領収書の但し書きとは？経営初心者が知っておくべき領収書の書き方

「領収書の但し書きには何も書かないでください。」という指示をお客様から受けたら、あなたならどうしますか？　領収書の役割や記載ルール、レシートとの違いといった領収書の基本を正しく理解していきましょう。忙しい時間でも素早く正確に領収書を発行することができればお客様にもっと満足してもらえるようになれます。

領収書の但し書きとは

領収書の但し書きとは、何のためにお金を支払ったかということを明確にしておくために記載する箇所です。但し書きの欄自体が小さくなっている領収書が多いので、それほど細かい内容を記載できるというわけではないですが、少なくとも但し書きが書いてあることで、一見してどのようなお店でお金を使ったのかという程度のことは把握できます。

発行する側としても、店舗で但し書きをどのように記載するかルール付けしておくことで、発行の際に時間を取られることなくスムーズに会計を行うことができます。

領収書の但し書きの注意点

• 内容は簡潔に記載する
  内容は簡潔に（飲食店なら「飲食代」など）記載すれば丈夫です。あまり細かく書きすぎると時間を取られて大変です。細かい内容はレシートなどでチェックできるようにしておけばよいでしょう。
• レシートなどの明細も渡す
  但し書きだけでは細かい内容を把握できません。どのようなことにお金を使ったために経費として落とすことができるのかということを明確にしておくためにも、領収書と合わせてレシートなど購入内容が分かる明細も渡しておきましょう。
• 内容の記載は店舗側で行う
  領収書を発行するのはお店です。内容の記載を行うのもお店です。但し書きに限りませんが、金額はもちろんのこと、宛名や日付などを空欄のままで渡すことはご法度です。領収書の不正利用や経費の不正計上にもつながりますので、領収書に記載する情報はすべて記載したうえで、お客様に渡しましょう。

領収書の書き方

領収書には現金で代金を支払った証拠証書としての役割があります。領収書がなければ何にいくら使ったのかという根拠がないため必要経費を自由に計上することになってしまいます。適切な税金計算の為には、領収書をもとに必要経費を計上することが重要なポイントとなります。証拠証書としての役割を果たすために必要な領収書の記載ルールを確認していきましょう。

但し書き

但し書きには最低限、購入したものが分かる程度に内容を記入するようにしましょう。書籍代（書籍名）や御飲食代（ケーキセット〇名様分として）などのように具体的に記入してあるとなおよいです。

日付

領収書に記入する日付には代金を受け取った日付を記入します。意外と忘れてしまいがちですが、平成xx年や20xx年などの年号や西暦も正確に記入するようにしましょう。年号や西暦を記入し忘れると、いつの領収書であるかわからなくなってしまうからです。

宛名

相手先の会社名や個人名を記入します。会社名の前後に株式会社を記入しますが、株式会社以外にも下記のような会社や法人があります。お客様に何度も聞き返すことのないよう、あらかじめ知っておくと安心です。

• 合名会社
• 合資会社
• 合同会社
• 公益財団法人
• 公益社団法人
• 社会福祉法人
• 非営利法人（NPO法人）
• 医療法人
• 学校法人
• 監査法人

金額

実際に受け取った代金を税込金額で記入し、内訳に税抜金額と消費税額を分けて記入します。3桁区切りの,を.にすると小数点になってしまい、金額が変わってしまうため十分に注意します。また金額の前に\、後に-を記入することで改ざんを防止することができます。

収入印紙

受け取った金額に見合った収入印紙を貼り付けて消印します。受領金額5万円以上100万円以下の領収書に対して200円の収入印紙が必要となります。記載金額ごとの印紙税は下記のサイトで確認することができます。

国税庁

クレジットカード利用の場合は収入印紙は不要となる点で注意が必要となります。

発行者の住所と名称

代金を受け取った店舗名などを記入します。店舗名だけでなく住所や連絡先などを記入することによって、実在している店舗であることを明らかにすることができます。

領収書とレシートの違いは？

領収書とレシートはどちらも同じです。記載されている内容によっては感熱紙のレシートのほうが領収書よりも証拠能力が優れていると判断されることがあります。領収書というタイトルでなくても請求書や納品書、見積書が領収書として認識されることがあります。

領収書以外の書類に「代済」や「相済」や「了」などの記載があり現金授受の事実があれば領収書に当てはまります。領収書と類似していると認識される可能性がある書類には請求書や納品書、お買上票などがあります。これらの書類であったとしても金額によっては印紙税がかかることがあるため十分に気をつける必要があります。

領収書控えはいつまで保存すればいいの？

保存義務期間終了後であれば破棄することができます。領収書控えは取引状況を確認することのできる帳簿書類に該当するため最大5年間の保存が必要となります。領収書の控えを保存しておくことによって売上の根拠とすることができるからです。税務署の調査が入った時にも、領収証の控えは調査対象となりますので、かならず保管をしなければなりません。

まとめ

• 領収書の但し書きは簡潔に記載し可能であればレシートなどの明細も合わせて渡す
• 領収書には証拠証書としての役割があるため記載ルールを守る
• 領収書とレシートは同じ役割を果たす
• 領収書控えには最大５年間の保存義務があるためすぐに捨ててはいけない

領収書を間違えて発行するお客様に迷惑をかけることになります。領収書を正しく発行することとしっかりと保存することで、安心して事業を行うことができるのです。

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