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総勘定元帳ってなに?POSデータは使えるの?わかりやすく説明します

福島 悠(ふくしま ゆう)公認会計士

総勘定元帳は、法人においては必ず作成しなければならない重要な帳簿です。では、個人事業主の場合には必ず作成しなければならないのでしょうか? 総勘定元帳の目的や必要性、作成方法など、わかりやすく解説します。

この記事の目次

総勘定元帳とは何か、帳簿組織との関連性

会計帳簿は企業(個人事業主を含む)が行う「全ての取引」を、企業会計のルールにのっとり、適切な勘定科目(取引の内容を示した分類・名前)を使って「仕訳」(帳簿に記録すること)をしていく必要があります。その仕訳を勘定科目ごとにまとめた帳簿が「総勘定元帳」です。
たとえば、以下のようなものが一般的です。

主要簿、補助簿とは

総勘定元帳は、企業の財政状況や業績を示す貸借対照表や損益計算書を作成する場合に、基となる書類です。企業会計の目的は、「外部・内部への情報提供(業績報告等)」ですから、その基になる総勘定元帳は必要不可欠と言えます。そのため、会計帳簿の中でも「主要簿」と呼ばれています。また、ひとつひとつの取引の記録である仕訳帳も主要簿に位置付けられています。
一方「補助簿」は、勘定科目ごとの細かな情報を記録する役割であり、主要簿の取引内容を補助するものです。補助簿には、現金出納帳や預金出納帳などの「補助記入」帳と、売掛元帳や買掛元帳などの「補助元帳」の2つがあります。
これら全ての会計帳簿は、「帳簿組織」と呼ばれる体系によって、作成方法がルール化されています。

日常の仕訳と各帳簿の関連性

具体的な総勘定元帳の作成の流れは以下の通りです。

  1. 日々の取引があったらその都度、補助簿に記入する
  2. 仕訳を仕訳帳に記入する
  3. 仕訳帳の仕訳を総勘定元帳へ転記する

紙媒体で帳簿を作成していた頃は、一つの取引が発生すると上記のように何個も帳簿をまたいで会計処理(書類の記入)を行っていましたが、現代では会計ソフトが主流となっていますので、一つの取引を仕訳入力するだけで、自動的に1→2→3の流れで総勘定元帳が作成されていくようになりました。

総勘定元帳の作成目的は?

総勘定元帳は「全ての取引」を勘定科目ごとに集計している帳簿のため、仕訳さえ間違いなくできていれば、勘定科目の動きを把握できます。例えば、売掛帳では取引先ごと売掛金残高を把握することが出来ますが、売掛帳だけでは会社全体として売掛金の残高がマイナスになっていても気づくことが出来ません。その場合は、総勘定元帳の科目残高を確認し、その内訳を確認するために補助簿を確認するという流れが必要になってきます。
つまり、「木を見て森を見ず」ではなく、森(総勘定元帳)を見てから木(補助簿)を見ることが大切です。総勘定元帳は「会社の勘定科目全体の動きを把握する」のが目的で、そこに何か問題があれば、原因を調べるために補助簿を見るのがいいでしょう。取引件数が増え事業規模が大きくなればなるほど、補助簿を確認するには時間と労力がかかってきてしまうため、全体が把握できる総勘定元帳の重要性は高くなると言えます。

個人事業主も総勘定元帳はマストなのか

個人事業主が確定申告をする場合に、一定条件を満たせば10万円~65万円までの特別控除(利益金額から控除することが出来る)が受けられる「青色申告」と、特別控除がない、いわゆる「白色申告」の方法があります。

65万円・55万円の特別控除を受ける場合は総勘定元帳が必須

青色申告の特別控除額10万円~65万円は、申告書類の添付資料や帳簿の種類、申告方法によって決まります。2019年分までの複式簿記による65万円控除は、2020年分の確定申告から、紙で申告書類を提出する人は55万円まで、電子申告する人は65万円までの控除に改正になります(※)。65万円、55万円いずれかの控除を受ける場合には、総勘定元帳の作成は必須です。なお、総勘定元帳や仕訳帳、各種補助簿は確定申告で添付する必要はありません。ただし、税務調査などで提出を求められた場合には、すぐに見せられるように保管しておく必要があります。青色申告でも10万円の控除や特別控除がない白色申告の人は、総勘定元帳の作成は必要ありません。

参考:国税庁「青色申告特別控除額、基礎控除額が変わります!

