経費精算業務において、従業員による立替払いはよく発生する業務のひとつです。経費の種類や処理方法が多岐にわたるため、経理担当者の負担が大きい業務といえるでしょう。
この記事では、従業員による立替払いと、企業間取引における立替払いの2種類を解説します。
さらに、業務を効率化するための経費精算システムや請求書立替払いサービスなど、企業内外の経理業務効率化に役立つ情報も紹介します。経費精算の業務全般における情報をまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。
この記事でわかること
- 立替払いとは、本来費用を支払うべき人または企業以外の者が、一時的にその代金を負担すること
- 立替払いは、交通費や出張費、会議費などの経費支払いで生じることが多い
- 立替払いは、企業・フリーランスや従業員などシーンに応じて課題の対策を講じて運用する必要がある
目次
立替払いとは？
立替払いとは「本来費用を支払うべき人または企業」以外の者が、一時的にその代金を負担することです。
ビジネスの現場では、主に下記2つのパターンが見られます。
- 従業員の経費精算における立替払い
- 企業間の費用立替
従業員の経費精算における立替払いとは、従業員が業務に必要な費用（交通費、接待費、備品購入費など）を一時的に自己負担し、後日会社に請求して精算する行為です。具体的には、営業担当者が顧客との会食費用を立替たり、社員が業務で使用する文房具を自費で購入したりするケースがあります。
企業間の費用立替とは、取引先や関係会社が負担すべき費用を、自社が一時的に支払い、後日請求して回収する行為です。具体的には、共同プロジェクトで発生した費用を、一方の企業が一時的に立替払いするケースがあげられます。業務を円滑に進めたり、取引先との関係を維持したりするために行われることが多いでしょう。
立替払いと仮払いの違い
立替払いと混同しやすいものに「仮払い」があります。仮払いは、後日精算を前提に、概算で金銭を前渡しする行為で、出張旅費や交際費など、金額が確定していない場合に用いられます。
仮払いは「前払い」の性質を持ち、後日、実際に使用した金額との差額を精算します。それぞれの立替払いと仮払いの違いは、次のとおりです。
＜立替払いと仮払いの比較表＞
| 項目 | 立替払い | 仮払い |
| 意味 | 従業員が一時的に経費を自己負担し、後日会社に請求する | 会社が従業員に概算の経費を前渡しし、後日精算する |
| タイミング | 事後精算 | 事前概算払い、事後精算 |
| 対象となる経費 | 金額が確定している経費 | 金額が確定していない経費 |
| メリット | 精算手続きが比較的シンプル | 従業員の金銭的負担を軽減できる |
| デメリット | 高額・長期の場合、従業員の負担が大きい | 書類作成や照合など、手続きが煩雑 |
適切な使い分けにより経費精算を効率化することで、従業員の負担を軽減できます。
立替払いが生じる具体例
ここでは、立替払いが実際にどのような場面で発生するのか、具体的な例をあげて紹介します。立替払いが頻繁に発生する主な経費の一覧は、下記のとおりです。
- 交通費
- 出張費
- 会議費
- 交際費
- 備品購入費
- その他業務の経費
それぞれを詳しく見ていきましょう。
交通費
交通費は、従業員が業務に関連して移動する際に発生するため、立替払いが頻繁に生じる経費のひとつといえるでしょう。
営業担当者が顧客を訪問するために電車やバスを利用したり、会議に出席するために別の事業所へ移動したりする場合などが考えられます。
また、急な移動が必要となりタクシーを利用するケースもあるかもしれません。これらの移動にかかる費用は、通常、従業員が自身の交通系ICカードや現金で支払うことが多く、これが立替払いとなります。
なお、自家用車を業務で使用した場合のガソリン代や有料道路代も立替払いに含まれることがありますが、これらは会社の旅費規程などにもとづいて別途計算される場合もあるため確認が必要です。
出張費
