督促状とは、支払いを促すために送る文書を指します。取引先からの支払いが期日までに行われない場合、まずは電話やメールで支払いを促し、それでも対応がない場合に送ることが一般的です。
この記事では、督促状を送る手順や書き方のポイント、督促状を送ったのにもかかわらず支払いがない場合の対処法を紹介します。また、受け取った督促状を放置した場合のリスクも解説しますので、参考にしてください。
この記事でわかること
- 督促状とは未払い金の支払いを求める文書であり、催促をしたのちに送付するのが一般的
- 督促状には必ず記載すべき項目があり、証拠として残すには内容証明郵便が有効
- 督促状を送っても支払いがない場合は、法的措置に出ることも必要
- 督促状を受け取った場合は速やかな状況の確認と相手先への連絡、誠実な対応が大切
目次
督促状とは？
督促状とは、期日までに約束の金額が未払いの場合に送付する、支払いを促すための文書です。支払いがない事実を明確に伝え、相手に対応を促す役割があります。
ここでは、督促の意味や、催促状・催告書との違いを解説します。
そもそも督促とは
督促とは、契約などで義務や約束ごとの期限が守られなかった場合に行われる、実行を促す働きかけです。
たとえば、代金の支払いが遅れている取引先に対して「支払いをお願いします」と通知する行為や、税金や保険料の納付を求める行政からの通知も督促にあたります。
相手に物事を早くするように促す『催促』とほぼ同じ意味で使いますが、催促は金銭の支払以外にも広く使われることが多く、『お願い』というニュアンスがあります。これに対し、督促は主に金銭の支払いを促す場合に使われ、より強制力や緊急性の高い意味合いで使われることが多いでしょう。
催促状との違い
催促状とは、督促状に先立って送付する文書を指します。支払いが遅れている相手に対して穏やかに行動を促す通知であり、未払いが発生した初期段階に、相手に未払いの状況を確認いただく目的で通知します未払いの状況を再確認してもらう目的で送ります。
一方の督促状は、催促をしても反応がない場合に送る、より強い警告的な文書です。法的手続きに進む前の最終通告として扱われることもあり、内容証明郵便で送付されるケースもあります。
催告書との違い
催告書は、督促状を送っても支払いがない場合、支払いや契約履行を強く求める正式な文書です。
督促状も、支払いや対応の遅れに対して注意や警告を促す文書ですが、催告書と比較すれば柔らかいニュアンスがあります。
一方、催告書は法的効力を持つ正式な請求書類であり、支払期限や対応期限を明示し、応じなければ法的手段を取る可能性を記載します。訴訟や強制執行に進む前段階の正式な最終通知であり、これに応じなければ、訴訟などの法的手続きに進む可能性があることを示唆するものです。
督促状を送る場合の流れ
督促状は未払いが発生してからすぐに送るのではなく、適切な手順を踏むことが大切です。まずは、支払忘れなどの単純なミスの可能性もあるため、電話やメールなどで確認を行い、それでも支払いがなされない場合に督促状を送付します。
ここでは、督促状を送るまでの流れを解説します。
支払い状況を確認する
支払期日に入金がなかった場合、まずは、社内で請求書や送付状況に不備がないかを確認しましょう。入金の確認ミスや請求書の不備など、こちら側の理由で未入金になっている可能性もあります。
請求書の金額や支払期日、入金口座などに誤りがないかを確認し、正確な状況をしっかり把握したうえで、催促や督促の対応に移ることが大切です。
電話やメールで未払いの連絡をする
入金が確認できず、請求書の内容や送付状況にも不備がない場合は、取引先に電話やメールで確認を行います。「期日が過ぎていても入金が確認できない」という内容を連絡し、先方に支払いの催促を行いましょう。
支払忘れなどの単純なミスであるケースもあるため、穏やかに支払いが確認できないことを伝えます。
支払期限や金額、振込先を明確に伝え、入金予定日を確認しておきましょう。円滑な関係を保ちつつ、支払いを促すことがポイントです。すぐに連絡が取れない場合は、穏やかな文面で支払いを促す催促状を送りましょう。
督促状を送る
催促の連絡や催促状を送っても支払いがない場合は、督促状を送ります。督促状には、未払い金額と支払期日、振込先、遅延金の有無などを明記しましょう。文書で記録を残すことで、支払いをより強く促す効果が期待できます。感情的な表現は避け、ていねいで明確な言葉を使って作成することが大切です。
