取引先からの支払いに遅れが生じたときには、督促メールの送付が必要です。この記事では、督促メールの書き方や例文、送付するタイミング、送付時のポイントを解説します。取引先からの資金回収をスムーズに進めたい方は、ぜひ参考にしてください。
この記事でわかること
- 督促メールの重要性を知ることで、速やかに送付できるようになる
- 督促メールの書き方を確認し例文を活用することで、作成業務の負担を軽減できる
- 督促メール送付時のポイントを把握し、スムーズでトラブルのない督促メールを送付できる
- 請求代行サービスの概要を知ることで、資金回収の業務負担を軽減できる
目次
督促メールとは
請求書の期日を過ぎても取引先からの入金が確認できないときには、督促メールを相手方に速やかに送付し、支払いを促す必要があるでしょう。しかし、取引先との関係によっては、送付をためらう方もいるかもしれません。
ここではまず、督促メールの重要性および催促メールとの違いを解説します。督促メールの基本事項として、覚えておきましょう。
督促メールの重要性
督促メールは、自社の経営状況を悪化させないために重要な役割があります。
督促メールは、相手に未払金の支払いを促す目的で送付するものです。請求額の入金が予定通り行われないと、場合によっては自社の資金繰りが悪化するおそれがあるでしょう。資金不足になれば事業活動の継続が困難になり、倒産に至る可能性もあります。
計画的な資金繰りにより自社の経営を安定させるため、取引先からの支払いが遅れたときには、督促メールを効果的に活用することが重要です。
督促と催促の違い
督促メールとよく似たものに、催促メールがあります。どちらも、滞っている事柄の実行を促すもので、明確な違いはありません。
しかし、一般的には催促よりも督促のほうが、強制力が高いと考えられています。違いを下記で確認しましょう。
- 催促：支払期限が過ぎた際に支払状況を相手方に確認し、未払いであることを伝えるために用いられる
- 督促：催促をしたにもかかわらず未払いが続くときに、より強く支払要求をする際に用いられる
入金が確認できないからといって、最初から強い態度で支払いを要求すると、思わぬトラブルが発生する可能性があります。
取引先との信頼関係を損なわずに、速やかに入金を促したいのであれば、催促メールと督促メールを上手に使い分けることが重要です。
督促メールの書き方
督促メールの構成は、大きく次の3つに分けられます。
- 件名
- 本文
- 結び
それぞれの書き方のポイントを確認し、効果的な督促メールの作成を目指しましょう。
件名
督促メールの件名は、ひと目でわかりやすいものにしましょう。ただし、高圧的ではなく、あくまでも未払いの確認を促す内容にしましょう。
取引先によっては、支払いを失念している場合があります。カッコや記号などを活用し、期限も明記することで、リマインド効果の高い件名を目指しましょう。
本文
本文では、いきなり本題に入るのではなく、まずは挨拶文を記載しましょう。具体的には「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△△△でございます。」などの一文を添えてください。
挨拶文の後には、主に次の内容を記載します。
- 請求書番号
- 請求書の送付日
- 請求書の内容
- 支払期日
- 入金状況
- 新たな入金期日
本文では、未払いとなっている請求書が明確にわかるよう、請求書番号・送付日・内容を明記しましょう。支払期日と現在の入金状況を記載することで、現状の確認を促します。新たな入金期日を設定すれば、入金を促す効果も期待できます。
結び
本文を記載した後は、結びの文面を記載することも重要です。
督促メールは、高圧的にならないように気を配る一方で、支払いをしてほしい旨を伝えることが重要です。「恐れ入りますが」「恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」といった文言を入れることで、文章の印象をやわらげつつ、未払いの確認を促す文章としましょう。
未払いになっている状況には、なんらかの理由があるのかもしれません。もし支払いが難しい場合には、新たな入金期日の設定や分割払いなどの相談を受けられるよう、歩み寄る姿勢を示すことも大切です。
督促メールを送付するタイミングによっては、行き違いで支払いが行われている可能性もあります。「行き違いでご送金いただいておりましたら、何とぞご容赦ください」などの一文を記載することもポイントです。
【シーン別】督促メールの例文
督促メールは、送付するタイミングによって、内容を少し変える必要があるでしょう。ここでは、下記のシーン別に督促メールを紹介します。
- 期日直後にやんわりと催促する場合
- 2回目以降の催促の場合
