請求書の処理を自動化する方法は？メリットやツール・サービスを紹介

請求書処理の自動化は実現できる？

請求書の発行・送付・入金消込など請求書の処理業務は、ツールやサービスを導入することにより自動化できます。自動化することで、事業者が抱える課題の解決にもつながるでしょう。

ただし、ツール・サービスによってメリットや注意点が異なります。そのため、自社が抱える課題が何かを把握したうえで導入する手段を検討する必要があります。

請求書業務における主な課題

請求書に関する業務について事業者が抱える主な課題は、下記のとおりです。

• 請求書の作成・発行・送付に関する課題
• 入金消込に関する課題
• 督促・回収の業務に関する課題
• 請求書の保管に関する課題

それぞれ解説します。

請求書の作成・発行・送付に関する課題

請求書を作成・発行する際や送付する際にヒューマンエラーが発生し、再作成の手間がかかったり発行先に迷惑をかけたりする可能性がある点が課題の1つです。繁忙期で対応しきれないときや担当する従業員の知識・経験が不足しているときに、「請求書に記載する数字を間違える」「請求書の発行や送付を失念する」などのミスを引き起こすことがあります。

また、請求書の作成・発行・送付に手間がかかることも課題です。請求書を発送する前に上司や管理者の承認を得たうえで、請求書を封入する・郵便局に持ち込むなどの作業があります。

請求書処理の自動化を実現すれば、自社で担う業務が減る分、従業員にかかる負担やヒューマンエラーのリスクを軽減できるでしょう。

入金消込に関する課題

請求書に関する業務の入金消込でも、課題を抱えることがあります。入金消込とは、請求書を発行した際に計上していた売掛金について、発行先から入金があったタイミングで帳簿から消していく（相殺していく）作業のことです。

入金消込を手作業で行うと、件数が多いときやイレギュラーなタイミングで処理するときなどに金額を間違えたり漏れが生じたりする可能性があります。ミスが発生することで、取引先に迷惑をかけることはもちろん、売掛金を回収しそこなうことにもつながりかねません。

また、入金消込は属人化しやすいことも課題です。属人化していると、担当者の休暇中や退職時などにミスが発生するリスクが高まります。

入金消込に関する業務も自動化することで、金額のミスや漏れの発生リスクを軽減できるでしょう。

督促・回収の業務に関する課題

請求書の処理に関連して、督促・回収の業務に課題を抱える事業者もいます。

確実に売掛金を回収するために、請求書を発行してからも入金を確認したり、入金がない場合に督促したりするなどの業務をこなさなければなりません。督促や回収に関する業務があることで業務量が増えるうえ、相手に対して「督促する」ことについて従業員が心理的な負担を抱える可能性があります。

自動化で督促などに関する業務を自社で担わないようにできれば、従業員の負担軽減につながるでしょう。

請求書の保管に関する課題

とくに請求書を受け取る側は、保管方法で課題を抱えていることがあります。

たとえば、法人の場合は請求書などの帳簿を原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。そのため、大量の請求書を受け取る事業者は、「どこに保管するか」「すぐに見つけるにはどのように保管すればよいか」などの課題を抱えるでしょう。

また、保管する作業にも手間がかかります。請求書処理の自動化・電子化を実現することで自社で保管する請求書の量を減らせ、保管の手間も削減できます。

なお、請求書を発行する側も、インボイスの写しを交付日または提供日の課税期間の末日の翌日以降2か月を経過してから7年間保存することが義務付けられています。

請求書業務を自動化できるツール・サービス

請求書業務を自動化するには、下記のツールやサービスを活用することが一般的です。

• 請求書発行システム・請求書管理システム
• 請求代行サービス
• Excel

それぞれの特徴を解説します。

請求書発行システム・請求書管理システム

請求書発行システムや請求書管理システムを利用すれば、データをアップロードするだけで請求書を作成できるなど、請求書の処理に関する業務を自動化できます。

請求書発行システムとは、請求書の作成・発行や送付などに関する業務をシステム上で処理できるサービスのことです。

請求書管理システムでは、取引先からの入金確認や債権残高の管理もできます。また、システムにワークフロー機能が搭載されている場合は、承認プロセスの簡略化も可能です。

ここから、システムを利用するメリットや注意点を解説します。

請求書発行システム・請求書管理システムのメリット

コストを抑えられる可能性がある点が、請求書発行システムや請求書管理システムを利用するメリットです。基本的にシステム上で処理するため、請求書に使う用紙代やプリンタに使うインク代、郵便代などを削減できます。

また、社内での情報共有がしやすくなる点もメリットです。権限があれば社内の誰でも請求に関する情報を検索できるため、都度回覧する手間がかかりません。

そのほか、システムが社内に浸透すれば誰でも作業可能になり、請求書処理の業務が属人化することを防げる点もメリットです。

請求書発行システム・請求書管理システムの注意点

請求書発行システム・請求書管理システムは、導入までに手間がかかる点に注意しましょう。

今までの業務とはやり方が異なるため、システムを実際に運用する前に従業員が使用できるようにしなければなりません。そのため、管理者がマニュアルを整備したり、対象者向けに事前研修の場を設けたりすることが求められます。

