請求書払いとは、商品やサービスの代金を一定期間分まとめて後払いする決済方法のことです。この記事では、請求書払いを利用するメリットおよびデメリット、利用の流れ、期日の迫った請求書がある場合の対処法を解説します。請求書払いの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
この記事でわかること
- 請求書払いで代金を請求する側と支払う側それぞれのメリットおよびデメリット
- 請求書払いを利用する3ステップ
- 請求書払いをクレジットカードで支払う方法
- 請求書払いへの理解を深めることで、資金繰りの課題解決策がわかる
- 請求書払いを利用するメリットを知ることで、業務効率化を目指せる
- クレジットカードでの請求書払いを選択肢に加えることで、自社に合った支払い方法を選択できる
目次
請求書払いとは？
請求書払いとは、商品やサービスの代金を支払う手段として、多くの企業が採用する決済方法の1つです。具体的には、一定期間に発生した代金を、特定の期日にまとめて後払いします。
請求書払いは、取引相手の信用力をもとに商品やサービスの代金を後日払いするため、「料金後払い」「掛け払い」「与信取引」「信用取引」とも呼ばれます。
請求書払いが利用されるのは、BtoB（Business to Business：企業対企業）だけではありません。たとえば、オンラインショッピングにおけるコンビニ後払いなど、BtoC（Business to Customer：企業対消費者）でも利用されています。
請求書払いを利用するメリットとデメリット
ここでは、請求書払いを利用するメリットとデメリットを、請求する側と支払う側にわけて解説します。
代金の支払いを後日まとめて行う請求書払いは、商品やサービスを利用するたびに代金を支払う『都度払い』とは仕組みが異なります。請求書払いを選ぶことで発生するメリットとデメリットをあらかじめ確認し、スムーズでトラブルのない導入を目指しましょう。
請求する側のメリットとデメリット
代金を請求する側のメリットとデメリットは、下記のとおりです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・社員の業務負担が軽減する ・人的ミスが削減される ・大口取引を進めやすくなる | ・資金の未回収リスクが伴う ・支払いが遅れた場合、回収の手間がかかる ・入金までの資金繰りを考慮する必要がある |
請求書払いを導入することで、請求書の発行や入金確認の回数が軽減します。それにより、請求書の作成や送付といった社員の業務負担を減らせる点が、請求書払いを利用するメリットです。業務負担が減ることでリソースに余裕が生まれれば、人的ミスの削減も期待できます。
請求する側にとっての請求書払いのメリットは、1ヶ月分の支払いをまとめて請求できる点です。都度払いの場合は取引のたびに発生していた請求と入金確認の作業を、請求書払いだと毎月1回に減らせるため、経理担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
また、請求書払いは大口取引で使用されることが多く、取引機会の拡大や新規顧客獲得が期待できる点もメリットに挙げられます。信用取引により取引先との信頼関係を築ければ、長期的な取引にもつながるでしょう。
請求書払いのデメリットは、資金の未回収リスクが伴う点です。取引先の支払いが難航した場合には、回収に大きな手間がかかる可能性があることは覚えておきましょう。
支払う側のメリットとデメリット
代金を支払う側のメリットとデメリットは、下記のとおりです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・社員の業務負担が軽減する ・人的ミスが削減される ・資金繰りの改善が期待できる | ・請求書管理が必要 ・支払いが遅れると信用力が低下する |
請求書払いのメリットには、振込期日の確認や振込作業などの手間が減ることによる、業務負担の軽減が挙げられます。業務負担が減ることで、人的ミスの削減も期待できるでしょう。
また、後払いにすることで現金が流出するタイミングを遅らせて、現金に余裕を持たせられるケースもあります。
支払う側にとっても、請求書払いを利用することによる業務量の軽減は、大きなメリットです。都度払いの場合は取引のたびに支払い業務が発生しますが、請求書払いの場合は支払い業務が毎月1回で済むため、担当社員の業務負担を減らせます。
