源泉徴収簿とは？書き方や作り方など年末調整での活用方法をわかりやすく解説

源泉徴収を行なっている事業者のみなさん、年末調整のときに1年間の給与明細を引っ張り出して大変な苦労をしたことはありませんか？　この記事を読んで、これからはぜひ毎月、源泉徴収簿をつけて年末調整に備えましょう。この記事では源泉徴収簿とは何か、源泉徴収簿の書き方やサンプル、取扱いの注意事項について説明していきます。

源泉徴収簿とは何か？

源泉徴収簿は国税庁が作成を勧めているもので、これがあれば年末調整の手続きを行う際に作業がはかどるという書類です。源泉徴収簿には、従業員一人一人の以下のようなことを記録します。

• 給与の金額
• 扶養家族等の状況
• 社会保険料として控除した金額
• 源泉徴収で預かった金額など

これらを一覧にしておくことで、年末調整の際にすべての給与明細のコピーを全て引っ張り出す必要がなくなります。また、税務署がこれらの数字を確認したいときにもこれ1枚で済みます。

これらの金額の数字は、毎月の給与計算で算出している数字ですから、給与計算のときに毎月欠かさず記録すると年末調整の時期に余計な手間がかからず楽になります。
給与計算ソフトを利用している場合は、自動的に記録されて年末調整の際にすぐに出力できるようになっていることが多いので、確認してみてください。

源泉徴収簿の書き方・作り方

源泉徴収簿は法令で定められたものではなく、国税庁が、事業者が便利に使えるようにと作ったものです。給与に関する金額や源泉徴収額が書かれていれば、書式に決まりはありません。例えば賃金台帳にこれらの項目が書かれていれば、賃金台帳のコピーで代用することもできます。

決まった様式はありませんが、国税庁は源泉徴収簿の様式を以下で公開しています。

給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿の作成

源泉徴収簿の記入例も以下で公開されていますので、参考にすると良いでしょう。

年末調整で精算する際の源泉徴収簿の記載例

源泉徴収簿は提出する必要はないが保存は必要

源泉徴収簿自体はあくまで内部書類ですので、税務署への提出は必要ありません。ただし、源泉徴収簿でも賃金台帳でも、年末調整の根拠として使用した場合は7年の保存期間が決められています。賃金台帳の保存期間はもともと3年ですが、源泉徴収簿としても使用した場合は期間が長くなりますので注意しましょう。

源泉徴収簿や賃金台帳は個人情報が書かれた書類です。法律で定められた保存期間、または企業が独自に決めた保存期間を過ぎた際は、すみやかに処分する必要があります。

まとめ

以上、源泉徴収簿について説明してきました。ポイントは以下の4点です。

• 源泉徴収簿があれば年末調整が簡単に済ませられる
• 年末調整で負担にならないように、毎月記入することがおすすめ
• 書式に決まりはないが、国税庁が作った様式が利用できる
• 年末調整の際に源泉徴収簿として使用した書類は7年の保存期間が決められており、過ぎたら処分する必要がある

源泉徴収を行なっている事業主の方は、年末調整に備えてぜひ毎月のルーティーンとして、給与計算の際に源泉徴収簿をつけるように習慣づけてみてください。これを毎月やっていない事業者とは、年末調整のときの苦労で大きな差が出てくるはずです。

※この記事は公開時点、または更新時点の情報を元に作成しています。