出張費も、立替払いが発生しやすい経費です。出張では、目的地までの往復交通費（新幹線代や飛行機代など）に加え、宿泊費や現地での移動費などの費用が発生します。
遠方への出張や数日間にわたる滞在の場合、立替金が高額になりがちです。従業員の負担を軽減するため、事前に概算額を支給する「仮払金制度」の利用や、法人カードを従業員に持たせて出張関連費用を直接支払わせる方法などで対応している企業もあります。
会議費
社内外での会議に関連しても、従業員による立替払いが発生することがあります。具体的には、社内に適切な会議スペースがなく、外部の貸し会議室を利用した場合の会場レンタル料や、会議でお弁当を手配した場合の代金などが代表的なものです。
これらの費用は会社から直接支払われることもありますが、急な会議設定や参加人数の変更などで手配が間に合わず、担当者が立替て支払う場面も出てくるでしょう。
交際費
交際費（接待交際費）は、立替払いが発生する経費のなかでも、税務上の観点から慎重な管理が求められる項目です。多くの場合、領収書には参加した相手先の会社名や氏名、自社の参加者名などをメモ書きすることが求められます。
また、交際費は私的な支出との境界が曖昧になりやすく、不正利用のリスクも他の経費に比べて高い傾向にあります。そのため、ほかの経費に比べて細かい承認プロセスとなるケースもあるでしょう。
備品購入費
オフィスで日常的に使用する事務用品や消耗品などの備品購入費も、立替払いが発生することがあります。たとえば、急な打ち合わせでボールペンやノートが必要になった場合に、従業員が購入するシーンがあるかもしれません。
その際に、個人の現金やクレジットカードで支払うと、立替払いが発生します。対象となる備品は、文房具類やOA消耗品、オフィスで使う日用品など多岐にわたります。
その他業務の経費
これまであげた経費以外にも、日々の業務活動においては多種多様な経費が発生することがあります。企業の活動は非常に多岐にわたるため、予期せぬ支払いが必要になるケースは少なくありません。
どのような経費であっても、立替払いが発生した際には、その費用が業務上必要なものであることを明確にし、会社の規定に沿って適切に処理することが重要です。
企業間取引における請求書立替払いとは？
企業間取引における請求書立替払いとは、「請求書カード払い」とも呼ばれサービス提供会社が一時的に請求書支払いを代行するサービスのことです。利用者は後日、これらのサービス提供会社に対して、手数料と共に代金を支払います。
ただし、サービスによっては利用には審査と手数料が発生するため、手数料率や返済条件、サービスの信頼性を比較検討し、自社の状況に合ったサービスを選択することが重要です。
- 利用例_通常クレジットカード払いができない請求書の支払い
- 利用例_支払い期日までの時間がない場合の支払い
- リクルートの「請求書立替払い」サービスとは？
それぞれを詳しく見ていきましょう。
利用例_通常クレジットカード払いができない請求書の支払い
取引先から届いた請求書の支払いは、銀行での振込が一般的です。売上代金が入る前に、仕入代金を入金しなくてはならない業種の場合、手元の現金が少なくなってしまう不安があるかもしれません。
その際に、請求書立替払いサービスを使用すれば、取引先への支払いはサービス提供会社が行い、自社の支払いはクレジットカードの引き落とし日まで先延ばしにできるため、手元に現金を残すことができます。
対象となる請求書は、仕入代金やオフィス賃料、公共料金など多岐にわたります。対応しているブランドであれば、手持ちのクレジットカードをそのまま使用できる点もメリットです。
利用例_支払い期日までの時間がない場合の支払い
請求書の支払期日が迫っているが手元の現金に不安がある時も、請求書立替払いサービスは有効な対策です。サービスを利用することで支払いを延長することができます。
最短即日で取引先へ振り込みできるので、一般に融資実行までに時間がかかる銀行などからの借入よりも、大幅に時間が短縮できます。
リクルートの「請求書立替払い」サービスとは？
