アルバイト採用の断り方はどうする？お店のイメージダウンを回避するコツ

アルバイトの採用活動で、不採用の人に対してどのような断り方が適切かご存知ですか？　ここでは、不採用の人へ連絡する時の心構えや、連絡手段ごとのポイントについて解説します。不採用というネガティブな内容をうまく伝えるのは難しいイメージがありますが、丁寧に対応すればお店のイメージダウンを避けることができます。不採用通知の適切な方法を知り、採用活動をスムーズに進めましょう。

不採用であることを相手にどう伝える？

アルバイトの応募者への結果通知は、不採用でも連絡することをお勧めします。 不採用の人には連絡しないケースが多く見受けられますが、お店のイメージダウンにつながりかねません。応募者側からすると、採用か不採用かはっきりしないと次の仕事を探し始めるべきか迷ってしまい、いい加減なお店だと思われる可能性があるからです。

また、不採用の伝え方もお店のイメージを大きく左右するので、対応を誤って悪いウワサを立てられないよう配慮することが大切です。

不採用通知はいつする？

アルバイトの不採用通知は、面接から1週間以内が基本です。応募人数が多い・募集期間が長いなどの事情でそれ以上かかることがありますが、目安の時期を面接時に伝えておくと応募者も安心です。

不採用の伝え方は丁寧に

不採用の連絡は、結果のみを直接的な表現で伝えると素っ気ない印象を与えてしまいます。応募に対する感謝の気持ちを述べ、できる限り「不採用」「不合格」という言葉を使わない言い回しにすると、相手も冷静に受け止めやすいでしょう。

アルバイトの不採用通知の注意点については、以下の記事もチェックしましょう。

アルバイト採用を初めてする際に知っておきたい！採用・不採用の連絡方法

不採用の連絡手段別のポイント

不採用の連絡手段は郵送・メール・電話から選びます。それぞれの注意ポイントを見ていきましょう。

通知書を郵送する場合

通知書には以下の項目を記載し、代表者や店長の名義で送付します。

• タイトル（不採用通知ではなく選考結果のご連絡とする）
• 送付する日付（平成○年○月○日）
• 会社名
• 応募者のフルネーム
• 冒頭の挨拶文
• 不採用の旨

不採用の旨は、「今回の採用は見送らせていただくことになりました」「貴意に添いかねることとなりました」というやんわりとした言い回しを心がけましょう。

メールで伝える場合

伝える内容は基本的に通知書と同じですが、メールはスマホで読まれることがあるため、１文が長くならないよう改行を加えながら丁寧に作成しましょう。

電話で伝える場合

まずは店名・名前を名乗り、いま相手が話せる状況かを確認しましょう。そして、応募してくれたことへの感謝を伝え、不採用の旨を述べます。

通知書ほどかしこまった言い回しにする必要はありませんが、「残念ながら、今回は○○様のご希望に添えない結果となりました」と丁寧かつ明確に伝えましょう。

不採用の人の履歴書はどうする？

不採用の人の履歴書は、社内・店内に保管したままにすると個人情報が流出するリスクがあるため、返却または破棄をお勧めします。

返却がベスト

履歴書の返却は応募者が最も安心できる方法ですし、丁寧に対応してもらったという好印象を持ちやすいです。不採用通知に返却する旨を記し、履歴書を同封すると二度手間を省けます。

メール・電話で不採用の連絡をする場合は、追って返却する旨を伝えましょう。

破棄は速やかに

履歴書の破棄は、できる限り速やかに行いましょう。いつ・誰が破棄するかのルールを決めておくとトラブルを予防できます。個人情報が漏れないよう、シュレッダーで細断して下さい。

まとめ

アルバイトの不採用通知のポイントをおさらいしましょう。

• 不採用通知は郵送・メール・電話のいずれかで1週間以内に行う
• 直接的な表現は避け、丁寧でやんわりとした言い回しで伝える
• 履歴書は応募者に返却または破棄する

不採用の人は、今後お客様や取引先など別の形で接する可能性があります。不採用の人の心情に配慮した伝え方を心がけることはもちろん、お店のイメージダウンや不利益につながらないよう丁寧かつ適切に対応しましょう。

※この記事は公開時点、または更新時点の情報を元に作成しています。