呼び出しシステムとは
呼び出しシステムとは、受付をしたお客様に対して、順番がきたら呼び出しをするシステム全般を指します。機能はシステムにより異なりますが、大きく二つに分類できます。
まず一つ目は、専用機器を使ってお客様を呼び出すシステムで、呼び出しベルと呼ばれることもあります。フードコートなどでよく利用されているので、みなさまも目にしたことがあるのではないでしょうか。
一般的には受付や注文業務はスタッフが行い、お客様に専用の受信機を渡して順番がきたらブザーや振動でお知らせします。お客様には受信機が利用できる通信範囲内で待っていただく必要があります。
二つ目は、受付からお客様の呼び出しまで自動化できる呼び出しシステムです。主に飲食店や病院・クリニックの他、受付→待ち時間→入店（サービス提供）の流れが発生する業務において幅広く利用されています。
こちらは、お客様が受付処理をすると整理券を発行し順番がきたらスマホに通知して呼び出す、という仕組みです。スマホに通知がくるのでお客様は順番待ちをしている間に買い物や用事を済ませることができます。
呼び出しシステムを導入するメリット
ここからは「受付からお客様の呼び出しまで自動化できる呼び出しシステム」に絞って、飲食店や病院・クリニックなどが導入するメリットを解説していきます。
メリット1：業務の効率化
台帳などで受付管理をしている場合、仮に店頭に紙台帳を置いていても待ち時間や順番の管理、呼び出しなどの業務はスタッフが行うことになります。
煩雑になりやすい受付・呼出業務をシステム化することで、業務の効率化が実現できます。また、順番を待つお客様から「あとどれくらい待ちますか？」と声をかけられて業務の手が止まってしまうこともあるでしょう。
受付時の待ち時間・待ち人数だけでなく、呼出状況をお客様のスマホから確認できる呼び出しシステムもあります。
メリット2：ヒューマンエラーの防止
受付・呼出業務をスタッフが行っている場合、「ご案内する順番を間違えた」「お伝えする待ち時間を間違えた」「呼び出しを忘れてしまった」などのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。
システムで順番待ちを管理することで、ご案内する順番や待ち時間の伝え間違いを未然に防ぐことができます。順番がきたお客様を自動で呼び出す機能を備えたシステムであれば、スタッフの呼び出し忘れの防止にもなります。
メリット3：行列解消・混雑解消
店頭に行列ができると、近隣からの苦情やお客様が行列を見て来店を見送ってしまう可能性があります。病院・クリニックであれば患者様の快適さや感染リスクの観点などから待合室の混雑を解消したいということもあるでしょう。
呼び出しシステムを導入することで、お客様がその場で順番待ちする必要がなくなるため、行列や混雑を解消することができます。
メリット4：顧客満足度の向上
離れた場所にいても残りの待ち時間の目安がわかることで、サービス提供までの待ち時間を自由に過ごせることは、お客様にとっても大きなメリットになります。
システムの導入で受付から呼び出しまでの待ち時間の質を上げることで、顧客満足度の向上が期待できます。
呼び出しシステム導入後の注意点
呼び出しシステム導入にあたって注意したいのは、導入後の受付はすべてシステムに集約する必要があることです。受付方法を統一しなければ、システム上の受付・順番待ち管理が正確にできません。
お客様が操作に迷う場合はスタッフがシステムに登録する、急ぎのケースが発生したら店舗側で順番の先頭に手動で受付登録をする、など不測の事態に備えた運用フローを決めておきましょう。
あわせて、受付管理はシステムに集約するようスタッフに周知徹底することが大切です。
呼び出しシステムを選ぶポイント
自店舗に適した呼び出しシステムを選ぶには、どのような観点で選べばよいのでしょうか。システムを選ぶ際のポイントを紹介します。
ポイント1：待ち時間の長さ・場所
