新患の受付状況を現場も本部も同じ画面で把握できることがメリット。

ゆうメンタルクリニック様-(2)
現場の状況が把握できていれば、いち早くスタッフの配置変更など対応ができます。

総務本部の役割は現場で起きている課題を把握し、優先度の高い課題から対応を進めていくことです。これまで新患の方には、独自のメールフォームかお電話で予約していただき、予約情報を紙の台帳で管理して現場に共有していました。アナログな運用のため、現場と本部の情報共有に時間差が生じることが課題のひとつとなっていました。そこで受付状況を管理できる予約システムの導入を検討しはじめました。導入にあたっては、次の３つの観点を満たすことが条件です。１つめは操作がカンタンで、スムーズに患者さまがお申し込みできること。２つめは現場スタッフと本部の情報把握に時間差が生じないこと。３つめは患者さま、現場スタッフ、本部スタッフそれぞれが使いやすいシステムであること。予約システムを比較検討して「Airリザーブ」の導入を決めたのは、柔軟な予約受付設定が可能で、医師数が多くても対応できる仕様だったこと。また、操作がカンタンで運用しやすいこともポイントになりました。

予約時アンケートの項目を増やせるベーシックプランを導入しました。

ゆうメンタルクリニック様-(3)
院内での運用はもちろん、患者さまの使い勝手をよくすることを大事にしています。

導入にあたり、現場スタッフへのヒアリングで要望を確認し、「Airリザーブ」の運用方法や設定を検討しました。クリニックは患者さまから事前に教えていただきたい情報が多いため、予約時にご記入いただく項目を増やすことができるベーシックプランに変更しました。まず1ヶ所で導入して、そこで運用ノウハウを学んだスタッフが他院に行った際に運用をレクチャーするといった流れで「Airリザーブ」を各院へと展開しています。予約方法が変わるので、スタッフへの周知だけでなく、患者さまにも使用方法を説明したマニュアルを配布したり、HP上で予約方法の説明ページをつくるなど、事前に工夫して使い方を周知しました。結果、混乱もなく自然に運用が開始できています。導入後のわかりやすい変化としては、お問い合わせの電話数が大きく減りました。Webで予約受付まで完了される方が増えたので、電話対応の手間が削減されたことで現場は助かっています。

予約状況の全体像が把握できることで、本部は適切な施策が打ちやすくなります。

ゆうメンタルクリニック様-(4)
クラウドで遠いエリアの店舗情報もタイムリーに把握できることは本部として安心です。

今後クリニックを拡大していく計画があり、関東外のエリアでの開院も予定しています。本部と現場のリアルタイムな情報共有がますます重要となるため、クラウドで距離を埋めてくれる「Airリザーブ」に期待をしています。管理画面がとても見やすく、各院の混雑状況を次々と切り替えて確認していける店舗切り替え機能は、使い勝手が非常にいいです。現場にとっては、スケジュールが事前に把握できることでその日の業務予定が立てやすくなり、本部にとっては常に全体像が把握できていることで改善施策が打ちやすくなる。現場との情報共有に課題を抱えている本部の方に、情報を一元管理できる「Airリザーブ」はとてもおすすめです。現場スタッフの業務負荷を軽減する効果も高いです。他にも、電話をかけることが苦手な患者さまにとっても、ネット予約受付にすることで来院の心理的なハードルを下げる効果があるように感じています。