個人事業主が白色申告に必要な法定帳簿の書き方と保存期間

帳簿管理には難しい会計や簿記の知識が必要なイメージがあるかもしれません。しかし白色申告は基本的なポイントをおさえれば簡単に帳簿管理ができ、日々の経営に役立てることも可能です。普段から帳簿のルールを意識した帳簿管理をすることは、確定申告前に焦って準備する必要もなくなるという利点もあります。今回は白色申告を行う個人事業主がおさえておきたい帳簿管理の3つのポイントをご紹介します。

白色申告の帳簿の特徴と記帳内容

白色申告者が必要な帳簿は法定帳簿の1種類です。

法定帳簿とは

• 必要経費などの事業運営の費用として出ていくお金、売上などの入ってくるお金を記帳する帳簿のこと
• 収入、支出の金額、取引の日付、具体的な内容をきちんと記帳してさえいれば、形式は問わない

法定帳簿に記載する項目

• 売上げ、仕入れ、経費などの金額
• 仕入れや経費に関する事項
• 取引の年月日
• 売上先・仕入先その他の相手方の名称

確定申告には「収支内訳書」が必要なため、法定帳簿の経費欄を収支内訳書の区分と同じにしておけば、転記をする際にスムーズです。ちなみに白色申告は費目によって異なる帳簿をつける必要がある複式簿記とは違い、管理が簡単な「単式簿記」という方法で記帳します。

単式簿記に記帳するときのポイント

収入

• 現金売上などの収入は1日の合計額をまとめて記帳しても良い
• 1日の合計額で計上する場合、納品書・請求書などの控えを残しておく

支出

• 少額の現金仕入れや経費などの場合、1日の合計金額でまとめて記帳しても良い
• 経費の場合は項目ごとで分け、1日の合計金額で計上する必要がある
• 1日の合計金額で計上する場合、納品書・請求書などの控えを残しておく

上記の通り、収入と支出のいずれも少額の場合は1日分をまとめて記帳しても問題ありませんが、1度に数十万円を超えるなど高額な取引の場合は分けて記載するようにしましょう。

白色申告の法定帳簿の書き方

白色申告の法定帳簿の書き方は非常にシンプルです。会計ソフトやExcelなどの表計算ソフトに毎日の取引を記録していって、あとは年末にそれを集計するだけです。白色申告であれば会計ソフトを無料で提供している会社も多いですし、Excelなどの表計算ソフトを使い慣れている人であれば、１年分打ち込めば、あとは集計機能などを使って、比較的簡単に確定申告で申告すべき数字は作成できるでしょう。
記載内容としては、最低限、日付、科目、金額、内容を記載しておけばよいでしょう。

白色申告の帳簿・書類の保存期間

平成26年1月からは、白色申告者にも帳簿や関連書類を一定期間保管しておく義務が課されました。帳簿や書類 の種類によって最低保管しておかなければならない期限が異なりますので、それぞれの期限を見ておきましょう。

7年間の保管義務があるもの

• 法定帳簿

5年間の保管義務があるもの

• 任意帳簿：業務に関して作成した法定帳簿以外の帳簿
• 決算に関して作成した棚卸表、その他の書類
• 業務に関する請求書、納品書、送り状、領収書などの書類

白色申告と青色申告の帳簿の違い

個人事業主が行う確定申告には「白色申告」と「青色申告」がありますが、確定申告の経験がない方にとってはイメージがつきにくいかもしれません。個人事業主は平成26年1月から帳簿管理が義務付けられたため、どちらかの方法によって日々の帳簿を管理し、確定申告をする必要があります。青色申告は白色申告に比べて、経理処理がやや複雑な反面、経費とは別に、青色申告特別控除によって所得税を減らすことができるなどのメリットがあります。裏を返せば、白色申告は、手間が青色申告に比べて少ない反面、同じ利益でも所得税は高くなるということです。

白色申告

• 必要な帳簿は法定帳簿の一種類
• 記帳方法が家計簿やお小遣い帳のように簡単
• 1件の取引ごとの記帳は必要なく、1日の取引合計額で記載してもOK

青色申告

• 主要簿と補助簿を使い分ける必要がある
• 補助簿の中でも仕入、売上、売掛金、買掛金など異なる費目ごとの帳簿が必要
• 1件の取引ごとの記帳方法が必要
• 貸方と借方に分かれるやや複雑な記帳方法
• 簿記や会計に関する一定の知識が求められる

上記の通り、青色申告は会計の知識がない場合にややハードルが高く、白色申告であれば特別な知識が必要なく始められると言うことができます。白色申告と青色申告の違いについては下記の記事をご覧ください。

青色申告と白色申告の違いとは？控除額や帳簿の違いを解説

確定申告の時期

確定申告は、原則として毎年2月16日から３月15日の間に前年の分を提出します。この時期になって慌てないように、毎月しっかりと記帳しておくのはもちろんのこと、確定申告の時期に必要となる生命保険料控除の控除証明書などもしっかりと準備しておきましょう。
白色申告の場合は、青色申告のように３月15日までに提出しないと受けられない特例があるわけではありませんが、納税が発生していれば、提出が遅れた分だけペナルティが加算されるなどの可能性があります。定められた期限までにしっかりと納付するようにしましょう。

まとめ

白色申告を行う個人事業主がおさえておきたいポイントは下記の3つです。

• 白色申告者が必要な法定帳簿の記載内容は収入と支出、取引の日付や相手先の具体的な情報
• 単式簿記の記帳方法を身に着ける
• 法定帳簿は7年、その他の関連帳簿や書類の保管期限は5年
• 確定申告の時期は毎年２月16日から３月15日、特に納税が発生する場合は期限に遅れずに提出するようにする

白色申告は青色申告に比べると簡易な帳簿管理ができ、普段からルールを重視した帳簿管理を行うことで確定申告前に焦る必要がなくなります。今回ご紹介したポイントをおさえるとともに日々の取引はその日のうちに記帳するなど、効率性も意識した帳簿管理をしましょう。

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