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【図解】すぐ分かる領収書の書き方|発行する際の注意点も解説

Airレジマガジン編集部

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

領収書の書き方

領収書の書き方に自信がなく、不安な気持ちになったことはないですか?領収書の記載方法が間違った状態でそのまま発行すると、受け取った側に不都合なことが起こります。また領収書の正確な書き方が分かることで、従業員へも適切な指導をすることができます。ポイントを抑えることで、しっかりと理解することが可能なので少しずつ読んでいってみてください。

この記事の目次

これで安心!領収書の詳しい記入方法を徹底解説

領収書で書くべき内容は、下記のとおりです。この項目さえ抑えておけば、お客様に領収書を求められたときにも、必要事項を網羅した適切なものを渡すことができます。

領収書イメージ

項目 説明・記入例
①日付 受領した側にとって、原則的に経費で計上する日となる。西暦でも和暦でもよい。
②店(発行者)の名前 最低でも、所在地と名称を記載して、誰が発行したのかを特定できるようにする。
③宛名 誰に対して発行したのかを明確にするためにできるだけ記載するのが望ましいが、お客様のリクエストに合わせて記載する。飲食店など不特定多数のお客様を相手にする場合は、空欄でも問題ない。
④金額 3桁ごとに「,」を付ける、¥マークを金額の頭に付ける、金額の末尾に横線を入れる。
⑤但し書き 御食事代として、御飲食代としてなど。
⑥収入印紙 消費税込みで5万円以上で必要。収入印紙には必ず割印や、ボールペンでマークを入れるなどして、再利用できないようにする。
⑦発行者の印 必須ではないが、押してあるほうが正式に発行したものという印象が強くなる。

上記の内容を記載しましょう。5万円以上の場合は、領収書に収入印紙が必要な場合もあるので準備しておくと良いでしょう。

もし記載の間違いに気づいた場合は…?

領収書を書き間違えた場合は、訂正方法が2通りあります。

  1. 新しい領収書に書き直す
  2. 訂正箇所に二重線をひいて、訂正印を押して横に新しい内容を記載する(一番信頼性が高いのは会社の角印)

加えて、領収書は日付を変えることが出来ないということも覚えておきましょう。

領収書が必要な理由は2つある

領収書が必要な理由は下記の2点です。

  • 経理処理
  • 証拠を残す

経理処理(もらう側)

例えば、接待などで飲食代が発生した時、それを仕事上の出費(=経費)として計上するために領収書が必要になります。会社員の場合は会社に提出したり、個人事業主の場合は確定申告をする際に領収書が必要となるため、発行する必要があります。

証拠を残す(発行する側)

店舗など、領収書を発行する側は、発行した領収書に対して自分でも「控え」を持っておくことが必要です。たとえば、お客様から「〇月〇日に食事した分の領収書が欲しい」と言われたとします。しかし、領収書の控えを持っていれば一度発行したという証拠ができるので、お客様と言い合いにならずに済むのです。店側の防護策としての役割を果たすのです。

また、このようなケースで領収書を2回発行してしまうと二重会計となり、結果的にお客様が経費で落とす場合に、経費の二重計上を手助けしてしまうことにもつながってしまいます。

【領収書を発行する人向け】記載ミスをしない方法

領収書発行後、お客様に間違った領収書をお渡ししご迷惑をおかけしない方法は、お客様に2回確認するということです。1回目は領収書を書きながら、お客様の前で声を出しながら1項目ずつ確認をするということです。そして、2回目は記入後、お客様に「不備がないかご確認ください。」と言うことです。そうすることで、お客様から指摘される確率は格段と減ります。

また、領収書発行の際に、お客様から宛名や但し書きは空欄のままで良いと言われる場合もあると思います。その時は空欄にしておきましょう。領収書の控えはあくまで控え。相手に渡した内容と同じものを保管しておく必要があります。領収書を受け取った相手が、会社の経費で落とすなどの場合には但し書きなど必要になるでしょう。しかし、相手がどのように領収書を使うのかといったことは、お店側で判断できることではありません。

上記のことを行なうことで、お客様からの信用も失わずに済み、信頼性ある店として認識されます。ちょっとした気配りが大事なのです。

まとめ

それではポイントのおさらいです。

  • 領収書はもらう側、発行する側の両者に大事なものであり、不備の状態で発行すると後々面倒になる
  • 領収書の必要最低記入項目を6点抑えることで、正確な記載で発行できる
  • 領収書を発行する場合は、お客様の信用を失わないためにも、2回確認することで指摘やクレームなどを防ぐ

以上の3点を意識することで、きっと領収書を書く時も慎重に正確に書けるようになり、従業員へも適切な指導を行なうことができます。どんどん業務に活かしましょう!

※この記事は公開時点の情報を元に作成しています。

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この記事を書いた人

Airレジマガジン編集部

「0円でカンタンに使えるPOSレジアプリ『Airレジ』」のメディア「Airレジ マガジン」の編集部。お店を経営している方向けに、業務課題の解決のヒントとなるような記事を制作しています。

中野 裕哲(なかの ひろあき)氏

中野 裕哲(なかの ひろあき)起業コンサルタント(R)

起業コンサルタント(R)、税理士、特定社労士、行政書士、CFP(R)。起業コンサルV-Spiritsグループ/税理士法人V-Spirits代表。年間約200件の起業相談を無料で受託し、起業家をまるごと支援。起業支援サイト 「DREAM GATE」で6年連続相談数日本一。「一日も早く 起業したい人が『やっておくべきこと・知っておくべきこと』」など、起業・経営関連の著書・監修書多数。http://v-spirits.com/

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