それぞれをしっかり確認し、作成時の参考にしましょう。
【シーン1】期日直後にやんわりと催促する場合
支払期日の直後は、単なる入金忘れや自社による入金の見落とし、支払いのタイミングによる行き違いが原因の場合もあります。そのため、厳しく入金を促す文面は避け、現状を確認できる内容とすることが肝心です。
期日直後の督促メールの一例を、下記で確認しましょう。
| 件名：請求書のご確認依頼 本文： 〇〇株式会社△△△△様 いつもお世話になっております。××株式会社の〇〇〇〇です。 ⬜︎月⬜︎日を支払期日とさせていただいておりました請求書（請求書番号：〇〇〇〇）につきまして、△月△日△時時点で入金が確認できていないため、ご連絡させていただきました。 お手数ですが状況をご確認いただき、万が一未入金の場合は、⬜︎月⬜︎日の⬜︎時までにお振込みいただけますと幸いです。 念のため、請求書ファイルを添付させていただきます。行き違いで入金されているようでしたら申し訳ございません。 何とぞよろしくお願いいたします。 |
相手方が多忙な場合、請求書の確認が後回しになるおそれもあります。スムーズな確認を促すには、メールに請求書を添付すると効果的です。
【シーン2】2回目以降の催促の場合
支払期日直後に督促メールを送付したにもかかわらず、入金が確認できないときは、再度連絡をする必要があります。2回目以降の督促メールの例は、下記のとおりです。
| 件名：【再送】請求書のご確認依頼 本文： 〇〇株式会社△△△△様 いつもお世話になっております。××株式会社の〇〇〇〇です。 ⬜︎月⬜︎日を支払期日とさせていただいておりました請求書（請求書番号：〇〇〇〇）につきまして、本日時点で入金の確認ができていないため、再度ご連絡させていただきました。 前回のメールの内容は、下記のとおりです。―――――――――――――――――――――――――― ※前回のメール内容から、必要な部分をコピーして記載 ―――――――――――――――――――――――――― 上記につきまして万が一未入金の場合は、恐れ入りますが⬜︎月⬜︎日の⬜︎時までにお振込みいただけますと幸いです。 本メールと行き違いになっている場合は、申し訳ございません。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 |
2回目以降の督促メールの場合、件名に【再送】と記載するとわかりやすいでしょう。前回送付したメールを本文に記載することで、スムーズな確認を促せます。
2回目以降の場合にも、行き違いの可能性を考慮した文章は、忘れずに記載してください。
督促メールを送るタイミング
督促メールは、重要度や緊急性を考慮したうえで、送付するタイミングを計ることが肝心です。
ここでは、一般的に督促メールを送付したほうがよいといわれる、2つのタイミングを解説します。
支払期日を過ぎても入金が確認できないとき
督促メールを送付するタイミングの1つが、支払期日を過ぎても入金を確認できないときです。
支払期日に送付しても構いませんが、入金のタイミングによる行き違いが発生する可能性があるため、支払期日の3日～1週間後に送付するとよいでしょう。
取引先の営業日によっては、メールの開封にタイムラグが生じるおそれがあります。メールを速やかに見てもらえる曜日や日にちを考慮して、送付することが大切です。
メールへの返信が確認できないとき
督促メールを送付するもう1つのタイミングが、メールへの返信が確認できないときです。
督促メールを送っても返信がないときには、メール送付から2～3営業日後を目安に、速やかに督促メールを送付しましょう。
取引先からのメールへの返信がない場合には、次のケースも考えられます。
- 迷惑メールに振り分けられている
- システムトラブルによる受信不良が発生している
上記の場合、そもそも取引先がメールに気付いていない可能性もあります。メールへの返信がない場合も高圧的な内容は避け、確認を促す内容とすることが重要です。
督促メールを送る際に押さえておくべきポイント
効果的な督促メールを送付するには、次のポイントを押さえることが重要です。
- 件名は端的でわかりやすいものにする
- これまでのやり取りや経緯を記す
- 午前中に送付する
- 丁寧な言葉遣いを心掛ける
- 行き違いに配慮した文面にする
それぞれをくわしく見ていきましょう。
件名は端的でわかりやすいものにする
督促メールの件名は、端的でわかりやすいものにしましょう。
ここで大切なのは、支払いを要求する直接的な言葉を使用することで、相手にプレッシャーや不快感を与えないようにする点です。件名の具体例には、次のようなものがあります。
- 〇月〇日付の入金のご確認
- 請求書のご確認依頼
- 【再送】入金のご確認
