年末調整の書類はお早めに！経営者目線のチェックポイント3選

従業員を雇っている経営者であれば、年末調整をしなければなりません。しかし何から準備をすればいいのかわからず、不安に思っている方も多いだろうと思います。そこで年末調整に必要な書類の種類や内容の確認方法といった、経営者目線でのチェックポイントを解説します。年末調整に必要な書類を理解することで、従業員の年末調整を正しく行うことができます。

年末調整に必要な書類は？

従業員から提出してもらう年末調整の書類は扶養控除等申告書と保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書の2つがあります。

扶養控除等申告書とは？

扶養控除等申告書は控除対象の妻（又は夫）や子ども（や親）を申告するための書類です。従業員に控除対象の妻（又は夫）や子ども（や親）がいれば税金が安くなりますが申告してもらわないと個人的な事情はわかりません。1人1人の事情を反映し正しく計算するために扶養控除等申告書が必要なのです。

保険料控除申告書とは？

保険料控除申告書は、従業員が納める税金を正しく計算するために必要な書類です。前述した扶養控除等申告書だけでもある程度その人の事情にあわせることはできますが、完璧ではありません。なぜならば扶養控除だけでなくまだ使える控除がたくさん残っているからです。それが社会保険料控除や生命保険料控除、寄附金控除と呼ばれているものです。各種控除で税金を安くするために、保険料控除申告書が必要です。

配偶者控除等申告書とは？

配偶者控除等申告書は、配偶者控除や配偶者特別控除を受けるために申告する書類です。配偶者特別控除とは、配偶者控除の条件である所得金額が年間38万円を超えた場合に受けられる控除です。年間所得金額が123万円までであれば所得金額に応じて税金が優遇されます。配偶者控除と配偶者特別控除はどちらか1つだけとなる点に注意しましょう。

従業員から提出してもらう年末調整の書類は、1人1人の事情にあわせて正確に税金の計算をするために必要となるものです。複数の勤務先から給与をもらっている場合は、1か所でしか年末調整を行うことができません。そのため従業員に別の本業がある場合は、これらの提出は不要となります。本業の勤務先にこれらの書類を提出します。

年末調整書類の確認方法は？

経営者は従業員の税金を正しく計算して納める責任があるため、年末調整書類に真実が書かれているかどうかを確認する必要があります。経営者目線のチェックポイント3つは下記のとおりです。

住所が履歴書と合っているか確認

扶養控除等申告書も保険料控除申告書も配偶者控除等申告書も本人の住所を記入する欄があります。 年末調整書類に記入した住所と採用時の履歴書の住所に違いがないかを確認しましょう。 引っ越し等で通勤ルートが変更したため通勤費が正しく計算できていない可能性があります。

添付書類があるか

保険料控除申告書で支払った保険料などを申告しても支払った事実を証明する書類がなければ真実かどうかわかりません。かならず控除証明書や受領証などの添付書類があることを確認しましょう。

送金事実を確認できるか

従業員が介護施設に暮らす親族を扶養している場合は、送金をしている事実を確認しましょう。 振込票や現金書留の写しで送金事実を確認することができます。

年末調整の書類は税務署に提出するの？

従業員から提出された年末調整書類は、税務署に提出する必要はありません。扶養控除等申告書は7年間保管しなければなりません。保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書も合わせて保管しておくと安心です。

今回は年末調整の書類について解説しましたが、手順や計算については下記の記事でご確認ください。

はじめての年末調整も安心！手順・書き方をわかりやすく解説

【決定版】年末調整の基本から計算まで徹底解説

まとめ

年末調整書類の経営者目線のチェックポイントは下記の3つです。

• 年末調整書類の住所と採用時の住所が同じか
• 控除証明書などの添付書類があるか
• 送金事実を確認できる書類を提示してもらったか

またそれ以外に大切なポイントは下記の2つです。
①年末調整書類は【扶養控除等申告書】と【保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書】の2種類
②年末調整書類は税務署に提出する必要はなく、7年間保管しなければならない

これらのポイントをおさえれば、従業員の年末調整を正しく処理できます。

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