確定申告の違いと控除額

項目 青色申告 白色申告
帳簿のつけ方 複式簿記
(電子申告)
複式簿記
(紙申告)
簡易簿記 簡易簿記
(現金主義)
簡易簿記
特別控除額 65万円控除 55万円控除 10万円控除 10万円控除 なし
仕訳のタイミング 発生ベース 発生ベース 発生ベース 入出金ベース 発生ベース
確定申告の添付資料

青色決算書

  • 損益計算書
  • 貸借対照表等

青色決算書

  • 損益計算書
  • 貸借対照表等

青色決算書

  • 損益計算書
収支計算書 収支内訳表
保管すべき帳簿の種類

総勘定元帳

仕訳帳

各種補助簿

総勘定元帳

仕訳帳

各種補助簿

各種補助簿

現金出納帳

預金出納帳

各種補助簿

仕訳のタイミングは、「発生ベース」と「入出金ベース」に分類できます。発生ベースとは、日々の取引を帳簿につけるタイミングを「請求書を発行したとき」や「請求書を受け取ったとき」に仕訳記帳することを言います。一方、入出金ベースというのは、「請求書を発行したとき」には仕訳をせず、「請求書の発行先から入金されたとき」のみ仕訳をします。よって、帳簿作成の手間だけで青色申告を比較した場合には、簡易簿記(現金主義)が最も簡単です。所得300万円までなら、管轄の税務署へ「現金主義による所得計算の特例を受ける事の届出書」を提出することで特別控除を受けることが出来ます。

参考:青色申告特別控除ってなに?2020年分の改正点もわかりやすく説明します

なぜ、青色申告特別控除10万円や白色申告で総勘定元帳の作成義務がないのか

前述の表の通り、同じ青色申告でも10万円控除の場合や白色申告では、「損益計算書、収支計算書や収支内訳表」の作成は必要ですが、貸借対照表の作成は必要ありません。総勘定元帳などの主要簿の役割は、損益計算書や貸借対照表の基となる帳簿の作成ですから、貸借対照表を作成しない場合には総勘定元帳の作成も義務化されないということになります。

なお、青色申告にて確定申告を提出する場合には、確定申告する年の3月15日まで(開業したばかりの場合は開業から2ヵ月以内)に青色申告承認申請書を提出しなければいけません。例えば2019年までは白色申告の方が2020年の確定申告を青色にしたい場合には、2020年3月15日までに「青色申告承認申請書」を、管轄の税務署に届け出る必要があります。

参考:国税庁所得税の青色承認申請手続

レジなどの周辺データから総勘定元帳はつくれるのか?

ある程度の事業規模となると、今や紙媒体での取引記録保管ではなくデータによる取引記録、つまり会計システムの導入が主流になっています。従来は取引がある都度、補助簿に記入し、仕訳帳に仕訳を記帳、その上で総勘定元帳に転記を行っていたわけですが、会計システムでは、取引内容と仕訳情報を入力すれば、総勘定元帳も自動的に作成されます。さらに、ネットバンキングや会計ソフトとの自動連係により、仕訳漏れも軽減されます。

クラウドレジシステム(販売管理システム等)と会計ソフトと連動でさらに便利に

店舗などにある従来のガチャレジ(システムではなくお釣りや売上を保管するレジ)では、お会計の都度レシートを発行していました。そしてこのレシートの枚数だけ仕訳を記帳していく必要があり、これに基づいて総勘定元帳を作成する必要がありました。しかし近年のクラウドレジシステムでは、お会計1件ごとにデータとして集計されていて、このデータを会計システムと連動させることにより、入力の手間なく補助簿が作成され、仕訳帳に仕訳が記帳され、自動的に総勘定元帳が作成されます。

まとめ

  • 総勘定元帳は貸借対照表や損益計算書作成の基礎となる帳簿である
  • 青色申告特別控除10万円、白色申告の場合は、総勘定元帳作成義務はない
  • 周辺ソフトを上手く用いて会計ソフトと連携出来れば総勘定元帳は簡単に作れる

個人事業主でも大きな特別控除を受けるには、総勘定元帳の作成が必須です。簿記には聞きなれない言葉や、複雑なルールが多くありますが、会計システムとレジシステムの連動などにより、簡単に手間なく総勘定元帳の作成する方法もあります。さらに、会計についての知識を身に着ければ事業の状況を的確に読み取ることが出来ますので、総勘定元帳を駆使して経営戦略にお役立てください。

※この記事は公開時点、または更新時点の情報を元に作成しています。

この記事を書いた人

福島 悠(ふくしま ゆう)公認会計士

公認会計士、税理士。経営改革支援認定機関/SOLA公認会計士事務所 所長。

上場企業の顧客向け税書類の監修や経営コンサルティング、個人事業の事業戦略支援と実行支援まで幅広く対応。顧客収益最大化を理念に掲げ起業家を徹底サポート。多種多様な企業の税務顧問と年間約30件の戦略立案を行っている。

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