「請求書立替払いサービス」は、株式会社リクルートが提供するサービスです。本来クレジットカード払いができない請求書の支払いを、リクルートが一時的に立替え、クレジットカード払いに切り替えることが可能です。これにより、実際の支払いを最大60日後まで後ろ倒しにすることができます。借入とは異なり、担保や書類審査は一切不要。オンラインで手続きが完結し、取引先へ最短当日に振込できるため、期日の迫った請求書の支払いに便利です。
従業員の立替払いを精算するプロセス
ここでは、社内における経費精算について一般的なプロセスを段階ごとに解説します。主に下記の4ステップで行います。
- 立替払いの発生
- 立替払いした領収書の受領
- 経理担当者による精算処理
- 立替た金額を従業員へ返金
それぞれを詳しく見ていきましょう。
立替払いの発生
従業員の立替払い精算は、まず「従業員が業務に必要な費用を一時的に支払う」ことからはじまります。
本来、会社が負担すべき経費の支払いが生じた際に、従業員が個人の現金や交通系ICカード、クレジットカードなどを使って支払うことで「立替払い」が発生します。
立替払いした領収書の受領
立替払いを行った従業員は、支払い時に受け取った領収書を、会社に提出する必要があります。
会社がその支出を正式な経費として会計処理し、従業員へ返金するためには、客観的な証拠書類にもとづいて、支払いが行われた事実とその内容を確認する必要があるからです。
経理担当者による精算処理
従業員から経費精算の申請と領収書が提出されると、経理担当によるチェックと精算処理がはじまります。
不正な申請や二重請求、記載ミスなどを防ぐため、提出された内容が会社の経費規程や会計ルール、税法の基準に沿っているかの確認作業を行います。
具体的には、経費の必要性や領収書の内容と申請内容が一致しているか、法人税の接待交際費ルールに収まっているかなど、複数の項目をチェックするのが一般的です。
立替た金額を従業員へ返金
経理担当者によるチェックと会計処理が完了し、最終的な承認が得られると、いよいよ立替払いされた金額が従業員へ返金されます。
返金の方法は会社によって異なりますが、次のような方法が一般的です。
- 給与と一緒に振り込む
- 給与とは別に振り込む
- 現金で手渡しする
返金のタイミングも、月1回のみ、または申請受付から一定期間後など、会社の規定によって異なります。
従業員の立替払いにおける課題
従業員による立替払いは、多くの企業で日常的に行われている経費精算の方法ですが、いくつかの課題も存在します。
立替払いが抱える主な課題として、下記の3点があげられます。
- 高額な立替払いは従業員の金銭的・心理的負担になる
- 社内の清算処理が速やかに終わらない
- 不正計上やヒューマンエラーが発生することがある
それぞれを詳しく見ていきましょう。
高額な立替払いは従業員の金銭的・心理的負担になる
業務内容によっては、従業員が一時的に数十万円単位の支払いを肩代わりするケースも考えられます。あまりにも高額な立替金は、個人の支払い管理を圧迫する可能性があります。
個人のクレジットカードで経費を支払った場合、その代金の引落とし日までに精算が完了しない場合、従業員は自己資金で支払う必要性に迫られます。これは、精神的なストレスにもつながりかねません。企業は、仮払金制度や法人カードの導入など、従業員の負担を軽減する対策を講じる必要があります。
社内の清算処理が速やかに終わらない
立替払い後の精算手続きでは、申請書の不備や承認者の不在、経理部門の繁忙期などが原因で処理が滞るケースがあります。
精算処理の遅延は、従業員の経済的負担を増やし、経理部門の業務効率も低下させるため、対策が必要でしょう。申請・承認のワークフロー見直しや、経費精算システムの導入が解決策として有効です。
不正計上やヒューマンエラーが発生することがある
立替払い精算では、意図的な不正計上とヒューマンエラーのリスクが存在します。申請金額の誤りや領収書の改ざんなどは、会社の損失や信頼低下につながる重大な問題です。
これらのリスクを減らすには、経費精算ルールの明確化や承認・チェック体制の強化が欠かせません。また、経費精算システムを導入することで、ささいな人的ミスは少なくできるでしょう。
