事項を共有するビジネスチャットアプリを使用している。土田氏がシフト調整を依頼すると、スタッフ間で話し合って調整したシフトを出してくれるという。

「『Airシフト』の導入と同時に、スタッフには『シフトボード』アプリのダウンロードをお願いしました。その際『リクルートが提供するサービスだから安心だよ』と話すと、皆すんなりと理解してくれました。よく知っている企業が提供するサービスであったことからも、新しいシステムの運用はスムーズでした」と土田氏。

土田氏は、企業として時代に合わせて変化し続けることが大切だと考えている。その一環として導入した『Airシフト』でシフト管理が効率化できたことと、人員配置の間違いが発生するストレスがなくなったことは大きかったという。こうした心理的ストレスの改善にも、『Airシフト』は役立っているようだ。

国産小麦の価値や魅力を発信し、小麦文化の発展に努めるため、今後はスタッフを増員し事業拡大にも乗り出す考えだ。