また、システムの導入にはコストがかかる点にも注意が必要です。一般的には、初期費用や月額料金などのコストがかかります。

システム導入に伴うコストと、システム導入によるコスト削減効果を比較しておきましょう。

請求代行サービス

請求代行サービスを利用することも、結果的に請求書処理の自動化につながるでしょう。

請求代行サービスとは、請求書の作成・送付や入金確認など請求書の処理に関する業務を専門家に任せられるサービスのことです。サービスによっては、任せる業務を選べる場合もあります。

利用するメリットや注意点を押さえておきましょう。

請求代行サービスを詳しくみる

請求代行サービスのメリット

請求代行サービスを利用するメリットは、手間のかかる業務をそのまま任せられる点です。必要なデータをサービス提供業者に渡せば、自社で請求書作成や発送などの業務を省けます。

また、入金確認や入金消込などの業務まで任せることで、請求書を発送してから回収にかかる負担を軽減できる点もメリットです。回収に関する経験が豊富な業者に任せれば、自社で担うよりも回収効率を上げられるでしょう。

さらに、催促業務に関する従業員の精神的負担も軽減できます。

請求代行サービスの注意点

請求代行サービスを利用する際は、費用が発生する点に注意が必要です。急ぎでの対応やイレギュラーな対応はできない可能性や、別途費用が発生する可能性がある点にも、注意しなければなりません。

導入にあたって、あらかじめ取引先に説明していくことも重要です。説明せずに導入すると、取引先が知らない事業者から催促の連絡を受けた際に困惑する可能性があります。

突然回収方法を変えたことについて、取引先が不審に思うこともあるでしょう。単に一方的に伝えるのではなく、相手が理解できるよう資料などを使って丁寧に説明することが大切です。

Excel

表計算ソフトのExcelやデータベース管理ソフトのAccessを使って、請求書処理を自動化する方法もあります。たとえば、単にExcelで作成した請求書のフォーマットの一部セルに関数を入れるだけでも、自動でデータを参照したり自動計算したりして手作業の頃よりも手間を省けるでしょう。

また、マクロやVBA（Visual Basic for Applications）を使用すれば、より本格的な自動化を実現できます。マクロとは操作手順をあらかじめ記録させておくことで、必要なときに読み込み自動で動作させられる機能のことで、VBAとはマクロを起動させるためのプログラミング言語のことです。

ここから、Excelで請求処理を自動化するメリットと注意点について解説します。

Excelのメリット

ExcelやAccessを利用するメリットは、コストを抑えつつ、請求書処理業務の一部を自動化できる点です。すでにパソコンにインストールされている場合、Excelを使った請求書の作成に費用はかかりません。

柔軟に対応できる点も、Excelで自動化するメリットのひとつです。自分が使いやすいように、臨機応変に配置や計算式などを変更できます。

Excelの注意点

Excelの注意点としては、自動化できる業務が限定されている点が挙げられます。

Excelで自動化できるのは、主に請求書の作成業務です。請求書の発行にあたって管理者から承認を得たり、発行先に送付したりする業務は自動化できません。

ExcelのVBAを使って自動化する場合は、専門知識が求められる点にも注意が必要です。専門知識なしに取り組もうとすると、時間がかかったりミスが発生したりする可能性があります。一方、VBAの知識がある従業員に頼っていると、業務の属人化につながりかねません。

ツール・サービス以外で請求業務を効率化する方法

ツールやサービスを導入して自動化しなくても、請求書処理に関する業務を見直して無駄な業務を省くことにより、効率化を図れます。また、あらかじめ請求書のフォーマットを用意しておけば、記入・入力する項目が減る分、業務効率が上がるでしょう。

郵送に関する手間を省くには、インサーター（封入封かん機）を導入する方法もあります。インサーターは、自動で書類を折りたたんだり、封筒のなかに入れたりできる機械です。ただし、インサーターを購入するには、一般的に大型で50万円以上、小型でも10万円以上の費用がかかります。

請求書自動化ツール・サービスの選び方

請求書を自動化できるツールやサービスを選ぶ際は、下記をチェックしましょう。

• 利用目的に合っているか
• 導入にかかる費用は適切か
• 既存のシステムと連携できるかを確認する
• 取引先によって請求書を調整できるか
• サポート体制は充実しているか
• 入金消込まで対応できるか

ここから、選び方についてくわしく解説します。

利用目的に合っているか

自社の利用目的に合っているかを確認しつつ、請求書の処理を自動化できるツールやサービスを選ぶことがポイントです。

まずは、なぜ請求書の処理を自動化しなければならないのかを整理しておきましょう。目的を明確化することで、業務に最適なツールを選べるようになるでしょう。もし目的を明確化せずに漠然と自動化しようとした場合、導入しても効果が出ない可能性があります。

導入にかかる費用は適切か

導入にかかる費用が適切か見極めることも、ツールやサービスを選ぶうえで必要です。

一般的に、ツールやサービスの費用は件数や利用する業務の範囲などによって異なります。対応する業務が少ないにもかかわらず、高額な費用がかかる場合は別の手段も検討するとよいでしょう。

