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バックオフィス業務を総まとめ!起業前後のアウトソーシング手法も解説

福島 悠(ふくしま ゆう)公認会計士

起業するためには何を準備し、何を提出しなければいけないのか。また起業した後、継続してどのような事をしていく必要があるのか、これが分からず起業のハードルになっている事も少なくありません。そこで、個人事業と法人との起業前、起業後のバックオフィス業務を徹底解説します。

この記事の目次

想定以上に多いバックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、顧客対応が必要な営業活動を支援する業務を指しており、事務・管理業務の総称です。一方で、直接顧客対応する業務を「フロントオフィス業務」と表現します。例えば飲食店を始める場合、料理を作って提供し、お会計するという流れを「フロントオフィス業務」とすると、レジ締め、請求書支払や給与計算、経理等は営業活動以外の業務として「バックオフィス業務」と表現することになります。

また、事業を開始するために必要なバックオフィス業務も多く、さらに個人事業主として事業を始めるか、法人として「株式会社」や「合同会社」等を設立し事業を始めるかによって必要なバックオフィス業務も異なります。

起業前と起業後に必要なバックオフィス業務を、個人事業主と法人に分けて簡単にまとめると、以下のようになります。

区分 個人事業主 法人(株式会社、合同会社等)
起業前
  • 税務署への届出
  • 各種許可申請(事業によって必要な許可を取得する)
  • 定款作成(株式会社は認証も必要)
  • 法務局へ登記
  • 税務署へ届出
  • 各種許可申請(事業によって必要な許可を取得する)
起業後
  • 経理業務
  • 人事労務業務
  • 請求書支払や発行、契約書関係
  • 庶務業務
  • 個人事業主の確定申告(税務署)
  • 事業によって必要な業務
  • 経理業務
  • 人事労務業務
  • 請求書支払や発行、契約書関係
  • 庶務業務
  • 法人の確定申告(税務署、県税事務所、市役所等。※東京23区は都税事務所のみ)
  • 事業によって必要な業務

起業前におけるバックオフィス業務

ほとんどの方が個人事業主として起業し、事業が軌道に乗り始めたら法人に切り替える、いわゆる「法人成り」を選択する事が多いです。一方、私の経験上、初めから社員を雇用し、事業計画を練って自己資本(自分が捻出した資金)以外に他人資本(融資等)やベンチャーキャピタル等から出資を受けた上で事業を開始する場合は、法人設立して事業を開始している方が多いです。

起業前におけるバックオフィス業務は、「事業を開始するまでに必要な業務全般」を指します。また開始する事業によって許可が必要なものもあります(飲食店:保健所へ食品営業許可取得、小売店(中古販売等):警察署へ古物商許可取得)。

事業を開始する前に、許可が必要なものの例を記載します。あくまでも例なので、どのような許可が必要か事前に国や自治体のウェブサイトで調べましょう。

事業内容 許可内容 管轄
飲食業
  • 食品営業許可
  • 深夜酒類提供飲食店届出(居酒屋)
  • 保険所
  • 警察署
マッサージ(針灸、指圧)
  • 施術所開設届出
  • 保険所
クリーニング
  • クリーニング所開設届出
  • 保険所
ペットショップ
  • 動物取扱業の登録
  • 保険所
古本屋、せどり等
  • 古物商の許可
  • 警察署
質屋
  • 質屋営業許可
  • 警察署
民泊、旅館、ホテル等
  • 旅館業許可
  • 保険所
貸駐車場
  • 貸駐車場届出
  • 都道府県
旅行代理店
  • 旅行業登録
  • 運輸局

個人事業主として起業する場合

個人事業主として起業するには、各種営業許可関係以外は「税務署への届出」で完了します。また、税務署へ提出した個人事業主の開業届出書をもって屋号付の通帳を作成しておくと良いです。

<税務署へ提出する書類>

  1. 個人事業の開業届出(必ず必要)
  2. 所得税の青色申告承認申請書(65万円控除や10万円控除で税金が安くなります)
    ※開業時に申請しなかった場合、次回の確定申告までに翌年分の申請ができます。
  3. 給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出(給与や税理士報酬を支払う予定の場合)
  4. 源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書(3.と共に申請)