一つ目は、待ち時間の長さやお待ちいただく場所の観点です。
待ち時間が長い場合は、行列や混雑を避けるためにも、お客様がその場を離れられるようスマホに通知する呼び出しシステムが有効です。一方、待ち時間が短い場合やフードコート内など近くで待っていただく場合は、専用の受信機を鳴らす呼び出しベルでも問題なく利用できます。
ポイント2：お客様の使いやすさ
二つ目はお客様の使いやすさの観点です。受付するところからお客様へのサービス提供は始まっています。受付操作をして、呼出通知を受けるお客様が迷わず操作できるようなシステムを選びましょう。
お客様の使いやすさを考慮する際は、画面や操作がシンプルであることが重要な検討ポイントになります。
ポイント3：連携できるシステム
三つ目は、他のシステムと連携できるかどうかの観点です。例えば、飲食店向けの予約システムと連携できると、お客様の予約・受付情報を一元管理できます。
既に導入しているシステムや今後導入したいシステムを見据えて呼び出しシステムを選ぶのも一案です。
ポイント4：コスト比較
呼び出しシステムの導入と運用にはコストが発生しますので、コスト比較も大切な観点です。
専用の受信機を用いる呼び出しベルの場合、初期導入コストとしておよそ30万円程度、受信機の追加には1機あたり3万円程度かかります。待ち人数が多い場合、受信機の台数が足りなくなる可能性があります。また、受信機を間違えて持ち帰ってしまうお客様も一定数発生します。
受付からお客様の呼び出しまで自動化できる呼び出しシステムの場合、初期導入コストはタブレットとプリンター代の10万円程度、運用コストとしてシステム利用料が月額1万円程度かかります。呼び出しにはお客様のスマホを用いるため、受信機の追加購入やお客様の持ち帰りを心配する必要もありません。
呼び出しシステムの種類や料金体系はサービスによりさまざまですので、自店舗で実現したい運用フローに対してコストパフォーマンスの良いシステムを選びましょう。
監修
三浦 高（みうら たかし）中小企業診断士／1級販売士／起業コンサルタント（R）／経済産業省後援起業家支援Webサイト「ドリームゲート」アドバイザー
大学卒業後システムインテグレータにて、基幹システムの提案営業やインフラ設計・構築・保守業務に従事。予算感や規模感に合わせた運用がしやすく、システム停止率の低いインフラを、200社を超える企業に構築している。
また中小企業診断士としては創業補助金検査員・審査員に従事。V-Spiritsでは資金調達担当としてクライアントの補助金や融資の獲得を支援している。これまでの支援実績は、各種補助金累計獲得件数と融資獲得件数がそれぞれ350件を超える。
坂井 優介（さかい ゆうすけ）起業コンサルタント（R）／補助金コンサルタント（R）／経済産業省後援起業家支援Webサイト「ドリームゲート」アドバイザー
経済産業省系補助金支援、厚生労働省系助成金支援、マーケティング業務、税務会計、人事労務、中小企業のIT化、生産性向上支援の他、補助金や助成金などの資金調達を支援。2022年度の獲得補助金は2億円を超える。
2022年1月～5月には事前確認予約のWebサイトを構築し、トラブルなしで全国屈指の事前確認件数を達成した。
DX化を進める国の補助金「IT導入補助金」の支援機関としての登録、支援事業を担当しており、IT導入補助金の相談件数は年間40件ほど。多くの店舗や中小企業のDX化をサポートしている。
https://v-spirits.com/
※本ページに記載されている情報は2023年10月時点のものです
監修者ひとことコメント
店舗経営にとって重要課題の一つが売上を上げ続けることです。受付まで済ませたお客様が待ちきれずに帰ってしまったり、呼び出し忘れがあったりすれば目先の売上が減るだけではありません。万が一、口コミなどでお店の評価をさげてしまうと未来の売上も減らしてしまう可能性があります。お客様の来店機会の損失を避ける意味でも受付・呼び出し業務をスムーズにしておくことが大切です。