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【従業員の源泉徴収票紛失を放置しないで】再発行してすぐさま解決!

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

毎年企業が発行している源泉徴収票ですが、たまに従業員から「源泉徴収票なくしたので、再発行してもらえませんか?」と言われることもあると思います。でも、経営者側で再発行しても良いか悩んだ経験はありませんか?再発行して会社に不都合なことがないかなど、色々と考えてしまう人もきっといるはずです。今回は、源泉徴収票の意味合いをもう一度探りながら、再発行の詳しい内容についてもご紹介します。

この記事の目次

源泉徴収票が大事な理由とは?

皆さんは源泉徴収票が大事な理由を考えたことはありますでしょうか。源泉徴収票とは1年間の所得が記載してある、いわゆる「所得証明」です。これを基に確定申告が行なわれ、1年分の所得税が計算されます。そのため、発行される側からすると非常に大事な書類となりますが、発行する側にとっても大切です。

加えて、源泉徴収票を従業員に発行しないと、確定申告の際に、従業員から源泉徴収票を発行してもらえなかったと税務署へ伝わってしまうことがあります。これでは、税務署からの印象もよくありません。

従業員が紛失した際の発行者側の対応方法

もし、源泉徴収票を再発行してほしいと従業員から言われた場合、あなたはどのように対処しますか。そんな時は「再発行する」のが正解です。そのため、再発行の回数は特に制限が設けられていません。再発行の回数が多いからと言って、経営者側に不利益が被られることもありません。法律上、従業員から2回再発行してほしいと言われたら、2回とも対応しなければいけません。会社の経営者として、再発行するのは当たり前のことなのです。

源泉徴収票を発行しないと、経営側はこうなる

それでは、源泉徴収票を発行しないと一体どうなるのでしょうか。所得税法では、懲役一年以下、または20万円以下の罰金刑となっています。実際にここまでの責任に問われるかどうかは別として、源泉徴収票の交付が義務である以上、面倒な人でも、簡単に源泉徴収票を発行する仕組みを作ることが必要です。

ここで再発行が面倒にならないように予防策を一つ紹介させていただきます。それは、パソコン上で源泉徴収票のデータをフォルダに保存しておくことです。フォルダ名も分かりやすい名称に設定しましょう。すると、源泉徴収票の発行が面倒だと思う人でも処理をスムーズに完了させることができます。

まとめ

それではおさらいです。

  • 源泉徴収票は、発行する側、発行された側共に大事な書類
  • 源泉徴収票の再発行は何度しても大丈夫
  • もし発行しなければ罰せられるので、簡単に発行できる仕組みを作ること

源泉徴収票は、経営側にとっても従業員側にとっても、とても大事なものです。面倒だと思っても、時間を割いて発行してあげてください。面倒くさいと思って放置することで、後々自分の首が締まる原因にもなりかねませんので、誠実な対応を心掛けましょう。

※この記事は公開時点の情報を元に作成しています。

この記事を書いた人

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

起業コンサルタント(R)、税理士、特定社労士、行政書士、CFP(R)。起業コンサルV-Spiritsグループ/税理士法人V-Spirits代表。年間約200件の起業相談を無料で受託し、起業家をまるごと支援。起業支援サイト 「DREAM GATE」で6年連続相談数日本一。「一日も早く 起業したい人が『やっておくべきこと・知っておくべきこと』」など、起業・経営関連の著書・監修書多数。http://v-spirits.com/

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