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知っておきたい勤怠管理の方法と活用したいシステムやエクセル

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

勤怠管理とは従業員がいる会社やお店であれば必要な業務で、従業員やアルバイト社員の「出勤時間」「休憩時間」「退勤時間」「残業時間」を管理することです。他にも休日出勤など、従業員やアルバイトスタッフが働いた時間が分かるようにすることです。
今のあなたの働かれているお店ではどのような管理の仕方をしていますか?エクセル管理表でもっと管理がしやすくなる方法を紹介します。

この記事の目次

あなたのお店の勤怠管理方法はどうでしょうか?

まず出勤・休憩・退勤の打刻はどのような管理の仕方をされていますでしょうか?次に、出勤日・休み・休日出勤などの管理はどのように管理されていますか?出勤・休憩・退勤は何もしていなかったり、タイムカードで打刻したり、パソコンで管理したりしているのでしょうか。従業員やアルバイトスタッフのシフト管理はいかがでしょうか?手書きのシフト表でしょうか?パソコンで作成したシフト表でしょうか?またはカレンダーや口頭の記憶管理でしょうか?一つ一つ紙に書きだして確認してください。
スタッフの指導を行いながら、営業業務を行い、スタッフの勤怠管理やお給料の支払いまで沢山の仕事に追われながら1日が終わりますが、もっと簡単な勤怠管理に変更してみませんか?

勤怠管理の方法を紹介します。

あなたが営業されているお店の勤怠管理方法は確認できたでしょうか?次は他のお店の方はどの様に従業員や、アルバイトスタッフの勤怠管理をしているのか確認してみましょう。

  • タイムカードを打刻
    タイムカードを従業員やアルバイトスタッフに自分の名前の書いたものに打刻させる方法。これはかなり昔から行われている方法で「出勤・退勤・休憩」などの打刻ができるものです
  • パソコンでログイン管理
    事務所やバックヤードにあるパソコンで「出勤・休憩・退勤」などを管理するシステムで打刻管理できるものです。これは指紋認証と静脈認証を合わせて専用の機械でスキャンして出退勤を打刻する方法です。
  • スマートフォン打刻
    スマートフォンで出退勤を打刻する方法です。GPS機能がついているためどこで打刻しているのか一目瞭然です。

最近では様々な勤怠管理方法が他のお店や企業では導入されているようです。

エクセルで勤怠管理する際の方法

実はお持ちのパソコンで簡単に勤怠管理が行うことが可能です!エクセルで勤怠管理するには表をご自身で作ってもいいのですが、今回は業務負担の軽減をする為に勤怠管理の改革を行いますので簡単に運用できるものをご紹介します。

http://www.bizocean.jp/doc/category/14/

上記のURLに無料の勤怠管理表と、給料計算の表がありますのでご利用ください。それぞれのお店に合ったものがありますので、どれか選んで運用していきましょう。なるべく1つで管理できるタイプのテンプレートをご利用いただけると、いくつも運用しないで済むのでオススメです。

人気の勤怠管理システム

最近の人気のシステムとしてPOSレジで勤怠管理だったり、クラウド系のものでiPadやスマホで管理したり益々便利なものが出てきました。
POSレジの場合は「指紋認証」や「静脈認証」又は「静脈指紋認証」だったり、POSレジにログインして「出勤時刻・退勤時刻・休憩時間」を管理します。クラウド系はiPadなどでその場で打刻しながら、更に写真認証を行うという機能があったりします。
更にどちらも給与計算の表に連動しているので、運用が大変簡単にスマートになっているもの事実です。

まとめ

実際、まだまだ勤怠管理を紙やカレンダーで管理しているお店もあるかと思います。

  • 勤怠管理はお店にとって、お給料の支払いや勤務環境を整えるために重要な業務である。
  • エクセルのテンプレートを使えば、簡単に勤怠管理をすることができる。
  • 他にもPOSレジやiPadなどを利用することで、もっとスムーズで簡単な勤怠管理が可能である。

これを機に、いままで適当にしていた勤怠管理の方法を一度見直してみてはどうでしょうか?

※この記事は公開時点、または更新時点の情報を元に作成しています。

この記事を書いた人

Airレジ マガジン編集部

自分らしいお店づくりを応援する情報サイト、「Airレジ マガジン」の編集部。お店を開業したい方や経営している方向けに、開業に向けての情報や業務課題の解決のヒントとなるような記事を掲載しています。

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中野 裕哲(なかの ひろあき)氏

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

起業コンサルタント(R)、税理士、特定社労士、行政書士、CFP(R)。起業コンサルV-Spiritsグループ/税理士法人V-Spirits代表。年間約200件の起業相談を無料で受託し、起業家をまるごと支援。起業支援サイト 「DREAM GATE」で6年連続相談数日本一。「一日も早く 起業したい人が『やっておくべきこと・知っておくべきこと』」など、起業・経営関連の著書・監修書多数。http://v-spirits.com/