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確定申告で領収書も提出する? 経営初心者が知っておきたい領収書のこと

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

「領収書」は経営者であれば誰でも聞いたことがあり、かつよく口にする言葉ですが、経費として計上するために、どのような形で保管しておけばよいのかということまでは意識していない方も多いのではないでしょうか? 今回は、領収書について、詳しく見てみましょう。

この記事の目次

領収書とは?

そもそも領収書とは何かということを考えてみましょう。領収書とは、お金を受け取った者が、支払った者に対して、確かにお金を受け取った旨を記した書類のことです

領収書は、確定申告において経費として計上する、つまり経費で落とすための書類という意味でよく使われます。お金を支払った側から見れば、お金を確かに支払ったことを証明する書類ですし、お金を受け取った側から見れば、お金を確かに受け取ったことを相手(支払い者)に証明する書類です。どのようなことのために、いつ、誰に、いくら払ったかということが明記されていることで、お金のやり取りの証拠になるのです。

経費で落とすための領収書の記載内容

支払の内容を明確にするために、領収書には下記4点の情報が書いてある必要があります。経費で計上するためということもありますが、そもそもの領収書の役割からして、これだけの情報の記載は必要でしょう。

  • (1)支払った日付
  • (2)購入金額
  • (3)購入したモノやサービスの内容
  • (4)お金を受け取った者の氏名・名称や住所

(3)については、手書きの場合、最低限、「飲食代として」「日用品として」など、おおまかな内容は示してもらう必要があります。

例)領収書の記載内容

さらに、宛名があれば自分の名前や自分の会社名になっていることが望ましいです。ただし、宛名が抜けているから経費として計上できないというわけではありません。

それなりの規模の会社であれば、宛名が自社宛でないと経費精算を認めないといったルールがあるところもありますが、個人経営であれば、そこまで厳密に宛名について管理しなくてもよいでしょう。

上記4点の内容が明確になっていれば、書類の名称が領収書である必要はありません。特にスーパーやコンビニなどでお店のための買い物をした場合には、「領収書」と書いてあっても、購入したモノやサービスが明記されていない場合もあります。レシートのほうが詳細に内容が書いてあるなら、経費で計上するという意味でも、支払った内容の証明という意味でもレシートでの保管がよいでしょう

飲食店などのお店を経営している場合、領収書をもらう側だけではなく、渡すことも多いかもしれません。その場合も、上記のことを意識して領収書を書いてあげると親切です。

領収書は事業者が保管するもの

表:領収書は事業者が保管するもの

経費で落とすためには領収書が必要ということをよく聞きますが、それでは確定申告書を提出する際に、領収書も提出するのでしょうか? 答えは、ノーです。経費計上した金額に対応する領収書は、提出せず、確定申告した個人事業主が保管します

大量に提出される確定申告書で、さらに領収書まで提出されると税務署もパンクしてしまいます。税務署でいちいち1枚ずつ領収書を確認することはできないでしょう。

ただし、まれに税務調査の対象になることがあります。税務調査では、3年~5年間の確定申告について調査が行われます。その際には保管しておいた領収書も、もちろん税務署職員に見られます。また、所得税について徴収する時効は最長で7年間です。そのため、7年間分は領収書および確定申告書を作成する際の書類を保管しておく必要があります

まとめ

  • 領収書には、どのようなことのために、いつ、誰に、いくら払ったかということが明記されている必要がある
  • 経費で計上するためには、必ずしも、「領収書」という名称である必要はない
  • 確定申告書に経費の領収書は添付する必要はない

普段何気なく使っている領収書という言葉も、役割が分かれば、どのようなことが書いてある必要があるかイメージしやすくなります。領収書の役割を理解して、適切に保管するようにしましょう。

※この記事は公開時点の情報を元に作成しています。

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この記事を書いた人

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

起業コンサルタント(R)、税理士、特定社労士、行政書士、CFP(R)。起業コンサルV-Spiritsグループ/税理士法人V-Spirits代表。年間約200件の起業相談を無料で受託し、起業家をまるごと支援。起業支援サイト 「DREAM GATE」で6年連続相談数日本一。「一日も早く 起業したい人が『やっておくべきこと・知っておくべきこと』」など、起業・経営関連の著書・監修書多数。http://v-spirits.com/

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