レシートの正しい管理方法とは？お店のレシート管理を行うポイント

お客様にお渡しするレシートの他、お店が管理すべきレシートがあるのをご存知でしょうか。レシートは3種類あり、その内容に沿った管理方法があります。レシートの管理方法と決まりを知ることで、経費の管理を適切に行うことができるとともに、確定申告にも安心して備えられるでしょう。今回はレシートの正しい管理方法と、効率的なレシートの管理を行うポイントをご紹介します。

レシートにはどんなものがある？

「レシート」は一般的に領収書という意味で使われていますが、店舗経営者にとってレシートとは日別精算レシートとジャーナルも含めた3種類があります。

お客様にお渡しするレシート（領収書）

• お客様に求められた時に発行する領収書と、会計時にレジで出力してお渡しするレシートの2種類がある
• 店舗が保管するものではなく、お客様にお渡しするものを指す

日別精算レシート

• その日の合計売上や客数など、売上に関する実績を店舗で確認するためのレシート
• レジの種類、設定によって出力できない場合もある

ジャーナル

• 「いつ」「何が」「いくつ」売れたかなどの売上データや、レジを操作した担当者が記載されているレシート
• レジの種類によって、記載される情報が異なる
• お店の保管用であり、基本的にはお客様にお渡ししたレシートと同じ内容が記録されている
• 用紙に出力せず、売上データをレジなどで記録したものを指す場合もある

どのレシートを保管する義務がある？

領収書の控えとジャーナルは、発行した事業年度の確定申告の提出期限から7年間保管しなければなりません。

領収書の控えとジャーナルの保管のポイント

• 法人の場合、帳簿の作成と保管の義務と、取引等に関して作成・受領した帳簿書類を保管する義務がある
• 領収書の控えとジャーナルは「帳簿書類」に該当し、発行した事業年度の確定申告の提出期限から7年間保管する必要がある
• ジャーナルは所轄の税務署に申請すると、紙ではなく電子データでの保管が認められる

電子データとしての保管手続きは「国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等の変更の届出書」に必要事項を記入し、税務署に申請するだけなので、「出力したジャーナルの保管が面倒」という方にはおすすめです。

経営初心者の方で、領収書の保管義務について知りたい方は下記の記事もぜひご参考ください。

（確定申告で領収書も提出する？経営初心者が知っておきたい領収書のこと：AR-299）

レシートを効率的に管理するには？

レシートを効率的に管理するには、POSレジや複写式の領収書など、便利なツールを活用するのがおすすめです。

例えば領収書の場合、原本と控えは同じ内容であるはずなので複写式のものを使い、売上帳簿に貼って管理する方法が便利です。またレジで出力するジャーナルも同様に、売上帳簿に貼って保管しましょう。レシートやジャーナルを控えとしてまとめておき、後日帳簿に貼る作業を行うこともできます。

日別精算レシートやジャーナルの管理は、POSレジを使うと便利です。なぜならPOSレジではこれらを電子データで保管できるため、毎度の精算で控えを出力する必要がないからです。

まとめ

効率的なレシート管理を行う上で、おさえておきたいポイントは下記の通りです。

• 店舗経営者にとってレシートとは「レシート（領収書）」、「日別精算レシート」、「ジャーナル」の3種類がある
• レシートを効率的に管理するために、POSレジや複写式の領収書などの便利なツールを活用する
• 領収書の控えとジャーナルは、発行した事業年度の確定申告の提出期限から7年間保管する義務がある

上記のポイントをおさえることで効率的で正しいレシート管理を行うことができ、適切な経費管理や確定申告の準備も安心してできるでしょう。

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