従業員の住所変更はどうすればいいの？押さえておきたい3つのポイント

従業員の中には、引っ越しをして住所が変わる場合があります。特に学生や1人暮らしの方には多いかもしれません。従業員の住所が変わった場合には、どのような手続きが必要となるのでしょうか？

ポイントその１　住民税は特に手続き不要

住所といえば、まず思い浮かぶ手続きは住民税ではないでしょうか。住民税は、雇われている人については、基本的に給与からの天引き、いわゆる特別徴収になります。従業員が2人未満の場合など一定の小規模な事業主については、特別徴収のほか、給与天引きせずに各自で納付してもらう普通徴収という方法も選択できます。

特別徴収の場合にしても、普通徴収の場合にしても、事業主が従業員の引っ越しのたびに何か手続きをとるということはありません。なぜなら、住民税は毎年1月1日に住んでいる自治体に対してその年の分を全額納付するということになっているからです。

例えば5月に引っ越したら、4か月分は引っ越し前の住所、残り8か月分は引っ越し後の住所の自治体が住民税を課税するというわけではありません。全額引っ越し前の住所の自治体で課税が行われます。

ポイントその２　社会保険の手続きは人によって必要

健康保険や厚生年金保険の適用を受けている事業主については、従業員の住所が変わるたびに住所の変更手続きをとる必要があります。

具体的には、健康保険や厚生年金保険に加入している従業員の住所が変わった場合、日本年金機構に、「健康保険・厚生年金保険被保険者住所変更届」という書類を提出します。この届け出をしておかないと、ねんきん定期便や医療費のお知らせといった書類が古い住所に送付されることになってしまいます。

• 日本年金機構ホームページ「健康保険（協会けんぽ）・厚生年金保険被保険者の住所変更の手続き」
• 日本年金機構ホームページ「被保険者の住所に変更があったとき」

• 日本年金機構ホームページ「健康保険・厚生年金保険　被保険者住所変更届（国民年金第3号被保険者住所変更届）」より一部抜粋

ただし、引っ越した従業員のマイナンバーと基礎年金番号の紐づけが行われている場合には、この「健康保険・厚生年金保険被保険者住所変更届」の提出は不要です。自治体と年金事務所の間での情報のやり取りで登録住所を変更してくれます。

マイナンバーと基礎年金番号の紐づけについては、年金事務所から事業主あてに従業員のマイナンバーを登録するための書類が送付されてきます。（直近では平成30年8月に送付が行われました。）その書類を年金事務所に提出することで、基礎年金番号との紐づけが行われます。マイナンバーと基礎年金番号について、詳しくは年金事務所に確認しましょう。

• 日本年金機構ホームページ「【事業主の皆さまへ】マイナンバーが未収録の厚生年金保険被保険者について、氏名・住所等の確認にご協力ください。」

健康保険や厚生年金保険に加入しておらず、従業員が個人で国民年金や国民健康保険に加入している場合には、事業主が手続きをとる必要はありません。従業員が自治体に引っ越しの届け出をすれば、自治体のほうで国民年金や国民健康保険の手続きを取ってくれます。

ポイントその３　雇用保険の手続きは不要

雇用保険については、加入している従業員の住所が変わっても、住所変更の手続きは必要ありません。雇用保険については、そもそも加入の段階で住所を届け出ていないため、住所の登録自体が行われていないのです。

雇用保険関係の書類では、従業員が退職する際の離職票に従業員の住所の記載が必要となります。

まとめ

• 住民税については、年の途中で従業員の住所が変わっても手続きは不要
• 健康保険・厚生年金保険については、住所変更の届出が必要。ただし、マイナンバーと基礎年金番号の紐づけが行われている従業員については住所変更の届け出は不要
• 雇用保険については、住所変更の届出は不要

従業員の住所変更については、年度途中では健康保険や厚生年金保険の手続きくらいです。ただ、毎年年末に渡す源泉徴収票には住所の記載が必要です。最低でも年末には現住所を確認して、間違いのない書類づくりを行いましょう。

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