督促状を送っても入金が確認できない場合は、再度督促状を送付したり、内容証明郵便で送ったりすることで、より高い効果が期待できるでしょう。
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督促状の書き方
督促状には明確に定められた書式はありませんが、督促状の効果を発揮するため、必ず書くべき項目があります。
ここでは、督促状の記載項目や書き方、例文を紹介します。
督促状に記載する項目
督促状に記載が必要な主な項目は、下記のとおりです。
- 発行日
- 表題
- 宛先
- 差出人
- 支払いの要求
- 法的手段の告知
督促状は現時点での支払いの遅れを伝えるものであり、いつ発行されたかを明確にするために発行日の記載が必要です。日付には督促状の作成日もしくは送付日を記載しましょう。
表題は『督促状』と記載します。穏やかな表現にしたい場合は『お支払いのお願い』という文言もおすすめです。
宛先は『株式会社〇〇御中』のように、相手先の会社名（個人事業者名）でも問題ありません。確実に届けたい場合は、担当部署と担当者名も記載しましょう。
差出人は、会社名・部署名・担当者名まですべて記載します。直属の上司の記名・捺印も必要な場合もあります。送り先から連絡が入ることを考え、電話番号やメールアドレスも記載しましょう。
督促状の本題にあたる部分には、具体的な支払要求の内容を明示します。どの取引や請求に対する支払いかを明確にして、金額や期日もあわせて記載することが重要です。
さらに、期日までに適切な対応がない場合には、最終的に法的手段を取る可能性があることも記載しておきましょう。
督促状には、該当する取引の請求書のコピーを同封しておくと、より督促の内容が明確になります。二重払いを防止するため、コピーには『再発行』や『写』の印鑑または朱書を付け加えておいてください。
督促状の例文
一般的な督促状の例文を紹介します。必要に応じて、会社名や金額、期日などを書き換えてご活用ください。
| 〇〇株式会社 代表取締役 〇〇〇〇 様 △△株式会社 住所：〒000-0000 電話：03-0000-0000 担当：総務部 xxxx総務部長 〇〇 印 お支払いのお願い 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 さて、下記のとおりご請求申し上げております金額について、期日までにお支払いが確認できておりません。 つきましては、誠に恐縮ではございますが、下記の期日までにご入金くださいますようお願い申し上げます。 記 未払金額：〇〇円（消費税〇〇円含む）支払期日：〇年〇月〇日振込先： 銀行名：〇〇銀行 支店名：△△支店 口座番号：普通00000000 口座名義：〇〇株式会社遅延損害金：支払期日を過ぎた場合は、年〇％の遅延損害金が発生いたします。 なお、期日までにお振込みいただけない場合は、再度督促状を送付するほか、法的手続きを取らせていただく可能性がございます。 お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 令和〇年〇月〇日 |
文面には、ていねいで冷静な表現を使い、感情的な表現にならないよう注意が必要です。遅延損害金や法的措置の可能性を記載することで、より督促の効果が高まるでしょう。
督促状を送っても支払いがない場合の対処法
督促状を送付しても入金が確認できない場合は、放置せずに次の対応に進むことが重要です。状況によっては、法的措置が必要になることもあるでしょう。
督促状を送付後、依然として支払いがない場合の対処法を紹介します。
催告書督促状を内容証明郵便で送る
督促状を送っても支払いがない場合、催告書を普通郵便ではなく『内容証明郵便』で送ることをおすすめします。内容証明郵便で送ることで相手に心理的なプレッシャーを与え、支払いを促す効果が期待できるでしょう。
催告書は支払いを促す最終通告となり、支払いがない場合に法的措置が取られる可能性があることを示唆できるでしょう。
請求する側にとっては消滅時効の進行を一時的に停止する効果（時効完成猶予）があり、時効消滅が6ヶ月間猶予されることが法律で定められています。
内容証明郵便は送付日や文面が記録として残るため、法的手続きに備える証拠としても役立ちます。
法的措置を行う
催告書を送っても支払いがない場合は、法的措置に移行することになります。裁判所に申し立てて、『支払督促』を行うのが一般的です。