企業・フリーランスの方の請求書支払いにおける課題
企業やフリーランスの方々にとって、日々の請求書支払いは複数の課題が伴います。
主に、下記4点があげられます。
- 予期せぬ費用の発生
- 支払い期日の集中
- 銀行融資などの手続きの煩雑さ
- 支払いの遅延を避けたいというプレッシャー
それぞれを詳しく見ていきましょう。
予期せぬ費用の発生
事業運営では、予測不能な費用発生が資金繰りを圧迫します。機械の故障や自然災害による修繕費、予期せぬ大口受注による仕入など、これらの費用は請求書支払いを困難にする可能性があります。
とくに中小企業やフリーランスにとって、突発的な資金流出は事業継続を脅かす深刻な問題です。リスクを完全に排除することはできませんが、日頃から利益の一部を予備資金として確保したり、資金調達の手段を検討したりしておくことが重要です。
支払い期日の集中
多くの企業やフリーランスが直面する資金繰りの課題として、請求書支払いが月末に集中する点があげられます。これは日本の商習慣に根ざしており、買掛金や家賃、給与などが月末払いに設定されることが多い一方で、売上回収は遅れる傾向にあるため資金管理が難しいことが原因のひとつです。
さらに、納税時期と重なるとさらに厳しくなることも考えられます。資金繰り表できちんと管理していたとしても、入金遅れや突発的支出などによって、資金ショートを招くおそれがあります。
銀行融資などの手続きの煩雑さ
請求書支払いのための資金が必要になった場合、銀行融資は選択肢の一つではあるものの、手続きの煩雑さと審査時間が課題となります。提出書類が多く、準備に時間がかかるうえに、審査にも数週間から数か月を要することがあるためです。
担保や保証が必要な場合もあり、とくに新規企業やフリーランスにはハードルが高いかもしれません。請求書支払いの期日が迫っている場合は、立替払いのサービスやファクタリングなど、より迅速な資金調達手段を検討することが賢明です。
支払いの遅延を避けたいというプレッシャー
事業継続における請求書支払いの期日厳守は、取引先との信頼関係の基盤です。支払遅延は信用失墜や取引条件の悪化、遅延損害金のリスクを招くかもしれません。
継続的に資金管理が厳しい状況が続くと、支払いへの不安が事業への集中を妨げることもあり悪循環に陥ります。資金繰り表による状況把握や資金調達手段の確保を事前にしっかり行うことで、安定して事業に取り組める可能性が高くなります。
従業員の立替払いを効率化する方法
ここでは、従業員の負担軽減と会社全体の業務効率化を実現するための具体的な方法を紹介します。
主な方法として、下記の3点があげられます。
- 立替払い（経費精算）システムを導入する
- 法人クレジットカードを活用する
- 経費精算業務をアウトソーシングする
それぞれを詳しく見ていきましょう。
立替払い（経費精算）システムを導入する
経費精算システムの導入は、従業員の立替払いにおける課題を解決し、精算業務を効率化する有効な手段です。従来の、紙やExcelなどを使用した精算では、手作業によるミスや不正のリスクがありました。しかし、立替払い（経費精算）システムを導入することで、これらの問題を根本から改善することが可能です。
多くの経費精算システムは、スマートフォンアプリからの申請や、領収書の自動読み取り、会計ソフトとの連携など、多岐にわたる機能を提供します。これらの機能により、申請者の手間が削減されて、承認者の確認効率化も実現します。
法人クレジットカードを活用する
従業員の立替払い負担を軽減し、経費精算を効率化するには、法人クレジットカードの活用が効果的です。現金や個人カードでの立替が不要となり、高額な立替による負担や精神的ストレスを軽減できます。
経費精算システムと連携すれば、利用明細の自動取り込みにより申請の手間が省け、経理担当者のチェック作業も効率化します。ポイント還元や付帯サービスによるコスト削減や福利厚生の充実、経費支出の可視化による不正防止も可能です。ただし、私的利用禁止など、明確な利用ルールの設定と周知が必須です。
