マイナンバーの本人確認方法、重要ポイントQ&A（従業員雇用）

従業員からマイナンバーを提出してもらうときに、『本人確認』が必要なのをご存じですか？　本人確認をせずに従業員のマイナンバーを使うと、間違った情報を行政機関へ報告することになるかもしれません。特に従業員数が多いほど、本人確認をしっかりと行なう必要があります。今回は、マイナンバーの本人確認について知っておきたいポイントを解説していきます。これで従業員のマイナンバーを正しく取り扱うことができます。

マイナンバーの本人確認とは？

マイナンバーの本人確認とは番号確認と身元（実在）確認の2つを確認することです。一般的な本人確認は運転免許証や健康保険証を提示することで可能となります。おそらく誰でも一度は市町村の窓口などで「本人確認書類のご提示をお願いします。」と求められた経験があるのではないでしょうか。しかしマイナンバーの本人確認は運転免許証などを提示する身元（実在）確認に加えて番号確認も同時に行う必要があります。

マイナンバーの本人確認方法は下記の3つのパターンが考えられます。

1. 顔写真入りの個人番号カードの提示
2. 通知カードと運転免許証の提示
3. 個人番号が記載された住民票と運転免許証の提示

顔写真入りの個人番号カードの提示

従業員が顔写真入りの個人番号カードを提示したら、番号確認と身元（実在）確認の2つの確認が一度に済みます。なぜなら個人番号カード単体で運転免許証同様の身分証明書としての役割があるだけでなく個人番号12ケタも券面に記載されているからです。

通知カードと運転免許証の提示

通知カードは12ケタの個人番号や氏名、生年月日のみの記載となるため、番号確認しか行うことができません。そこで運転免許証などの本人確認書類を通知カードと一緒に提示することによって、マイナンバーの本人確認を行うことができるのです。

個人番号が記載された住民票と運転免許証の提示

もし従業員が通知カードを紛失してしまった場合は、個人番号12ケタを確認するために個人番号が記載された住民票を用意してもらう必要があります。個人番号が記載された住民票だけでは番号確認しかできないため、運転免許証の提示をすることで身元（実在）確認を行い、マイナンバーの本人確認が完了となります。

マイナンバーにはなぜ本人確認が必要なの？

マイナンバーを使用するのになぜ本人確認が必要なのかというと他人のなりすましを防止するためというのがその理由です。たとえばAさんの個人番号をBさんが不正使用をしようとする場合、BさんはAさんであることを証明する必要があります。BさんはAさんの運転免許証などを提示できなければ番号確認しかできないことになるため、BさんはAさんに成りすますことができません。もし本人確認（番号確認と身元（実在）確認）を行う必要がなければBさんはカンタンにAさんに成りすますことができてしまうのです。

マイナンバーの本人確認はどのような場面で行なうの？

マイナンバーの本人確認は従業員を雇用したときに行えばスムーズに手続きすることができます。マイナンバーに関する書類だけでなく年金や保険関係の書類と一緒に収集すれば確認し忘れを防ぐことができます。また履歴書は本人確認の書類としては十分なものではないため、運転免許証や住民票の写しが必要となっています。学生アルバイトを採用するときは学生証を本人確認の書類として提示してもらいましょう。

マイナンバーに関して経営者がすべきことはこちらの記事でご確認いただけます。

マイナンバー導入で会社は何をすべき？経営者が知っておきたい注意点

上記以外に従業員からマイナンバーを提示してもらう場面にはどのようなものがあるのでしょうか？

退職者の源泉徴収票を作成するときに従業員と音信不通になってしまった場合

従業員が退職したら1ヶ月以内に源泉徴収票を発行することになっており税務署へ提出する源泉徴収票に従業員の個人番号を記載しなければなりません。しかし従業員が無断退職をして連絡がつかなくなってしまった場合は下記のような従業員とのやり取りを記録しておく必要があります。

• 〇月〇日：無断欠勤したので携帯へ連絡するが不在
• 〇月〇日：退職手続きに関して個人番号の提供を依頼するが返信なし※送付したメールは添付資料による

もし従業員がマイナンバーカードを紛失してしまった場合の対応方法はこちらの記事を参考にしてみてください。

マイナンバーカードを紛失したら？再発行までの流れを確認しよう

従業員から年末調整の書類を提出してもらう場合

従業員から提出してもらう扶養控除等（異動）申告書は、毎年提出してもらう度に本人確認（番号確認と身元確認）をするのが原則です。しかし番号確認書類（個人番号カードや通知カード、個人番号が記載された住民票の写し）の提示を受けるのが難しいときは、過去のデータを元に番号確認をすることができます。その代わり過去に本人確認（番号確認と身元確認）をしたうえで個人番号12ケタを収集した事実が必要です。また既に雇用関係にある従業員の身元確認はする必要はありません。ただし雇用契約を締結したときにマイナンバー法と同程度の本人確認が済んでいることが条件となっている点で注意が必要です。

12ケタの個人番号は基本的には一生涯同じ番号を使いますが不正使用の恐れがある場合は変更できることになっています。もし個人番号を変更した場合は新しく変更した番号を提示するように呼びかけるようにしましょう。

まとめ

知らないと困るマイナンバーの本人確認に関するポイントは下記の3つです。

• マイナンバーの本人確認は【番号確認】と【身元（実在）確認】の2つがある
• マイナンバーの本人確認をしないと【カンタンに成りすまし】ができるようになってしまう
• マイナンバーの本人確認は【従業員を雇用したとき】に行うのがベスト

マイナンバーの本人確認をする理由と本人確認をする場面がわかれば煩雑な事務処理もスムーズに終わらせることができます。

※この記事は公開時点、または更新時点の情報を元に作成しています。