【再送】などの文言を付けることで、取引先に重要性を伝える効果が期待できます。ただし、「督促」といった文言を件名に付けると、取引先が圧力を感じる可能性があるため、避けたほうがよいでしょう。
これまでのやり取りや経緯を記す
督促メールでは、これまでのやり取りや経緯を記すことも重要です。
経緯を記載することで、相手に思い出してもらいやすくなります。やり取りや経緯を示すには、これまでに送付したメールや、請求書ファイルを添付するとよいでしょう。
過去のメールや請求書ファイルを再添付すれば、資料を探す手間を軽減し、速やかな入金を促す効果も期待できます。
請求内容や期日は見落とされることがないよう、請求書ファイルを添付したうえで本文にも改めて記載しましょう。
午前中に送付する
督促メールは、午前中の送付が効果的といわれます。なぜなら、午前中に送付をすることで、午後の業務時間中に対応してもらえる可能性があるからです。
午後に送付すると、対応が翌日に持ち越しとなり先延ばしになるかもしれません。速やかな入金を希望するのであれば、メールを送付する時間帯にも気を配ることが重要です。
また、土日祝日を挟むと、未読メールが溜まり見落とされる可能性が高まります。しっかりと目を通してもらうには、送付する曜日や日付にも注意しましょう。
丁寧な言葉遣いを心掛ける
督促メールは、丁寧な言葉遣いを心掛けることが肝心です。
督促メールの送付が必要なのは、入金期日が守られず請求額が未払いになっている場合です。そのため、強い言葉を選びたくなる方もいるでしょう。
しかし、未払いの原因はさまざまです。単純に支払いを失念している場合もあれば、メールの送受信不備が要因のケースもあります。資金繰りの悪化により、支払いが困難になっている場合もあるかもしれません。
督促メールでは丁寧な言葉遣いを心掛け、未払いの理由や解決策、対応策を相談しやすい状況を作ることが重要です。
相手へのプレッシャーを抑える文の例には、下記のようなものがあります。
- その後いかがでしょうか
- 恐れ入りますが
- 〇〇いただけると幸いです
- ご不明点がございましたらご連絡ください
本文中にこれらの文を挟むことで、丁寧でプレッシャーの少ない文面を作成できます。
行き違いに配慮した文面にする
督促メールは、入金のタイミングによる行き違いに配慮しましょう。行き違いに配慮した例文には、次のものがあります。
- 行き違いで入金されているようでしたら申し訳ございません
- 行き違いになっておりましたら、何とぞご容赦ください
- 本メールと行き違いでご入金いただいている場合は、ご容赦ください
これらの一文を入れることで、万が一行き違いが発生した場合に、お互いに不快な思いをせずにすみます。取引先と今後も良好な関係を続けていくためにも、相手に配慮した文面を心掛けることが肝心です。
請求業務を負担に感じるのであれば『請求代行サービス』も選択肢
代金の請求業務には、未入金時における督促メールの作成や送付のほか、請求書の発行や入金管理といったさまざまな業務が発生します。
そのため、請求書の発行数によっては、業務負担が大きくなるケースもあるでしょう。担当者の業務負担を軽減するには、リクルートが取次を行う『請求代行サービス』も有効な選択肢です。
請求代行サービスは、BtoB取引の請求業務をすべて代行するサービスです。業務を外注することで、業務量や督促にかかる心理的負担の軽減が期待できます。
請求代行サービスは原則として、未入金時に100%の保証も付いています。未回収リスクがなくなるため、より積極的な経営を実現できるでしょう。
請求代行サービスでは、会社ごとに最適な運用フローの提案を無料で受けられます。「請求業務の負担が大きい」と感じているのであれば、ぜひ一度ご相談ください。
まとめ
督促メールは、請求書の期日を過ぎても入金がされないときに、取引先に確認と入金を促すために送付するメールです。支払期日から、3日～1週間程度したタイミングで送付しましょう。
取引先の支払いが遅れる原因はさまざまです。また、入金のタイミングによっては行き違いが発生する可能性もあるでしょう。お互いに不快な思いをせず、速やかに入金を受けられるよう、丁寧でプレッシャーを感じにくい文面を心掛けることが重要です。
なお、請求業務には、督促メールの作成や送付のほかに、請求書の作成と管理、入金管理などさまざまな業務があります。業務負担を軽減したいのであれば、『請求代行サービス』を検討してもよいでしょう。
請求代行サービスを利用すれば、請求業務に伴う負担を大幅に軽減できます。また、未入金時に100％※の保証が付いているため、未回収リスクを気にせずに経営ができるようになります。
「業務負担を抑えた積極的な経営をしたい」と考えている方は、ぜひ請求代行サービスを検討してはいかがでしょうか。
※審査を通過し、規約所定の除外事由がない取引が対象です