<青色申告控除65万円と10万円の節税効果>

(ケース)

飲食店を開業し1年間の売上は800万円でした。アルバイト2名には総額160万円支給し、材料で140万円、家賃で240万円かかりました。

(事業所得の計算)

 260万円

売上800万円-540万円(材料費+アルバイト代+家賃)

(課税所得の計算)

 222万円

事業所得-38万円※

※基礎控除(課税所得を計算する際に必ず控除されるもの)

<申告方法の違いによる所得税額の違い>

1.青色申告届出無しの場合

222万円×10%-97,500円=124,500円

2.65万円控除の場合(複式簿記による帳簿作成が必要)

(222万円-65万円)×5%=78,500円

3.10万円控除の場合(65万円と比べると簡素化されるが、帳簿作成が必要)

(222万円-10万円)×10%-97,500円=114,500円

法人(株式会社や合同会社等)として起業する場合

法人として起業するには、まず株式会社とするか合同会社とするかを選択する必要があります。合資会社や合名会社という法人もありますが、※上記2つのうち、どちらかで設立する場合がほとんどです。そのため、今回はその2パターンについて解説します。

また、法人は「法律で作られた人」という意味です。そのため、法人設立というのは「法律上の人を作る行為」という事になります。 

株式会社と合同会社の違い

区分 株式会社 合同会社
設立時の登録免許税

15万円

6万円

定款の認証(公証役場)

約5万円

必要なし

定款の印紙代

4万円

※電子定款は不要

4万円

※電子定款は不要

外部機関からの出資

可能

基本的に不可

株式上場

可能

不可能

合同会社は、株式会社よりも安価で設立が可能です。しかしながら、外部からの出資等が制限されることから大きな規模でのビジネスを考えている場合には、そぐわない法人になります。

なお、どちらを選択しても以下の3点は準備が必要です。

印鑑の作成(代表印、銀行印等)

法務局への設立登記申請書を提出する際に、代表印(会社の実印のようなもの)として登録が必要になりますので、設立登記前までに必ず準備するようにして下さい。

定款作成(株式会社は公証人役場にて内容の確認をしてもらいます)

定款は、会社のルールで役員の構成や事業の内容、所在地や会計期間等を定めるもので、一定のフォーマットはあるものの自分の構想に基づいてアレンジを加えておく必要があります。例えば将来的に外部から出資を募る場合で、出資者からの条件として社外役員としての登用が必要になることがあります。この場合に備えて条件となる条文を加えておくなどが必要になります。

なお、紙媒体で定款を作成した場合、原本の定款は効力を証明するために印紙を添付する必要があります。一方電子定款(PDFに行政書士が署名することにより作成されるもの)では、紙媒体ではなく電子媒体が原本になるため、収入印紙の添付は必要ありません。

法務局への設立登記申請書(株式会社は15万円分の印紙添付、合同会社は6万円分の印紙添付)

設立登記申請書を法務局へ提出した後、不備がなければ、2週間程度で法人設立が完了となります。法務局では「履歴事項全部証明書(謄本)」を発行しておいてください。それを持って税務署や県税事務所、市役所(東京23区は税務署と都税事務所のみ)に設立の届出を行います。

参考:法務局 商業・法人登記の申請書様式

<税務署へ提出する書類>

  1. 内国普通法人等の設立の届出(定款と謄本の添付が必要)
  2. 青色申告承認申請書
  3. 給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出(給与を支払う予定の場合)
  4. 源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書(3.と共に申請)
  5. 減価償却資産の償却方法の届出(必要な場合)
  6. 申告期限の延長の特例の申請書(必要な場合)※法人税のみ

(例)東京23区の場合に提出する書類

  1. 法人設立・設置届出書(定款と謄本の添付が必要)
  2. 申告書の提出期限の延長処分等の届出書・承認等の申請書(必要な場合)

このように事業を開始するまでに、必要なバックオフィス業務は非常に多く内容も難しいため、ほとんどの方は専門家に依頼しています。またその場合、インターネットで検索した会社設立代行サービス(印鑑作成、定款作成、届出等を一括で行うサービス)を利用して、まとめて依頼する形が多いです。