まずは、最低限の範囲でツールやサービスを利用し、便利なことが判明してから本格的に導入する方法もあります。

既存のシステムと連携できるかを確認する

現在使用しているシステムと連携できるかを確認することも重要です。

新たに導入するシステムと既存のシステムを連携できない場合、データの参照元を調整したり業務フローを変更したりしなければならないため、自動化するにもかかわらず余計な工数がかかる可能性があります。自社の基幹システム・販売管理システム・会計システム・決済システムなどを確認しておきましょう。

取引先によって請求書を調整できるか

取引先によって請求書の形式を調整できるか確認することも必要です。取引先によって独自のフォーマットでの作成を求められたり、発行方法・請求方法が指定されていたりすることがあるため、対応可否をチェックしておきましょう。

取引相手が課税事業者の場合は、インボイス制度に準拠した請求書の発行を求められる可能性があります。そのため、登録番号や税率ごとに区分した消費税額など、インボイスの要件を満たした請求書を作成できるのかも確認しておかなければなりません。

サポート体制は充実しているか

導入後のサポート体制が充実しているかを確認しておくことも必要です。

ツールやサービスを導入しても、すぐに使いこなせるとは限りません。問題やトラブルが発生する可能性を考慮し、スムーズに対応してくれるかをチェックしておきましょう。『相談したときの担当者の対応』『問い合わせ窓口の有無』『営業日・営業時間』などをチェックします。

また、充実したサポートを受けるために知識や経験を確認しておくことも大切です。ツールやサービスを提供する業者のサイトで、実績などを確認しておくとよいでしょう。

入金消込まで対応できるか

入金消込業務にまで自動化できるかを確認したうえで、ツールやサービスを選ぶことも大切です。

入金消込が漏れていると売掛金が残ったままになるため、誤って取引先に連絡して不快な思いをさせる可能性があります。また、同じ入金を誤って二重に処理すると、経理で不都合が発生する要因になるでしょう。

入金消込業務の自動化が可能なツールやシステムを選べば、業務の効率化やヒューマンエラーの発生リスクを軽減することにつながります。とくにツールを選ぶ場合は、自動照合時の照合率が高いものを選ぶこともポイントです。

株式会社リクルートの請求代行サービスで請求業務を自動化

請求代行サービスを利用すれば、請求処理の業務を自動化できます。請求代行サービス選びで悩んでいる場合は、株式会社リクルートが取次をしている請求代行サービスをぜひご検討ください。

主な特徴は、下記のとおりです。

• 業務を大幅に削減できる
• 運用フローを変えずすぐに導入できる
• 回収リスクを軽減できる

それぞれ解説します。

業務を大幅に削減できる

リクルートが取次を行う請求代行サービスを利用すれば、業務を大幅に削減できる点がポイントです。取引先情報や取引内容を登録するだけで、請求書発行から入金確認まで一括での対応を受けられます。

また、与信に関する業務を任せられる点も特徴です。自社で与信審査を実施するには、コストや手間がかかるうえにノウハウも求められます。与信審査を依頼できれば自社で時間をかけなくても相手との取引に問題がないか判断できるため、取引先の拡大にもつながるでしょう。

与信審査はリアルタイムで完了するため、すぐに取引を始められます。

運用フローを変えずすぐに導入できる

運用フローを変えずにすぐ導入できる点や取引先ごとに柔軟な対応ができる点も、株式会社リクルートが取次をしている請求代行サービスの特徴です。サービスを利用する際、請求書の形式や支払期日を自由に調整できます。

すでに社内で定着している運用フローを変えると、変更に時間や手間がかかるうえに、変更後は現場でトラブルやミスが発生する可能性が高いです。その点、運用フローを変更せずにサービスを導入できれば、スムーズに新体制での運用を始められます。

なお、運用フローについては無料相談が可能です。担当者から、自社に合った運用フローや導入効果について提案を受けられます。

未回収リスクを軽減できる

未回収リスクを軽減できる点も、株式会社リクルートが取次を行う請求代行サービスの特徴です。

サービスを利用する場合、取引先から代金の入金がない場合でも、100％債権が保証されます。そのため、「請求書を発行した相手から代金を回収できるだろうか？」などの不安を抱える必要がありません。倒産だけでなく、支払遅延や未払いなども保証の対象です。

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まとめ

請求書発行システム・請求書管理システムを導入したり、請求代行サービスを利用したりすれば、請求書の処理業務を自動化できます。自動化により、請求書の作成・発行・送付に関する課題や入金消込に関する課題などを解決することも期待できるでしょう。

とくに、請求代行サービスを利用するメリットは、請求書発行に加えて、入金確認や入金消込などさまざまな業務を任せて自社の負担を軽減できる点です。サービスを選ぶ際は、自社の目的に合ったものを選ぶとよいでしょう。

株式会社リクルートを行う請求代行サービスは与信から請求書発行、入金確認まで一括対応しているため、業務量を大幅に削減できます。請求書処理業務に負担を抱えている場合や督促・回収の業務に負担を感じている場合は、ぜひご相談ください。

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