経費精算業務をアウトソーシングする
経費精算業務のアウトソーシングは、従業員の立替払いに関連する業務効率化の有効な手段です。専門業者への委託により、社内の経理担当者がより高度な業務に集中できます。
また、第三者のチェックによる不正行為の抑制効果も期待できます。
一方で、外部委託費用がかかる点や、情報共有の手間、情報漏洩リスクといったデメリットもあることは把握しておきましょう。委託範囲や委託先の慎重な選定が重要となります。
企業・フリーランスの方の請求書支払いを効率化する方法
請求書の支払い業務は煩雑で時間がかかり、資金状況が把握しにくいことがあります。
ここでは、企業やフリーランスの方が請求書支払いをよりスムーズに行うための、具体的な2つの方法について解説します。
- 「請求書立替払いサービス」を活用する
- 可能な場合、クレジットカード・電子マネー決済の導入
それぞれを詳しく見ていきましょう。
「請求書立替払い」サービスを活用する
請求書立替払いとは、「請求書カード払い」とも呼ばれサービス提供会社が一時的に請求書支払いを代行するサービスのことです。利用企業は後日、これらのサービス提供会社に対して、後日手数料と共に代金を支払います。
ただし、利用には審査と手数料が発生する場合もあるため、手数料率や返済条件、サービスの信頼性を比較検討し、自社の状況に合ったサービスを選択することが重要です。
たとえば、リクルートの「請求書立替払いサービス」は審査や書類提出が一切不要で、目の前の支払いを手持ちのクレジットカードで支払えます。
このサービスを利用することで、複数の取引先への支払いを一本化し、支払い業務を効率化することも可能です。また、支払期日を延長できるため、とくに、月末などに支払いが集中する場合や、急な資金需要が発生した場合に有効です。
可能な場合、クレジットカード・電子マネー決済の導入
請求書支払いの効率化において、クレジットカードや電子マネー決済の導入は有効な手段です。従来は銀行振込が主流でしたが、キャッシュレス決済に対応する企業が増えています。下記に具体的なメリットをまとめました。
＜クレジットカード・電子マネー決済を導入するメリット＞
| メリット | 詳細 |
| 振込手数料の削減 | 銀行振込で発生していた手数料を削減できる |
| 支払い手続きの簡略化 | 銀行の窓口やATMに出向く必要がなく、オンラインで決済手続きを完結できる |
| 経費管理の容易化 | 利用明細がデータとして残るため、支払の明細を管理しやすく、会計ソフトへの入力や経費分析にも役立つ |
| 支払いサイトの延長（クレジットカードの場合） | カードの締め日から実際の引落とし日までに1か月以上の猶予期間が生まれる |
| ポイント還元（クレジットカードの場合） | 利用額に応じてポイントが付与される（社内の備品購入などに利用することで間接的なコストカットになる） |
ただし、すべての取引先がキャッシュレス決済に対応しているわけではない点や、クレジットカードの利用限度額、セキュリティ対策の必要性には注意が必要です。
立替払い（経費精算）システムを選ぶポイント
経費精算システムは、従業員の立替払いに関する課題を解決し、業務効率化に大きく貢献します。システム選定における主なポイントは下記の4点です。
- 機能が自社にあっているか
- 操作しやすいか
- 導入コストが高すぎないか
- 既存の会計システムと連携できるか
チェックするべきポイントを把握し、失敗しないシステム選びを行いましょう。
機能が自社にあっているか
経費精算システムの選定において、業務内容や課題への適合性は最優先事項です。便利な機能には魅力を感じやすいですが、使える機能が多すぎると操作が煩雑化したり、コストがあがったりします。
課題を明確化し、必要な機能を洗い出したうえで比較検討しましょう。無料トライアルで実際の操作性を試すことも有効です。
操作しやすいか
システムの操作性は、利用者の定着率と業務効率に直結します。操作画面が複雑だったり、入力項目の多かったりすると、利用者の負担が増えることが考えられます。とくにITツールに不慣れな利用者が利用する場合は、シンプルさが重要です。