  • 司法書士:会社設立の登記申請代理
  • 公認会計士: 会社設立の登記申請代理、税務署への届出依頼
  • 行政書士:定款の作成や電子定款の作成業務
  • 税理士:税務署への届出依頼
  • 社会保険労務士:雇用保険や社会保険の代理申請
  • 起業コンサルタント:事業別で必要な許可申請の代行や上記士業の紹介

<専門家を利用せずに失敗したケース>

  1. 資本金1,000万円以上で会社を設立してしまった

    資本金1,000万円未満であれば消費税の納税義務が2年間免除となることを知らずに1,000万円以上で設立してしまったため、設立初年度から消費税を納税する事になってしまった。

  2. 青色申告承認申請書を提出せずに起業し、大幅な赤字が出てしまった

    青色申告承認申請書を提出していない法人が初年度に大きな赤字を出しても、次の事業年度に赤字を繰り越せません(繰越欠損金という制度)。その結果、次の事業年度に大きな黒字が出ても相殺する欠損金が無いため多額の税金を納める事になってしまった。

  3. 定款を自分で作成・印刷して提出した

    自身で作成すると定款には印紙を4万円分添付しなければいけません。行政書士などに依頼することで電子定款を作成してもらえますので、印紙税が4万円分浮くはずだった。

社員やアルバイトを雇う場合

社員やアルバイトを雇用する場合には、雇用保険への加入が必要になります。また、法人として設立した場合には社会保険への加入も必要(個人事業主は常時雇用が5名以上から強制適用)になります。

<雇用保険加入の流れ>

  1. 労働基準監督署にて保険関係成立届を提出
  2. 概算保険料申告書の作成と提出(保険関係成立50日以内) ※1と同時の提出で良い
  3. ハローワークへ雇用保険適用事業所設置届を提出
  4. ハローワークへ雇用保険被保険者資格取得届を提出(雇用する都度届出)

<社会保険加入の流れ>

  1. 健康保険・厚生年金保険新規適用届を日本年金機構へ提出
  2. 被保険者資格取得届 (雇用する都度届出)を日本年金機構へ提出

起業後のバックオフィス業務

起業してからのバックオフィス業務は専門性が低くなるため、ご自身で対応しやすくなります。また、個人事業主と法人とで起業後に必要なバックオフィス業務はあまり変わりはなく、事業規模や事業内容などに依存します。日常的に発生するバックオフィス業務を簡略化、効率化するためのシステムも増えていますので、費用対効果を考えた上で積極的に導入していくことをお勧めします。なお、個人事業主と法人とで唯一異なるのは「確定申告の内容」があります。

バックオフィス業務の種類

経理業務(複式簿記という方式に倣って会計データを作成し、会計資料を作成)

(入力業務)売上入力、領収書・現金支払の入力、通帳の取引入力、給与データの会計入力、請求書やクレジットカード取引の入力

(作成業務)試算表の作成、各種残高推移表の作成

(確認業務)債権債務の会計データ残高管理

人事労務業務

(新規雇用)雇用保険被保険者資格取得届、被保険者資格取得届、雇用契約書の作成、労働条件通知書の発行、労働者名簿の作成

(退職)雇用保険・社会保険の資格喪失手続き、退職証明書発行

(毎月)給与計算、月額変更届(給与の変動が大きい場合等)、社会保険料の納付、賃金台帳の作成、源泉所得税の計算と納付、シフト作成、勤怠管理

(毎年)年度更新、算定基礎届、年末調整、源泉徴収票の作成と発行

(随時)就業規則の作成、36協定の作成、求人広告の作成、面接、スタッフの教育

参考:東京労働局 様式集

請求書支払や発行、契約書関係

(毎月)自社発行請求書の作成、自社請求内容の入金確認、受取った請求書の内容確認、インターネットバンキングやATM、銀行窓口から支払、水道光熱費や家賃・税金などの支払業務

(臨時)契約書の作成、内容の確認等、他社商品営業の対応

庶務業務

(臨時)事務消耗品の管理・購入、オフィス備品の購入、資料のファイリングや保管、書類の郵送、清掃、電話対応や来客対応、名刺作成、チラシの作成

事業毎の主な業務(代表的な3業種について記載します)

