【テンプレート付き】出納帳の書き方やメリットをわかりやすく解説

事業運営において、お金の入出金を正確に把握するために欠かせない帳簿「出納帳」。本記事では、出納帳の概要と目的を整理するとともに、現金出納帳のテンプレートを用いて正しい書き方について解説します。

出納帳とは？

出納帳は、企業や個人の事業運営で発生する入出金が記録された帳簿のことです。「すいとうちょう」と読みます。例えるなら事業の家計簿のようなもので、お金の流れを把握する役割を担います。

特に現金取引が比較的多く、頻繁に入出金が発生する店舗経営者は、お金の管理が大変です。日々出納帳に記録して実際の残高とズレがないか照合することで、事業資金をしっかりコントロールできるようになります。

出納帳の種類

現金の流れと銀行口座（振込み、カード払いなど）の流れを一元管理するのは難しいといえます。したがって、出納帳は「現金出納帳」と「預金出納帳」の2種類に分かれています。それぞれみていきましょう。

現金出納帳

現金出納帳は現金が「いつ、いくら、何のために」出入りしたのかを管理する帳簿です。商品を現金で売り上げたときや、買掛金を現金で回収したとき、また銀行口座からお金を引き出したときなど、現金が動いた際に現金出納帳に記録します。

現金出納帳は入出金の単なる記録にとどまらず、実際手元にある現金の残高が記録内容と合致しているか確認する意味でも重要な帳簿です。

預金出納帳

預金出納帳には銀行口座の入出金を記録します。記録の仕方は現金出納帳と同様です。

複数の銀行口座を使用している方は、預金出納帳を口座別に作成する点に注意しましょう。一見面倒にも感じますが、取引と残高を口座ごとに把握できて間違いを防ぐことができるため、後々の管理が楽になります。

出納帳はなぜつける必要がある？メリットは？

現金出納帳も預金出納帳も、確定申告や決算のために必ず作成しなければいけない帳簿ではありません。必要に応じて作成すればよいとされています。

「帳簿が増えると記録が面倒」「作らずにすむなら省きたい」と考える方もいらっしゃるかもしれません。しかし、個人事業主にとって出納帳は、記録の手間を補ってあまりある大きなメリットをもたらしてくれます。

それぞれ詳しくみていきましょう。

1. お金の流れが見える

お金の管理は経営の基本です。売上も利益も、すべて数字（金額）で表れるものだからです。記録をつけていないと「お金に余裕があると思っていたのに実は危ない状態だった」と、ピンチに陥ってから気づくことにもなりかねません。

出納帳で「いつ、何のために、いくら」出入りしたのかを日々目で見て認識しておくと、資金の使い方の判断を間違えにくくなります。

2. 将来に備えられる

出納帳をつけて日々のお金の流れをわかるようにしておくと、週ごと、月ごとに必要な金額がわかるようになってきます。来月、再来月、3カ月後にはいくら必要か、そのためには売上がいくら必要なのか考えられるようになり、焦ることなく早め早めに計画を立てられます。出納帳は先々の資金繰りに備えるためにも役立つツールです。

3. 不正を防げる

従業員を抱える経営者の場合、あまり考えたくはありませんが、従業員による不正が絶対に起こらないとは言いきれません。管理が甘い状態では不正もしやすく、起こりやすくなってしまいます。特に現金は日々記録をつけて手元の残高と合致しているか確認していなければ、抜き取りがあってもなかなか気づきにくいでしょう。

出納帳によるお金の管理は不正の抑止力になり、万が一トラブルがあったとしても早期発覚につながり、対処しやすくなります。

現金出納帳の書き方とテンプレート

出納帳には何をどのように記録していけばよいのでしょうか。ここからは、2種類ある出納帳のうちより使用頻度の高い現金出納帳について、具体的な記載内容や書き方をご説明します。テンプレートも用意しましたので、参考にしてください。