また、都度払いでは取引のたびに現金が流出しますが、請求書払いでは支払期日まで現金を手元に置いておけます。支払日を先延ばしにできることで資金繰りに余裕が生まれる点も、請求書払いで支払うことのメリットです。
請求書払いのデメリットは、請求書の管理が必要になる点です。都度払いとは異なり、決まった日にまとめて支払いをする請求書払いでは、管理を怠ると、支払い忘れや、期日までの支払い資金に余裕のない事態が発生する可能性があります。
支払い忘れや遅れがあると、取引先との信頼関係が崩れ、場合によっては取引が終了するかもしれません。請求書払いを利用する際は請求書の管理を徹底し、必要に応じて『請求書立替払いサービス』などの利用を選択肢として持っておくことが重要です。
請求書払いを利用する流れ
請求書払いを利用する流れを、請求書を発行する側の視点から下記の3ステップで解説します。
- 情報収集と与信審査
- 請求書の作成と授受
- 支払いまたは消込処理
不備なくスムーズに請求書払いを進めるためにも、前提知識として持っておきましょう。
1.情報収集と与信審査
請求書払いではまず、請求する側による取引先の情報収集と与信審査が実施されます。請求書払いは、取引先との信頼関係に基づいた後日払いです。
万が一、信用力が低い会社や財務状況が悪化している企業に請求書払いを実施してしまうと、資金を回収できないおそれがあります。そのため代金を請求する側は、未回収リスクを軽減できるよう、取引先の信用力や返済能力を事前に調査するのです。
請求書払いでは、与信審査に基づいた与信限度額が設定されます。支払う側は、与信限度額を超える請求書払いはできません。
請求書払いによる代金の支払いをしたいと考えている場合は、日ごろから信用力を傷つけないように気を付け、財務管理をしっかりと行うことが重要です。
2.請求書の作成と授受
与信審査が完了したら、請求する側が請求書の作成と送付をします。請求書に記載する主な内容は下記のとおりです。
- 請求書の発行日・請求金額
- 請求する側の企業名・担当者名
- 支払う側の企業名
- 取引年月日
- 取引内容（商品・数量・単価など）
- 支払方法（振込先金融機関名、手数料負担など）
- 支払期日
請求書の送付は郵送または電子メールのほか、クラウドサービスや請求代行サービスなどが利用されます。支払う側は、請求書受取後に内容を十分に確認しましょう。
3.支払いまたは消込処理
支払う側は、請求書を受け取ったら支払期日までに忘れずに入金をします。入金が遅れると取引先との信頼関係が崩れたり、トラブルが発生したりする可能性があるため、期日管理は徹底してください。
入金確認後に請求する側が消込処理を実施すれば、請求書払いは完了します。
請求書払いの支払いをするのであれば、リクルートが運営する『請求書立替払いサービス』が便利です。『請求書立替払いサービス』は、手持ちのクレジットカードを利用して最短当日に振込みができます。
『請求書立替払いサービス』は、振込先情報とカード情報さえあれば申し込めます。支払日を実質的に最大60日間延長できるので、期日の迫った請求書の支払いに悩んでいる方は、『請求書立替払いサービス』を利用してみてもいいかもしれません。
代金の支払いが遅れるとどうなる？
ここでは、請求書の支払いが行われないときに取られる処置を紹介します。支払期日に支払いが行われない場合、請求側は回収業務を実施しなければなりません。業務の流れをあらかじめ確認し、スムーズな資金回収を目指しましょう。
電話や書面による催促
請求書の支払期日を過ぎても入金がない場合、まずは請求する側が電話での催促を行います。電話で催促をしても代金が支払われないときは、書面や電報、電子メールなど記録が残るもので再度催促を実施します。
催促を受けた支払う側は、入金が遅れた理由などを正直に伝え、新たに設定された支払期日までに速やかに入金しましょう。
督促状の送付
催促をしても支払いが行われないときは、請求する側から支払う側に督促状が送付されます。実は、前項で解説した催促と督促状に、明確な違いはありません。しかし、一般的に督促状のほうが、催促より強制力が強いとされます。
督促状は、新たな支払期日と支払われなかった場合の対応を記載し、内容証明郵便で通知するのが望ましいです。
法的措置
督促状を送付しても支払いが行われない場合は、法的措置が選択肢にあがります です。法的措置には、裁判所への支払督促の申し立てまたは少額訴訟、通常訴訟などが考えられますが、それぞれの手続については弁護士等の専門家に依頼するのが適切です。