飲食業:予約管理、レジ締め(現金の残高とデータ上の残高を合わせる業務)

小売業:在庫管理、商品の仕入・発注、新商品の開発若しくは外部開発依頼

サービス業:顧客管理、サービスに使う消耗品の管理、店舗のコンセプトにあう備品の購入

業務を一元管理できるサービスも多くあります。例えば請求書を発行した後に会計データへの入力が必要なところ「請求書を発行したら自動的に会計データとして登録されるもの」や、従業員の勤怠データを入力すれば「自動的に賃金台帳や給与計算、月額変動届のデータ転記を自動で行ってもらえる人事労務ソフト」など、様々な業務効率化ソフトが販売されていますので、日常的なバックオフィス業務の効率化を検討しましょう。

個人事業主と法人の税務申告書の違い

納付時期と申告場所の違い

個人事業主になると毎年、税務署へ「確定申告」することが義務付けられています。確定申告によって所得税、消費税及び地方消費税、住民税、事業税等の元となる所得情報が各管轄に連携されることになります。

区分 個人事業主 法人
所得税、法人税

税務署(申告期限まで)

税務署(申告期限まで)

消費税及び地方消費税

税務署(申告期限まで)

税務署(申告期限まで)

事業税

確定申告により都・県税事務所へ連携(8月、11月)

都・県税事務所(申告期限まで)

住民税

確定申告により市役所に連携(6月、8月、10月、1月)

東京23区以外の場合は、市役所(申告期限まで)

申告書様式の違い

個人事業主と法人とでは作成する申告書の様式が大きく異なります。また、前述の通り提出する箇所も異なりますので、注意が必要です。

個人事業主の確定申告書は必ず以下の2点を作成します。なお、個人によっては個人事業としての収入のみではない場合もありますので、以下の2点に付け足して書類を作成していく形になります。

  1. 確定申告書の第一表
  2. 青色決算書(青色申告承認申請をしていない場合には収支内訳書)

法人及び地方法人税の確定申告では、かなりの枚数の申告書を作成する必要があります。どのような経費を使っているか、規模や業種によっても、作成する書類(別表と言います)が異なります。また、税務署のみではなく、都・県税事務所や市役所への申告書も同時に作成しなければなりません。法人及び地方法人税の確定申告書と同様に会社によって必要な添付書類(別表)も異なります。

  1. 国税庁 令和2年4月以降に提供した法人税等各種別表関係(令和2年4月1日以後終了事業年度等又は連結事業年度等分)
  2. 法人事業税・特別法人事業税・地方法人特別税・法人都民税 申請様式(東京23区)
  3. 法人市民税申告書

不定期で発生するバックオフィス業務

毎月発生するバックオフィス業務は徐々になれていくため、ご自身でやることや、パート・アルバイトに任せることも可能ですが、当初想定していなかったことも起こってしまいます。

  1. 経理関係で起こる不定期業務

    当初の計画や想定通りに事業が進まず、事業を継続するために「融資を受ける」必要が出る場合があります。
    融資を受けようと思うと、事業計画書を作成し、試算表を準備する必要があります。試算表を作成するにもしっかりと会計データを作成しておく必要がありますし、確定申告書をご自身で作成している場合、融資担当者からミスを指摘されてしまう事もあります。

  2. 従業員関係で起こる不定期業務

    「従業員が突然退職してしまう」場合や「従業員が業務中にケガをしてしまう」事があります。従業員が辞めてしまった場合には、退職手続きとして、社会保険や雇用保険の資格喪失届の提出や退職証明書の発行、源泉徴収票の発行などをしなければいけません。
    また、退職してしまったことなどに伴い「人を採用しなければならない」場合には、ハローワークや求人サイトに求人情報を掲載し面接した上で、社会保険や雇用保険に加入する業務も発生します。求人広告にもノウハウがありますので、自身ですべて考えると時間がかかる上に、反応率(掲載を見てからの反応)が悪い場合があります。
    業務中に従業員がケガをした場合には、労働災害保険が給付されるのですが、給付を受けるにも労災保険給付関係請求書を作成し届け出なければいけません。