無料トライアルで実際の操作感を体験したうえで、検討するとよいでしょう。直感的で使いやすいインターフェースを持つシステムがおすすめです。
導入コストが高すぎないか
経費精算システムの導入は投資であり、コストと効果のバランスが重要です。初期費用、月額/年額利用料、オプション費用などを考慮し、長期的な視点で費用対効果を評価しましょう。従業員数や利用頻度に応じた料金体系を選択し、導入による作業時間削減やコスト削減、不正防止などの効果を定量的に検討することが重要です。
既存の会計システムと連携できるか
経費精算システムの導入効果を最大化するためには、既存の会計システムとのスムーズなデータ連携が不可欠です。手作業でのデータ転記は手間とミスの原因となります。自動連携機能により、経理業務の効率化と正確性を向上させましょう。
システム選定時には、連携機能の有無、連携方法、連携可能なデータ種類などを確認し、会計業務全体の最適化を目指しましょう。
立替払いにおけるよくある質問
立替払いや経費精算に関して、日々の業務のなかで疑問に思う点も多いのではないでしょうか。よく寄せられる質問とその回答について解説します。
- 立替払いの際の領収書の宛名はどうすればいいですか？
- 電子帳簿保存法への対応で注意することはありますか？
なお、不明な点は原則として税理士や管轄の税務署で確認するようにしましょう。
Q：立替払いの際の領収書の宛名はどうすればいいですか？
A：原則として会社名を記載しましょう
従業員が立替払いした領収書の宛名は、原則として会社名を正式名称で記載してもらいましょう。これにより、支出が会社の事業活動のためであることが明確になり、税務調査でも説明しやすくなります。
しかし、レジや販売システム上の理由で会社名が記載できないケースもあるかもしれません。この場合「支出が業務上、必要であったか」を明確に説明できることが必要です。細かい決まりは、企業ごとの経費精算規程に則るため、そのルールに従いましょう。不明点は経理担当者へ確認しておきましょう。
Q：電子帳簿保存法への対応で注意することはありますか？
A：立替払い経費で仕入税額控除を受けるためには、原則として以下の2つをセットで保存する必要があります。
- 従業員が取引先から受け取った『適格請求書（インボイス）』（原本またはデータ）
- 社内で作成・管理する『立替金精算書』
その上で、従業員が受け取るインボイスが「紙」か「電子データ」かによって、社内での保存方法が変わるため注意が必要です。
① 従業員が「紙」の領収書を受け取った場合 従業員から紙のインボイス（レシートなど）を受け取ります。経理担当者は、その紙をスキャナ保存の要件に従って電子化するか、紙のままファイリングして保存します。
② 従業員が「電子データ」の領収書を受け取った場合（メールのPDFなど） これは「電子取引」にあたり、最も注意が必要です。
- 従業員から、受け取った電子データ（PDFなど）をそのままの形で提出してもらう必要があります。
- 会社は、その電子データを、紙に出力することなく、電子帳簿保存法の要件（検索機能の確保など）を満たして電子保存する義務があります。
いずれのケースでも、単に『立替金精算書』があるだけでは不十分で、大元となるインボイスを必ずセットで管理することが、税務上の要件を満たすために重要です。
まとめ
立替払いは、経理担当者やフリーランスの方にとって負担となる業務のひとつです。処理に手間がかかったり、疑問が生じたりすることもあり、スムーズに進められないこともあるでしょう。
今回は、立替払いの基本や仮払いとの違いにはじまり、従業員の経費精算プロセスや企業間取引での請求書支払いなどについて、幅広く解説しました。
とくに多くの方が不安を感じる領収書の宛名や電子帳簿保存法への対応は「よくある質問」で解説しています。これらの知識を把握しておけば、実務上の疑問解消に役立つはずです。
この記事を通じてポイントを押さえ、スムーズな精算や資金管理を実現してください。
