個人事業主や自営業が経費にできるもの・できないもの。確定申告のための管理方法は？

経費とは、事業上必要とされる費用のこと

個人事業主・自営業における経費とは何か？

経費とは必要経費とも呼ばれることがあり、言葉のとおり「事業を行うために必要な費用」という意味です。プライベートで使用した分の費用は経費として計上できません。例えば、仕事で出張のために使った飛行機代や新幹線代の交通費は経費ですが、プライベートな旅行で使用した飛行機代や新幹線代は経費にはなりません。

経費にできるかの判断基準

経費にできるか、できないか、判断基準はどこにあるのでしょうか。下記の基本的な考え方を覚えておくとよいでしょう。

経費の判断基準の基本的な考え方

• 事業活動において必要なものであるか
• 事業の売上に繋がる支出であるか
• 税務調査のときに論理的に説明ができるか

次の段落では経費になるもの、ならないものを具体的に見ていきましょう。

個人事業主や自営業が経費にできるもの・できないもの

※1　耐用年数が1年以上か取得額が10万円以上のもの
※2　耐用年数が1年未満か取得額が10万円未満のもの

個人事業主・自営業者は年に1度確定申告を行う必要があり、その申告書を作成するためにも、日々帳簿を付けなければなりません。

経費にあたるものが「物」である場合、耐用年数が1年以上または取得額が10万円以上であれば固定資産として申告をし、耐用年数が1年未満または取得額が10万円未満であれば経費として申告します。ここでは、主に経費として申告するものについて詳しく説明します。

経費として申告する項目の分類として勘定科目があります。この勘定科目を覚えておくと、「何が経費に計上できるのか」という目安になるので、主な勘定科目をまとめた表を例に見ていきましょう。

経費にできるもの

表にあるとおり、「商品の発送にかかる運賃や梱包材は荷造運賃」、「事務所の水道代・電気代は水道光熱費」、「出張で使った交通費や宿泊費は旅費交通費」、「売上拡大に向けて取引先との交流を深めるための飲食は接待交際費」、「仕事で必要な文具や日用品は消耗品費」、「自分の仕事の一部を外部に委託した費用は外注工賃」、「事務所の家賃は地代家賃」として経費計上が可能です。

経費にできないもの

原則として事業に関係なくプライベートで購入したものや飲食代は経費計上できません。プライベートで使用する洋服やかばんはもちろん、趣味で楽しんでいるゲーム専用のパソコンなどもNGです。

また租税公課（国や地方に納める税金）に関するよくある間違いで、個人事業主が払う地方税にあたる個人事業税や事業に関連する自動車税、固定資産税は経費になりますが、所得税や住民税は経費には計上できません。特に、所得税・住民税を経費として処理してしまうケースは多い傾向にあるので、注意してください。

計上できる経費に上限はある？

個人事業主・自営業者に経費の上限は定められていません。事業を営む上で必要な費用であると証明ができれば、金額の制限なく経費を計上できます。だからといって、必要以上の過大な経費は避けましょう。

経費を確定申告で計上すると節税に役立つ

経費を正しく理解し適切に扱うことで節税に繋がります。

確定申告で経費計上することで節税メリットがある

一般的に売上が大きくなればその分支払う税金も多くなります。しかし、実際は必要経費を引いた額が利益となります。確定申告をしなければ、売上分が収入として課税対象とみなされますので、利益となる実収入を課税対象として申告することで、差額の税金が戻ってきます。

必要以上の経費は好ましくありませんが、事業拡大や取引先との関係構築など必要不可欠な経費はしっかり確定申告で計上し、節税メリットを享受しましょう。

無申告・不正計上でのペナルティに注意

経費の使用は適切な金額と頻度であることが重要です。なぜならば、売上や事業の内容と照らし合わせて、税務調査で不適切と判断されるケースもあるからです。例えば、年間の売上高が500万円に対して毎月10万円以上の接待交際費を使っている場合、実際に取引先を接待していたとしても「売上との関係性が薄い」と指摘される可能性があります。この場合、支出の全額ではありませんが、一部が経費として不適切であると処理されることになります。