  3. その他の不定期業務

    事業を行っていると国からの補助金や助成金等を受け取ることが出来る場合があります。しかし、受け取るための申請様式が複雑であることが多く、また期日が短いことも多いのでもらい損ねてしまっている方も多くいます。

バックオフィス業務をアウトソーシングするタイミング

事業を始めようとする、若しくは始めると、営業活動以外にやることが非常に多いため、全てを完璧に自分でやろうと思うと「本業に支障が出る」という悪循環に陥ります。しかし、全てを専門家任せにするにもコストがかかってしまうという考えもあります。そのため、事業規模に応じてどの部分をアウトソーシング(他の人に任せるという意味)していくべきかを検討すると良いでしょう。一応の目安として概算所得※の金額からみたアウトソーシングの必要性を、前章にある「起業後のバックオフィス業務」と関連させて記載します。いずれのフェーズの方でも、事業に関連するバックオフィス業務は、優先的にシステム導入するなどして効率化を図る事をお勧めします。

※概算所得

(個人の場合には事業所得金額、法人の場合には法人の当期純利益+自身の役員報酬)

売上-経費=利益(個人事業主の場合ここが事業所得金額)

利益+自分が貰う給与=概算所得

  1. 概算所得が少ない場合

    法人ではなく、個人事業主として事業を開始してください。その上で、業務効率化が進むシステム(特に日常的に発生するバックオフィス業務に関するシステム)を導入し、ご自身でバックオフィス業務を完結できるようにして下さい。事業に関するバックオフィス業務と会計に関するバックオフィス業務にフォーカスする必要があります。

  2. 概算所得から若干事業へ経費を回せる場合

    法人ではなく、個人事業主を選択してください。ここから飛躍のステージに入りますので、ルーチンのバックオフィス業務(特に事業に関連するバックオフィス業務)はできるだけパートやアルバイトに任せるようにして、ご自身は営業活動に専念することでステップアップしていけます。

  3. 概算所得600万円以上をキープできる場合

    法人への切り替えを視野に入れながら、自分に合う専門家を探して下さい。この段階ではバックオフィス業務をアルバイト・パートに任せるという手段以外にも専門家(公認会計士、税理士:会計、社会保険労務士:人事労務等)に依頼してしまうという事も可能な事業規模になってきます。

  4. 概算所得800万円以上をキープできる場合

    法人を選択するようにしてください。バックオフィス業務において会計や人事労務等専門性の高いバックオフィス業務は専門家と契約し、事業に関係する業務等の専門性の低いバックオフィス業務についてはアルバイト・パートに任せる必要があります。

  5. 概算所得1,200万円以上をキープできる場合

    事業規模も大きくなっていますので、業務の効率化という観点でも法人を必ず選択してください。また、正規社員も徐々に増やしていかなければ、今後の事業拡大はかなり難しくなりますので、採用活動にも積極的に取り組んでください。この辺りから人事労務に関係する業務が煩雑化していきます。

まとめ

  • 個人、法人とで起業前のバックオフィス業務は大きく異なる
  • 起業後のバックオフィス業務は個人、法人とで異なるのは確定申告がメイン
  • バックオフィス業務は非常に多いため、完璧に自分がやろうとすると悪循環になる
  • 日常のバックオフィス業務は、出来る限りツールなどを活用して効率化する
  • すべてを専門家に任せると良いという訳ではなく、部分的なアウトソーシングも検討する

バックオフィス業務は非常に多いため、日常のバックオフィス業務を効率化していくことが大切です。そのためにシステムを導入したり、事業規模に応じて、外部の専門家や従業員の力を借りながら、徐々に自分にしかできないことだけに専念することで、コストパフォーマンスの最適化が図れます。

※この記事は公開時点、または更新時点の情報を元に作成しています。

この記事を書いた人

福島 悠(ふくしま ゆう)公認会計士

公認会計士、税理士。経営改革支援認定機関/SOLA公認会計士事務所 所長。

上場企業の顧客向け税書類の監修や経営コンサルティング、個人事業の事業戦略支援と実行支援まで幅広く対応。顧客収益最大化を理念に掲げ起業家を徹底サポート。多種多様な企業の税務顧問と年間約30件の戦略立案を行っている。

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