テンプレート

現金出納帳の形式に厳密な規則はありませんが、現金の流れを管理するために、最低限下記の4項目を記録します。

1. 日付

   入金または支払いがあった日付。同じ日に複数の入出金があった場合は合算せず、取引ごとに分けて記入する

2. 摘要

   入出金の目的や、お金の支払先・入金元などを記入する

3. 入金額 / 出金額

   税込みの取引金額を記入する

4. 残高

   取引後の現金の残高を記入する

上記4項目のほか、勘定科目を記載する様式も多くみられます。また1カ月の最後には「合計」の行を設け、その月の入金額と支出額の合計をそれぞれ書き込みます。

書き方

ここでは現金出納帳の書き方を、月初・日々の取引・月末と手順を追ってみていきましょう。

まず月初には、前月から繰り越された金額を、入金欄と残高欄に書き込みます。その際摘要欄は「前月繰越」とします。

月中は現金取引が発生したら都度、領収書やレシートをもとに日付・摘要・入出金額・残高を記録していきます。1日の終わりには、必ず帳簿の残高と、手元の現金の残高が合っているか確認しましょう。もし帳簿と現金の残高が一致せず、原因もわからない場合は摘要を「現金過不足」として手元の現金の残高に合うように帳簿の金額を加減します。

例え手元の現金が帳簿の残高より少ない場合でも、決してお金を補填してはいけません。現金過不足は業務上どこかでミスがあったために発生するものです。目をつぶり続けていてはミスの改善につながりません。そもそも現金出納帳は現金の動きを正確に管理するものであり、帳簿をつける意味がなくなってしまいます。

最後に、月末にはその月の入金額の合計を入金欄に、出金額の合計を出金欄に記入します。また、翌月に繰り越す額（合計入金額－合計出金額）を算出し、「次月繰越」として出金欄に書き込みましょう。

現金出納帳を作成するうえで注意すべきこと

個人事業主が現金出納帳をつけるにあたり、抑えておきたいポイントは下記の3点です。

• 記帳したあと現金の残高と照合する
• 事業用の財布を持つ
• 領収書やレシートをとっておく

 記帳したあと現金の残高と照合する

帳簿を記入したあとに必ず現金の残高も確認するようにしましょう。帳簿に書かれている残高と実際の残高にズレがあっては、現金取引をきちんと管理できているとはいえません。帳簿の記入で満足してしまいがちですが、記帳と照合をセットで行うことが大切です。

事業用の財布を持つ

現金の残高を確認しやすくするために、事業用の財布を持ちましょう。事業に使うお金はプライベートの財布と分けて、わかりやすくしておきます。

領収書やレシートをとっておく

繁忙期や出張などで帳簿をつけられない日もあるかもしれません。あとから出納帳を書くときには、レシートや領収書が頼りになります。特にレシートはもらいそびれや誤って捨ててしまうことも少なくありません。日頃からもらってとっておく習慣をつけておくとよいでしょう。

出納帳以外に管理する台帳の種類

出納帳以外にはどのような台帳があるのでしょうか。

掛取引の多い事業者であれば特に、得意先台帳（売掛金元帳）と仕入先台帳（買掛金元帳）の設置をおすすめします。

掛取引とは「ツケ」をイメージするとよいでしょう。売掛金なら商品を販売した売上高のうち、顧客からまだ入金されていない代金のことです。買掛金は逆に商品を仕入れた際、仕入先にまだ支払っていない代金を指します。

得意先台帳は、発生した売掛金と入金を得意先ごとに分けて記録する帳簿で、売掛金元帳ともいいます。仕入先台帳は、発生した買掛金と支払いを仕入先ごとに分けて記録する帳簿です。買掛金元帳ともいいます。

掛取引は一般に、取引先のなかでもお得意さまやよく商品を仕入れる仕入先との間で発生します。1カ月の締め日にその月の売掛金・買掛金をまとめて請求するケースも少なくありません。請求書を発行または受け取り、入出金が完了した時点で掛取引は終了します。

得意先台帳や仕入先台帳を設けると、得意先ごと・仕入先ごとの売上高・仕入量や売掛金残高・買掛金残高を把握でき、請求や支払いの漏れを防げます。

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