支払督促は、裁判所が相手に督促通知を送る制度で、出廷の必要がなく、比較的低コストで実施できます。
それでも相手が支払わない場合は訴訟に移行し、裁判や財産の差し押さえといった強制執行に進むことになるでしょう。
督促状を受け取った場合の対処法
後払いの取引形態である掛取引では、支払いが滞って督促状を受け取る側になる可能性もあります。
督促状を受け取った場合、法的措置が取られる前に早めの対処が必要です。
事実確認を行い、早めに支払う
督促状を受け取った場合は、まず本当に未入金になっているのかを確認しましょう。支払期日の勘違いや、すでに入金しているのに送金先を誤っていたなどのケースもあります。
振込記録や請求書を照らし合わせて確認し、誤りがあればすぐに相手へ連絡して状況を説明し、速やかに対応することが大切です。
期限までに支払えない場合は取引先に相談する
資金繰りが厳しく、期日までに支払いが難しい場合は、そのまま放置せず早めに取引先へ相談することが重要です。正直に事情を説明し、支払期限の延長や分割払いなどの対応をお願いしましょう。
誠意を持って連絡すれば、相手側も柔軟に応じてくれる可能性があります。無断で遅延すると信用を失うおそれがあり、早期の連絡と誠実な対応が信頼関係を維持するために大切です。
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受け取った督促状を放置した場合のリスク
督促状を受け取っても対応をせずに放置すると、取引先との信頼関係が損なわれるだけでなく、法的手続きが行われる可能性もあります。
支払督促や訴訟、財産の差し押さえといった強制的な措置に発展するリスクがあるため、早めの確認と誠実な対応が不可欠です。
督促状を放置した場合のリスクをくわしくみていきましょう。
遅延損害金を請求される
督促状を放置した場合、支払いの遅延に対して、『遅延損害金』を請求される可能性があります。遅延損害金とは、支払期日を過ぎた日数に応じて発生する利息のようなもので、契約書などで利率が定められているケースもあります。
契約に遅延損害金の定めがある場合、放置すればするほど金額が膨らんで負担が大きくなるため、早急な対応が必要です。
一括払いでの請求を受ける場合がある
分割払いなどの支払条件がある場合、督促状を放置することで条件が取り消され、一括での支払いを求められる場合があります。契約で定めた支払義務を履行しなかったことで『期限の利益』を喪失するためです。
期限の利益とは、「期日までは金銭を支払わなくてもよい」という債務者側の利益であり、本来であれば分割で支払う予定だった金額を、残額すべてまとめて支払わなければならなくなります。
一括請求に応じられない場合は、さらに遅延損害金や法的手続き（訴訟・差し押さえなど）へと発展するリスクも高まるでしょう。このようなリスクを回避するためにも、支払いの延長が可能なサービスをご検討ください。
法的措置が取られる
督促状を放置している場合、取引先は法的措置を検討する可能性があります。具体的には、裁判所に『支払督促』を申し立てたり、訴訟を起こして強制的に支払いを求めたりすることがあるでしょう。
さらに判決や仮執行宣言が出ると、預金口座や給与、不動産などの財産を差し押さえられるおそれもあります。自社の信用を失うだけでなく、経済的負担も多大になるため、早急な対応が欠かせません。
支払いが難しい場合に有効なサービス
円滑な取引を続けるためには、督促状が送られる事態は極力避けなければなりません。急な支払いや一時的な資金不足に、役立つサービスをご紹介します資金繰りができずに支払いができない場合、融資に頼らずカンタンに資金調達できるサービスがあります。
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督促状を送られることなく、スムーズな取引を継続するために、ぜひご活用ください。
まとめ
取引先から支払期日に入金がない場合は、まず電話やメールなどで支払いを促し、それでも入金がない場合は督促状を送付します。
督促状には、必ず記載すべき項目があります。記事の例文も参考にして督促状のテンプレートを作成しておくと、いざというときに役立つでしょう。
売掛金の回収は会社経営にとって重要ですが、同時に支払いの遅延にも注意が必要です。督促状を受ける立場にならないよう、日頃から資金繰りを安定させることが大切です。
