シフト管理の新しいカタチ「Airシフト」の実力に迫る ――「Airレジ カンファレンス 2018」レポートvol.4

1月30日、渋谷ヒカリエ9階で行われた「Airレジ カンファレンス 2018」。その中で「Air メイト」と「Air シフト」、「Air ハンディ」という3つの新サービスが発表されて、それぞれのサービスの説明会も開催されました。今回、やりとりも作成もラクになるシフト管理サービス「Air シフト」の説明会の様子をリポートします。

Airシフトが与えるインパクト

説明会の司会を担当したのは、Airシフトサービス責任者の沓水佑樹氏です。同氏は、株式会社リクルートジョブズで「シフオプ」や「ジョブクイッカー」などの複数のシフト関連のサービス立ち上げに携わった経験を持っています。

通常、シフト管理は、おおよそ下記のような流れで行われています。

上の流れだけを見て、とてもスムーズにシフトが作成されていると感じる方もいるかもしれません。しかし、内情は異なります。沓水氏もシフト作成までの現状を下記のように話します。

「シフトの完成までには、スタッフから希望日の提出がなかったり、提出があっても日づけなどに間違いがあったり、なかなか埋まらない日があったりと、時間と労力がかかります。やっと確定したと思っても、スタッフの急な休みなどで、再調整が必要となるケースが珍しくありません。とある企業様では、シフトに関する業務に、月に24時間も費やしているというデータがあるほどです」

しかも、シフト作成者にかかる負担はこれだけではありません。もしシフトに穴が開いたら、スタッフへ連絡をしたり、その返事を待ったりと、なかなか確定しないシフトに心理的なストレスがかかってきます。一方で、スタッフ側もストレスがない訳ではありません。プライベートなLINEアカウントにお店から連絡が入ったり、申し訳ない気持ちを抱えたまま依頼を断ったりと、精神的な負担を感じます。

やりとりも作成もラクになるシフト管理サービス

そうした問題を解決するのが、Airシフトです。スタッフのシフト希望集めから一覧化、作成と調整まで、これまでSNSやメールなどいろいろな方法で行っていたシフト管理にまつわる煩雑な作業ややりとりをカンタン・シンプルに行うことができます。

前提として、Airシフト使用するには、スタッフは「シフトボード」というシフト管理と給料計算が便利なバイト・アプリを使用する必要があります。シフトボードは、これまでに280万ダウンロードされていて、現在、16歳から34歳のパート・アルバイト就労者の2人に1人が使用しているサービスです。

セミナーでは、「収集」と「作成」、「調整」、「連絡」、「日々の調整」について、どのような機能があるのか紹介されました。

① 収集

スタッフが「シフトボード」で希望シフトを入力すると、すぐにAirシフトに情報が反映されます。スタッフから集まった希望シフトは、白色の背景で表示。日・週・月とカテゴリーに分けて表示できるので、希望日の偏りなどが一目で分かります。一方、スタッフもシフトボードで一回シフトを提出すると、「履歴から追加」でシフト希望を出せるので、作業の負担がありません。

② 作成

シフトの作成は、スタッフの希望シフトから採用したいものをクリックして、「下書きシフトとして作成する」を選択していきます。シフト案が固まったら、「この週の下書きを確定する」を押すとシフトが確定。それと同時に、それぞれのスタッフに勤務日が送信されます。また、スタッフの勤務日は、アプリ内のカレンダーに自動で反映され、出勤開始の24時間前にはアラートも表示されるので、シフトの確認忘れもなくなるでしょう。

③ 調整

Airシフトは、必要人員に達していない日をあらかじめ教えてくれます。そのシフトを埋めたい場合は、勤務を依頼したいスタッフのカレンダーの該当日を選択。「キャンセル」と「勤務を依頼する」、「勤務を確定として通知する」の中から内容を選べば送信可能です。

仮に「勤務を依頼する」を選択して送信した場合は、スタッフに依頼を送りっぱなしになってしまって、あまりいい印象を与えません。チャット機能を活用して、ぜひフォローなどを行ってください。スタッフ側は、勤務依頼を受けた後、日時を確認して「お断りする」か「引き受ける」を押すだけです。「引き受ける」を押したら、Airシフト上でリアルタイムに反映されてシフトが確定します。

確定したシフト表をスタッフに共有することもカンタンにできます。「日パターン」か「週パターン」、「月パターン」のいずれかからレイアウトを選択し、「共有・印刷用ファイルを作成する」をクリック。その後、「スタッフへ共有」を押せば、各スタッフへシフト表を共有することが可能です。

④ 連絡、⑤日々の調整

チャット機能を活用して、スタッフへの連絡や日々の調整を行えます。SNSなどを活用せずにやり取りができるので、スタッフの負担も少ないでしょう。チャットでやり取りした内容を、そのままシフトに反映することも可能です。

スタッフの管理方法

スタッフの情報を登録しておくこともできます。電話番号、住所、メールアドレスなどを入力すれば、従業員台帳としても利用できるでしょう。また、ニックネームを登録すると、シフト表で表示させることも可能です。さらに、毎週決まった曜日と時間で勤務するパート・アルバイトがいれば、あらかじめ情報を入力しておくと、希望シフトを出さないでもシフト作成ができるようになります。

スタッフの招待の仕方

「スタッフを招待する」をクリックすると、「QRコードで招待する」という項目が表れます。基本的には、このQRコードを印刷して店内に貼っておくと、スタッフがスマートフォンで読み込んで、カンタンに登録できます。

Airシフトの今後のビジョン

Airシフトは、システムをリリース前に、株式会社坂乃ダイニングで試験導入されました。同社は、中野坂上で3店舗の居酒屋を展開しています。

店舗情報：

ユーザーの声で特に顕著なのが、やり取りの負担が軽減したというものです。例えば、マネージャーなら、スタッフとの連絡でLINEを活用する時、一文一文、気を使って送らなければいけませんでした。しかし、Airシフトなら、システマティックに送るだけなので、考える時間と精神的な負担が減ります。一方で、スタッフ側もプライベートの連絡ツールに仕事の連絡が来なくなるので、ストレスが減るだけでなく、確認漏れもなくなるでしょう。

沓水氏は、最後にこのように話して、説明会を締めくくった。

「現在、機械学習を活用して、スケジュールが作成できる機能を開発中です。実装されたら、使えば使うほど、店舗に合わせてどんどんと便利になっていくでしょう。そうなれば、より力強く、シフト作成と管理をサポートしていけると考えています。Airシフトのサイトでは、最新情報を含めて、様々な情報を配信しています。ぜひチェックしてみてください」

※この記事は公開時点、または更新時点の情報を元に作成しています。