なお、上記のケースの場合、過少申告加算税の追加納税が想定されます。過少申告加算税は、税額が50万円を超える場合には追加で払う税額に対して15％が賦課され、50万円未満の部分には10％が課されます。

確定申告を行わなかったり、経費を不適切に計上した場合にはペナルティが課せられますので、日ごろから正しい処理を行うように心がけましょう。不注意や簡単な間違いであれば修正申告も可能です。

確定申告を正しく効率的に行うための対策3選

個人事業主・自営業者が適切に経費を計上し、確定申告を効率的に行うにはどのような手段があるか、ここでは3つご紹介します。

公私の区別をつけるためにビジネスカードを作る

個人事業主・自営業者は事業とプライベートの境界線があいまいになりがちです。「先週は食事会が詰まっていたが、どの支払いが取引先か友人か」「この前購入した備品は事業用かプライベートか」故意でなくとも、誰もが間違えてしまうリスクがあります。

そこで線引きをはっきりさせておくためにも、ビジネス用のクレジットカードであるビジネスカードを作るという方法があります。プライベートとは別にビジネスカードを作り、事業用の経費の支払いにはそのカードを使用することで公私の区別ができます。さらに、ビジネスカードを事業用の口座と紐づけることでわかりやすく経費の管理が行えます。

会計ソフトと連携できるビジネスカードであれば税理士とのやり取りもスムーズで、効率的に確定申告を進めることができます。ビジネスカードにはさまざまな種類があるので、付帯するサービスを比較検討して、自社の事業規模・事業内容に適したカードを探してみてください。

定期的に帳簿をつける

確定申告の期間は、毎年原則2月16日～3月15日と決まっています。申告直前に1年分の経費をまとめて仕訳しようとすると、過去の履歴を探すことに時間がかかるだけでなく、ミスも起こりやすくなります。

確定申告の金額を間違えると、実際に納めればよい金額以上の税金を納めることになったり、間違いを修正申告したりと余計な時間がかかってしまいます。逆に納税金額が少ないと追加納税などの対応が必要になります。普段から定期的に帳簿をつけることを習慣化するようにしましょう。

会計ソフトを導入する

売上が拡大するほど簿記や会計の知識が必要になり、確定申告時には複雑な帳簿を作成しなければなりません。会計ソフトを導入すると専門的な知識がなくても、入力した仕訳から自動で数値を集計し、確定申告に必要な書類が作成できます。ほとんどのソフトが税制の改正に合わせてバージョンアップをしているので、改正があってもスムーズに申告を進めることができます。

確定申告でやること。必要となる書類と準備

個人事業主の確定申告とは、1月1日から12月31日までの1年間に生じた所得金額とそれに対する所得税額を計算し、源泉徴収された税金や予定納税額などがある場合には、その過不足を精算する手続きです。原則、所得を受けた翌年の2月16日～3月15日のあいだに、税務署へ申告書類を提出します。

※期限日が土曜日や日曜日、祝日の場合には、休日明けの平日が期限となります。

※2014年の法改正により白色申告者にも記帳と帳簿類の保存が義務づけられたため、2014年以前よりも白色申告のメリットは少ないのが現状です。

青色申告で必要な書類や準備するものは下記のとおりです。

• 本人確認書類：マイナンバーカードや運転免許証など
• 確定申告書：個人事業主が申告をする際に作成する書類
• 所得金額が証明できる書類：青色申告決算書や支払調書など
• 控除を受けるための必要な書類：医療費控除や寄付金控除など
• 口座情報がわかるもの

節税を考えるのであれば青色申告を選択するのがおすすめです。ただし、パソコン操作に不慣れであったり、年間所得200万円以下などの所得規模がまだ小さい事業者は白色申告を選択してもよいでしょう。