それぞれの概要を確認しましょう。
支払督促の申し立て
支払督促の申し立てとは、簡易裁判所を通して未払い分の支払いを求める方法です。裁判所からの支払督促通知から2週間以内に異議申し立てがない場合は、強制執行ができます。
支払う側からの異議申し立てがあった場合は、後述する通常訴訟での解決を目指します。
支払督促の申し立てにかかる申立手数料は、訴訟のおよそ半分です。また、手続負担も、訴訟と比較して少ないといわれます。
少額訴訟
少額訴訟とは、60万円以下の未払金の回収を求める際に利用できる制度です。簡易裁判所に少額訴訟を提起すると、原則として1回の審理ののち、即日で判決が言い渡されます。
このように少額訴訟は、スムーズな資金の回収が期待できる方法の1つです。ただし、支払う側が支払いに応じない場合には、通常訴訟での解決を目指します。
通常訴訟
通常訴訟とは、少額訴訟に当てはまらない場合や、支払督促の申し立てや少額訴訟で争いが解決できないときに採られる方法です。通常訴訟は、請求額によって簡易裁判所か地方裁判所が管轄となり手続きを進めます。
通常訴訟では当事者が主張と立証行い、その内容を裁判所が判断するため、解決まで1年程度の時間がかかります。また、専門的な知識が必要で弁護士への依頼が必要になるなど、まとまった費用も必要です。
一方で、通常訴訟は支払督促の申し立てや少額訴訟と比較して、資金を回収できる可能性が高いとされます。時間や費用をかけてでも資金回収をしたい場合は、通常訴訟を選びましょう。
期日の迫った請求書がある場合はどうする？
支払う側として、期日の迫った請求書がある場合、現金のほかにクレジットカードによる支払いという選択肢があります。すぐに現金を用意するのが難しい場合や、手元に現金を残しておきたいときなどは、支払日を後ろ倒しできるカード払いが有力な選択肢となるでしょう。
クレジットカードによる請求書の立替払いは、金融機関などさまざまな会社が請求書払い代行サービスとして提供しています。クレジットカードによる立替払いを検討している方は、サービスの内容を比較検討し、自社に合ったものを選びましょう。
『請求書立替払いサービス』なら、クレカで請求書の支払いができる
リクルートが運営している『請求書立替払いサービス』でも、クレジットカードによる立替払いが可能です。請求書払いのクレジットカードによる支払いを希望しているのであれば、利用を検討してみると良いでしょう。
『請求書立替払いサービス』の特徴には、下記があります。
- 請求する側に立替払いサービスの利用を知られない
- 手持ちのクレジットカードを利用できる
- 支払いを実質的に最大60日間延長できる
『請求書立替払いサービス』は、請求する側に知られずにサービスを利用できます。そのため、このサービスを利用したことで、資金繰りが悪化しているという印象を持たれるといった心配がありません。
支払いには、手持ちのクレジットカードが利用できます。代表者の個人カードでも支払いできるため、スムーズに利用をスタートできるでしょう。
請求書立替払いサービスを利用するメリットは、本来カード払いできない支払いをカードで決済できる点です。クレジットカード払いができる費用の具体例には、下記があります。
- 仕入れ代金
- 事務所家賃
- 外注費用
- 設備・メンテナンス費用など
- 社会保険料
請求書立替払いサービスを利用することで、期日の迫った支払いを最大60日後に延長できます。また、振込は申込みから最短当日に実施されるため、期日の迫った請求がある方にぴったりです。
まとめ
請求書払いとは、一定期間に発生した商品やサービスの代金を、後日まとめて支払う決済方法です。請求書払いは、企業や個人事業主間の支払いに多く利用されます。
請求書払いを利用するメリットは、請求する側と支払う側の双方において、業務負担の軽減や人的ミスの削減が期待できる点です。デメリットは、請求する側に未回収リスクが発生する点や支払いの遅延により支払う側の信用力低下を招く点などがあります。
請求書払い代行サービスを利用すれば、クレジットカードによる請求書の立替払いが可能です。例えば、リクルートが運営する『請求書立替払いサービス』であれば、期日の迫った支払いを最大60日後に延長できます。また、振込は申込みから最短当日に実施されます。
請求書払いを頻繁に利用する企業や個人事業主の方は、『請求書立替払いサービス』の活用を検討してはいかがでしょうか。
